解雇処分通知書について

ご回答申し上げます。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
まず、結論から申し上げると、「解雇処分通知書を再発行する必要はありません」が、「事実関係を整理するための別書面（合意確認書や退職合意書）」を作成しておくことが適切です。以下に理由と実務対応をご説明申し上げます。

1. 法的観点からの考え方
（1）諭旨解雇処分の性質
諭旨解雇は「懲戒処分としての解雇だが、本人の反省等を考慮し、自主退職の機会を与える」制度です。
したがって、会社としては「当初、解雇処分を決定した」という事実自体は変わりません。
そのため、「処分通知書を修正して撤回・変更する」と、懲戒処分の経緯自体が曖昧になってしまうおそれがあります。
（2）最終的に退職届を受理した場合の扱い
後日、本人から退職届が提出され、会社がこれを受理した場合には、
「結果としては自己都合退職に転じた」という取扱いになります。
このときも、最初に出した「解雇処分通知書」は、その時点での正式決定を示す書類として事実の経過を記録するものであり、削除・修正する必要はありません。

2. 実務上の対応
（1）再発行は避ける
本人が「修正版を出してほしい」と言っても、処分の経緯自体を消すような再発行は不適切です。
誤解を避けるため、以下のような「退職日等に関する合意書」を作成・交付するのが望ましいです。

【合意書（例文）】
合意書
株式会社〇〇（以下「甲」という。）と従業員〇〇〇〇（以下「乙」という。）は、令和〇年〇月〇日付「解雇処分通知書」により乙に対して諭旨解雇処分を通知したが、その後の協議の結果、乙から提出された退職届（令和〇年〇月〇日付）を甲が受理し、次のとおり退職日を変更することで合意した。

乙の最終勤務日および退職日は令和〇年〇月〇日とする。

上記以外の諭旨解雇処分に至った事実関係その他の内容については、令和〇年〇月〇日付通知書のとおりとする。
以上の合意を確認するため、本書2通を作成し、甲乙記名押印のうえ、各1通を保有する。
令和〇年〇月〇日
甲：株式会社〇〇　代表取締役　〇〇〇〇（印）
乙：〇〇〇〇（印）

3. 会社としての留意点
解雇処分を撤回したわけではないことを明確にしておくこと。
退職日は話し合いにより延長されたことを文書で残す。
将来、ハローワーク等から「解雇なのか自己都合なのか」の問い合わせがあった場合、
「当初は諭旨解雇決定だったが、協議により本人の退職届を受理した」と説明できるよう、経緯を社内文書として残しておくこと。

4. 本人への説明の仕方（例）
「解雇処分通知書は当時の正式決定を示す書類ですので、修正・再発行はいたしません。
ただし、その後の話し合いで退職日を変更し、退職届を受理した経緯については、
会社としても書面に残します。これにより、経緯を正確に記録し、誤解を防ぎます。」
以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日：2025/11/07 17:07　ID：QA-0160356

相談者より

ありがとうございます。
合意書を締結するよう検討してまいります。

投稿日：2025/11/11 09:16　ID：QA-0160452大変参考になった

回答いたします

ご質問について、回答いたします。

｜この場合、解雇処分通知書を再発行するべきでしょうか。

解雇処分通知書を発行した後、本人より退職届が提出されたとのことですので、
今回は最終的には解雇ではなく、自己都合退職扱いとなります。

退職届提出後に、新たに解雇処分通知書の修正版を発行しますと、社員からは
自己都合退職ではなく解雇されたとの主張が成立する可能性が生じます。

退職届が提出された時点で、解雇ではありませんので、解雇処分通知書の発行
は不要です。

投稿日：2025/11/07 17:12　ID：QA-0160357

相談者より

ありがとうございます。
自主退職の届け出を受理しておりますので再発行は不要と理解いたしました。

投稿日：2025/11/11 09:16　ID：QA-0160453大変参考になった

対応

処分自体は有効であるなら、内容を修正変更するのではなく、上書きするあらたな書面が適切だと思います。
こうした処分関係で、経緯が不明になることが一番トラブルになります。退職日付が変更になるなら、それを含めて経緯を明らかにするのが一番です。

経緯をわかっている人が在籍しているならまだしも、この先、誰もわかる人がいなくなった時に、不当解雇の訴えなどがあれば、正当性を証明する証拠がなくなる恐れがあります。

投稿日：2025/11/07 17:55　ID：QA-0160362

相談者より

ありがとうございます。
文書の作成および保管が重要とのこと理解いたしました。

投稿日：2025/11/11 09:17　ID：QA-0160454参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、解雇処分通知書に記載されている日付よりも遅く退職される場合ですと、内容が変更されていますので当然に再発行されるべきです。

つまり、当事案に限らず文書記載の重要な内容が変更されている以上、トラブルを防止する上でも改められる必要があるものといえます。

投稿日：2025/11/07 19:03　ID：QA-0160368

相談者より

ありがとうございます。
文書の内容が変更いなっている場合、それに伴う手続きが必要とのこと、理解いたしました。

投稿日：2025/11/11 09:18　ID：QA-0160455大変参考になった

退職証明書

　以下、回答いたします。

（１）労働基準法において、当該文書（解雇処分通知書）の再発行が義務付けられているものではありません。

（２）この法律では、労働者が退職証明書を請求した場合、これを交付することが義務付けられています。
（退職時等の証明）
第二十二条　労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

（３）本件、退職証明書の交付に向けて当該社員の意向を丁寧に聴取し、これを踏まえ、「話し合いにより退職日を延長した事実」を含め事実関係を整理し誠実に記載することが実際的であると考えられます。

投稿日：2025/11/07 22:22　ID：QA-0160387

相談者より

ありがとうございます。
退職者へ再度退職証明書の発行の必要性を確認いたします。

投稿日：2025/11/11 09:19　ID：QA-0160456大変参考になった

１か月延長した日で本人より退職届が提出され、御社が受理した時点で自己都合退職は成立しており、解雇ではなくなっております。

したがって、解雇処分通知書の修正版を発行すべき合理的な理由はなく、仮に修正版を発行した場合、今度は本人から解雇されたと主張してくる可能性も否定はできません。

いくら当初のままの解雇処分通知書のままでは不服であるとはいっても、退職届が提出された時点で発行済みの通知書は失効しておりますので、さらに修正版の発行というのは説明がつきません。

投稿日：2025/11/08 07:58　ID：QA-0160392

相談者より

ありがとうございます。
本人から退職届を受理しておりますので、再発行は不要と理解いたしました。

投稿日：2025/11/11 09:20　ID：QA-0160457大変参考になった

ご質問の件

諭旨解雇といいますのは、本人に退職届の提出を促し、
退職届を出さない場合には、懲戒解雇とするものです。

諭旨解雇処分を決定した社員に対し、解雇処分通知書作成、交付ということですが、
その具体的内容によります。

諭旨解雇処分通知書には、いつまでに退職届を提出するのか記載がないでしょうか。
そして、期限までに出さない場合には、懲戒解雇処分とするといった記載が一般的です。

話し合いの末に退職届提出期限を１ヵ月延長したのであれば、再発行が必要です。
そうしないと、懲戒解雇処分となる可能性があるからです。

投稿日：2025/11/10 15:51　ID：QA-0160423

相談者より

ありがとうございます。
本人から当初の期日内に退職届を受理しておりますので、再発行は不要と理解いたしました。

投稿日：2025/11/11 09:21　ID：QA-0160458大変参考になった