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【ヨミ】キンタイカンリ 勤怠管理

メンタルヘルスの不調や過労死、残業代の未払い問題など、昨今、企業と社員の間で労働環境を巡って多くのトラブルが発生しています。そこで、重要性が再認識されるようになったのが「勤怠管理」です。働き方改革関連法の施行による影響など、勤怠管理について企業が理解しておかなければならないことは増えています。ここでは勤怠管理について詳しく解説します。

 

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1. 勤怠管理とは

勤怠管理の必要性

勤怠管理とは、企業や事業場が従業員の就業状況を正確に把握し管理することです。具体的には、出勤や欠勤状況、労働時間や残業時間、有給休暇取得状況などを管理します。勤怠管理の目的は、「適正な賃金の支払い」「過剰労働の早期発見や防止」「従業員の健康維持」を果たすことです。

平成29年1月20日に策定された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」には、「使用者には労働時間を適正に把握する責務があること」が明記されています。また、労働基準法第百八条には「使用者が、事業場ごとに賃金台帳を調製しないといけないこと」や、その記載内容が記されています。

労働基準法により賃金台帳の適正な運用が義務付けられている以上、これに従わなければ法令違反となります。賃金台帳には、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数などを適正に記載する必要があります。これらを適正に記載するためにも勤怠管理は必要です。

引用:厚生労働省|労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

2. 勤怠管理の基礎知識

勤怠管理は、原則すべての事業場で行う必要があります。管理しなければならない項目は以下の通りです。

勤怠管理で管理しなければならない事項

ガイドラインなどにより法的に定められているもの

  • 労働日数
  • 始業・終業時刻
  • 労働時間数
  • 時間外労働時間数
  • 深夜労働時間数
  • 休日労働時間出勤数
  • 有給休暇日数・残日数

その他、実務上管理した方がよいもの

  • 欠勤日数
  • 休憩時間
  • 早退・遅刻の回数や時間数

※「残業(時間外労働)」の定義や残業代の計算方法を知りたい方はこちら

勤怠管理は、主に賃金の適正な支払い(労働基準法)と過剰労働の防止もしくは従業員の健康の維持(労働安全衛生法)の二つの目的のために行います。それぞれにおいて、勤怠管理をする必要のある事業場や対象となる労働者、労働時間の考え方には明確な決まりがあります。それぞれに見ていきましょう。

勤怠管理をする必要のある事業場

賃金の適正な支払いにおいて、勤怠管理が必要となる事業場は、労働基準法のうち労働時間にかかる規定(労働基準法第4章)が適用される全ての事業場です。農業や水産など、自然・天候などによって仕事をする日が左右される一定のものを除いて、従業員を雇うほぼすべての事業所が対象となっています

過剰労働の防止・従業員の健康の維持において、労働者数 50 人以上の事業所は産業医を選任する必要があり、産業医に対して、勤怠などの情報を提供する必要があります。また、労働者数 50 人未満の事業所であっても、医師または保健師に対して、勤怠などの情報を提供するように努めなければなりません。

対象となる労働者

賃金の適正な支払いにおいて、原則、すべての労働者が勤怠管理の対象です(ただし、管理監督者や役員、みなし労働時間制が適用される労働者は含まれない)。

過剰労働の防止・従業員の健康の維持においても、原則、すべての労働者が勤怠管理の対象です(高度プロフェッショナル制度対象労働者を除く)。労働安全衛生法では、管理監督者や役員、みなし労働時間制が適用される労働者も含まれます

労働時間とは

労働時間とは「使用者の指揮命令下に置かれている時間」のことです。使用者の指揮命令下に置かれているかどうかは、明確な指示があるかどうかにかかわらず、客観的に見てその行為が使用者から義務付けられたものかどうかで判断します。

就業規則などに記載された時間とは異なるため注意が必要です。例えば、制服への着替え時間や職場の清掃、仕事がない間の手待時間なども労働時間となります。ただし、高度プロフェッショナル制度対象労働者は、「健康管理時間(事業場内にいた時間+事業場外において労働した時間)」が管理の対象です。

※他にも勤怠管理において疑問が生じた場合には、社会保険労務士や官公庁に質問するのがおすすめです。『日本の人事部』では社会保険労務士など専門家が実務の疑問に答える『人事のQ&A』を運営しています。

3. 勤怠管理の方法

勤怠管理は、賃金の適正な支払いと過剰労働の防止・従業員の健康の維持のために行う必要があります。特に、労働者の健康確保措置を適切に実施するため、労働者がどの時間帯にどの程度の時間働いたのかを把握する必要があります。

勤怠管理では原則として、使用者が始業・終業時刻を確認し、適正に記録しなければいけません。また、その記録は、客観的である必要があります。ただし、やむを得ず客観的な方法で把握し難い場合は、労働者が自己申告をすることで、始業・終業時刻の確認および記録を行うことも認められています。

その場合は、自己申告制の対象となる労働者に対し、適切な処理を行うことを十分説明し、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の状況の補正をするなどの措置を講じる必要があります。

勤怠管理にはさまざまな方法があり、主に事業場の規模によって使い分けられています。ここでは、代表的なやり方を紹介していきます。

①手書きの出勤簿

従来から使われている勤怠管理の方法が出勤簿です。運用実態としては、業務開始時間や終了時間を従業員が自己申告で記録し、会社が確認するケースが多いようです。従業員一人ひとりの記録を確認する必要があるため、従業員が多い事業場では、手間や正確性から見て、出勤簿での勤怠管理は効率的ではありません。出勤簿での勤怠管理に向いているのは、従業員数の少ない事業場です

出勤簿での勤怠管理のメリットは、他の方法よりもコストがかからないことです。市販の紙の出勤簿を使えば、例えば勤怠管理システムの導入費用などは必要ありません。一方、出勤簿のデメリットは正確性の担保が難しいことです。従業員が申告する労働時間が本当に正確か、過少申告していないかなどを会社が正しく把握するための仕組みが必要になります。

2019年4月より施行されている働き方改革関連法の改正では、勤怠状況を客観的な記録として管理することが求められています。自己申告による勤怠管理は原則的に認められないため、運用する際には会社側のチェック体制を整えるなどの注意が必要です。

②タイムカード

出勤簿と同じく、従来多く活用されてきた勤怠管理がタイムカードを活用する方法です。タイムカードに業務開始時間や終了時間を記録し、会社が確認します。タイムカードには従業員が手書きで時刻などを記録するものと、タイムレコーダーに専用カードを入れて時刻などを記録するものがあります。

タイムカードも確認に時間がかかるため、従業員が多い事業場には向きません。ただし、タイムレコーダーを使用している場合は、手書きの場合に比べて時間の記録に時間がかからないため、正社員より管理項目が少ない時間給のアルバイトやパートなどの人数が多い事業場には向いているといえます。

タイムカードでの勤怠管理のメリットは、他の勤怠管理の方法よりもコストがかからず、比較的導入しやすいことです。また、タイムレコーダーを使っている場合は、時間の記載間違いなどを防ぐこともできます。一方、デメリットは、打刻漏れや打刻時間の確認、タイムカードの回収や集計に手間がかかることです。

③Excel

パソコンが普及してから増えたのが、Excelを使った勤怠管理です。Excelで計算式を組み、そこに業務開始時間や終了時間を記録します。ただし、正確性を担保するためには、Excelと出勤簿など二つの記録を突き合わせる必要があります。そのため、||Excelによる勤怠管理が適しているのは、出勤簿やタイムカードと同じく、比較的従業員の少ない事業場となります。

Excelでの勤怠管理のメリットは、業務開始時間や終了時間を入力すれば、労働時間や残業時間を自動で集計できることです。また、給与の計算式も入れられるため、作業時間の短縮につながります。一方、Excelを使うデメリットは計算式に間違いがあった場合に、時間の集計や給料計算が間違ったものになってしまうことです。そのため、定期的に計算式を確認することが必要です。

④外部の勤怠管理システムの導入

Excelに変わるものとして、多くの企業で採用しているのが外部の勤怠管理システムです。多くのシステムでは、パソコンやスマホ上で勤怠管理システムを立ち上げ、出勤や退勤などのボタンをクリックして打刻することで時間が記録されます。勤怠管理システムには、自社のパソコンにインストールして使うインストール型と、インターネットを介して使うクラウド型があります。

高品質な勤怠管理システムであれば、リアルタイムで勤怠状況を把握できる機能などがあるため、労働時間が多くなっている従業員に対して迅速に対応できるというメリットも受けられます。システムによっては、アラート機能がついているものもあります。

一方、勤怠管理システムのデメリットは、金銭的なコストがかかることです。ただし、クラウド型の普及が進んで比較的安価な月額プランも登場しているため、運用コストを抑えることも可能になっています。コスト面のハードルが下がったことにより、大規模な事業場はもちろん、少人数の事業場においても活用しやすくなりました。

ただし、外部の勤怠管理システムを導入する場合は、勤怠管理の必要事項を満たしたうえで、「賃金の支払い」「従業員の健康管理」に最適な機能を備えたものでなければいけないので、注意が必要です

これらを踏まえて、外部の勤怠管理システムを導入する場合は、以下のポイントで判断します。

再掲:勤怠管理で管理しなければならない事項

ガイドラインなどにより法的に定められているもの

  • 労働日数
  • 始業・終業時刻
  • 労働時間数
  • 時間外労働時間数
  • 深夜労働時間数
  • 休日労働時間出勤数
  • 有給休暇日数・残日数

そのほか、確認事項

  • 自社の勤務体系に合っているか
  • 打刻方法は適当か
  • 法令順守の仕組みはあるか
  • サポート体制は信頼できるか
  • コスト面

4. 勤怠管理方法のトレンドとその背景にあるもの

もともと勤怠管理方法の主流は、出勤簿やタイムカードでした。パソコンが普及してからも、この流れはしばらく続きます。企業内に「勤怠管理は給料計算を正しくするためのもの」であり、出退勤の時刻がわかれば十分という認識が強かったことが理由の一つと考えられます。

その後、過労死や残業代の未払いなどが社会的な問題となり、勤怠管理への意識の高まりから改善を求める声が増えていきます。同時に政府が推進する働き方改革の影響を受けて、勤怠管理は給与計算のためだけではなく、従業員の健全な労働環境を守るためのものという意識の変化が生まれます。こうした流れから、労働者の就労状況を把握するための客観性を持った勤怠管理が求められるようになります。

しかし、従業員全員の勤怠状況を厳密に把握するには相応のパワーがかかるため、業務の効率化が必要となります。そこで普及し始めたのが勤怠管理システムです。特にクラウド型はインターネットがつながれば場所を問わず利用できる点で現在のビジネス環境にマッチしているため、活用する企業が増えています。

さらに、勤怠管理システムの機能にもトレンドがあり、現在は、従業員の労働時間の傾向を分析し、未然に過重労働を防ぐための措置を取れるよう支援するサービスなども提供されています。法令遵守が重視される昨今、健全な企業活動をサポートする勤怠管理システムへのニーズはますます高まることが想定されます。

5. 勤怠管理の義務化―働き方改革関連法とは

政府が進める働き方改革の施策により、企業にとって勤怠管理の意味合いは変わってきています。

厚生労働省は働き方改革について、「働く方々が、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようにするための改革」と表現しています。そのために制定されたのが、働き方改革関連法です。2019年4月施行の改正案で強化されているのは、主に次の項目です。

  • 残業時間の上限規制(罰則付き)
  • 有給休暇取得の義務化
  • 勤務間インターバル制度の推進
  • 安全衛生管理の徹底と産業医の強化
  • 同一労働・同一賃金の適用
  • 高度プロフェッショナル制度の促進
  • フレックスタイム制の推進

上記から分かる通り、企業の急務となっているのが時間外労働への対応と、それにともなう勤怠管理の徹底です。今回の法改正により、事業主には労働安全衛生法で、管理監督者・みなし労働時間制度の適用者も含めた労働者の労働時間の状況を客観的に把握する旨が義務付けらました。従業員の健康管理と長時間労働者に対する産業医の面接指導を徹底することが目的です

高度プロフェッショナル制度対象労働者は、労働安全衛生法の労働時間把握の対象外ですが、健康管理時間の把握は必要です。健康管理時間が長くなりすぎた場合は、必ず面接指導をしなければならず、実施しなかった場合は、通常の労働者とは違い罰金も科されています

法案の目的は、「働き過ぎを防ぎながら、ワーク・ライフ・バランス(※)と多様で柔軟な働き方を実現する」ことであり、事業主は労働者の健康を維持・管理しなければなりません。労働状況を適切に把握できるようになれば、従業員が過重労働による不調を訴える前に対策を講じることができます。

言い換えれば、時間外労働が条件を超えないようリアルタイムで労働時間を確認し、リスクがある場合には事前に対処する必要性が生じている、ということです。そのため、これまでの勤怠管理の方法では対応できない事業場が出てくる可能性があります。自社が改正内容に適した運用をしていくことができるか、しっかり確認しておく必要があります。

※ワーク・ライフ・バランス…「仕事と生活の調和」のこと

引用:厚生労働省|働き方改革~ 一億総活躍社会の実現に向けて ~

6:勤怠データと実態の乖離・原因と対策

勤怠データと実態が乖離すると大問題に発展する可能性も

適切な勤怠管理ができていなければ、企業に多大なリスクをもたらすこともあります。労使間のトラブルが発展し、裁判にもつれ込むケースも少なくありません。この大きな原因となっているのが、勤怠データと実態との乖離です。

この例として知られているのが、自動車大手メーカーであるマツダの過労自殺事件です。同社では始業や就業時間の勤怠管理は、従業員がパソコンからアクセスして入力する自己申告制が取られていました。

この方法で勤怠管理をすること自体に法的な問題はありません。しかし問題は、勤怠データと実態が乖離していたことです。実際に、自己申告されていた時間よりも早い時間や遅い時間にパソコンの電源が入っていたり、メールを送信したりといった記録が残っていました

最終的に過労自殺に至る社員が出る結果となってしまいました。判例では、安全配慮義務違反にあたるとして同社に損害賠償を求めました。企業はこのような事態とならないよう、管理方法を徹底する必要があると分かる痛ましい事例です。

参照:裁判所|裁判例情報

実態と乖離する原因とその対策

勤怠データと実態の乖離をなくすには、まず原因を特定し、適切な対策を講じることが必要です。乖離が起きる原因となっているのが、従業員自身が労働時間を正確に申告していないことです。

多く見受けられるのが、残業しているにもかかわらず、さまざまな要因から過少申告をしてしまうケースです。この場合、残業を減らす対策を考えるよりも、正確な時間を申告するよう徹底することが先決です。残業を減らす対策を先に行うと、サービス残業をしたり家に仕事を持ち帰って仕事をしたりする状況になりやすいためです。サービス残業をすることが当たり前になっている企業風土であるなら、そこから改善していく必要があります。

残業時間を正しく申告することが自身の健康管理においていかに重要であるかを伝え、正確な申告をするのが当たり前の土壌をつくっていきます。また、パソコンのログイン記録をとるなど、不正が起こらない仕組みを検討することも重要です。

残業時間の軽減に向けて

労働時間を正確に管理できるよう整えたのちに、残業時間を減らす対策をとります。残業が改善されない原因には次のようなものがあります。まずは自社の原因は何かを把握したうえで、対策を講じます。

(1)人による業務の偏り

特定の人物に仕事が集中するなど、そもそもの業務量過多が残業の原因となっていることがあります。人によって業務量に偏りがないか、業務をこなすプロセスに問題がないかを確認し、業務量の平均化を進めることが必要です。人事部と残業が多い部署の責任者が一緒になって、残業を減らすマネジメントを行います。

(2)時期による業務の偏り

繁忙期がある事業では、どうしても一定の時期に残業が発生しやすくなります。健康への影響が想定される場合は、時期限定で人材を追加する、アウトソーシングでリソースを確保するなどの工夫が必要です。部署に任せっぱなしにはせず、人事部も一緒に考えていく必要があります。

(3)個人的な業績へのこだわり

業績を上げるため自発的に残業をしている場合は、上長がしっかり指導していく必要があります。そもそも残業しなければ業績を上げられない場合は、業務効率に課題がある可能性があります。残業を前提とせず、業務効率を高めることを考え行動するように促すべきでしょう。また、スキルアップのために個人的に残業している場合は、上長の指示に従うようルール化しておくのも一つの方法です。

7. 法令遵守だけではない、勤怠管理の重要性

働き方改革関連法により、法令遵守の観点から勤怠管理の必要性を認識している企業が増えています。しかし、勤怠管理の重要性は、単に法令に違反していないかという点だけではありません。

厚生労働省が公表している「過労死等の状況調査」によると、過労死による労災請求の状況は平成19年度から28年度の10年間で700件後半から900件前半の間となっており、ほぼ横ばいが続いています。また業務による強い心理的負荷から精神障害を発症したとして労災請求されている件数は、平成28年度で1586件となっており年々増加傾向にあります

こうした心身の不調をもたらす大きな原因となっているのが長時間労働です。過重労働に至る要因はさまざまなものが考えられますが、一つには勤怠管理の不徹底が挙げられます。

健全な職場環境をつくるには、従業員が自ら自身の勤怠管理を行う意識を持つことが必要です。勤怠管理は事業主のためだけのものではなく、従業員全員で正しく運用するものという認識をつくっていくことが大切です

引用:厚生労働省|平成28年度 我が国における過労死等の概要及び政府が過労死等の防止のために講じた施策の状況

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