退職者からのハラスメント申立て時証拠資料提出依頼について

回答いたします

ご質問について、回答いたします。

退職者より求めらている資料には、退職者が在職していた際に生じた
資料であり、貴社における機密情報が含まれております。

上記のような書類を、退職後、退職者から口頭で求められた場合、
会社としては、お渡しする義務も必要もございませんので、
お断りください。

一方、会社としては正式な公的文書等で提出を求められた場合は、
提出要請に応える義務も一定は生じます。

以上より、今回のケースでは以下のような対応が適切かと思案します。
・資料は会社の機密情報であり、個人依頼では、書類はお渡しできない。
・会社に書類提出を求めるのであれば、公的機関から直接会社へ正式依頼を
　するようにしてください。

なお、書類提出を公的機関等より求められた際は、
あくまで貴社⇔公的機関でのやりとりとなります。

投稿日：2025/05/23 10:58　ID：QA-0152825

相談者より

早速、ありがとうございます。
明確なご回答をいただき、スッキリしました。
アドバイスに沿って、先方に回答したいと思います。

投稿日：2025/05/23 13:43　ID：QA-0152845大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、念の為当該ハローワークに資料提出が必要であるか確認される事をお勧めいたします。

その上で、間違いなく必要と言われるようでしたら、保管されていない件の対応についてハローワークにお尋ねされるとよいでしょう。

投稿日：2025/05/23 11:05　ID：QA-0152830

相談者より

ありがとうございます。
ご回答、参考にさせていただこうと思います。

投稿日：2025/05/23 14:28　ID：QA-0152847参考になった

退職者本人であっても、会社保有のハラスメント関連資料を開示・送付する義務は原則ありません。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。

１．結論
退職者本人であっても、会社保有のハラスメント関連資料を開示・送付する義務は原則ありません。ただし、以下のように検討・判断するとよいでしょう。

２．対応方針
（１） 社内規定・個人情報保護方針の確認
就業規則、個人情報保護規程、ハラスメント対応マニュアル等で、退職者への情報提供方針が定められていないか確認してください。
原則として、業務上作成・取得した資料（メール、チャット、内部メモなど）は企業の資産であり、退職後の個人には提供義務がありません。

（２） 個人情報や第三者のプライバシーが含まれるかの確認
提出を求められている資料には、他の職員や相手方の個人情報、社内の機密事項が含まれる可能性があります。
こうした情報は、本人からの請求であっても第三者の個人情報が含まれる場合、開示はできません（個人情報保護法の観点）。

（３） 退職者に対する回答例（文案）
以下のように丁寧にお断りしつつ、公的機関等から正式に照会があった場合の対応について言及するのが適切です。
【回答文例】
件名：資料提供のご依頼について
○○様
お世話になっております。
ご依頼の件につきまして確認いたしましたが、当社としては、退職された方個人への資料の提供は、社内規定および個人情報保護の観点から行っておりません。
なお、ハローワーク等の公的機関から正式な照会・要請があった場合には、法令に基づき、適切に対応いたします。
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
敬具

（４） ハローワーク等から直接照会が来た場合の対応
ハローワークから正式な問い合わせ（例：文書照会や協力依頼など）があった場合は、法令等に基づき、会社判断で資料を一部提供する可能性があります。
その場合も、必要最小限かつ第三者の個人情報を除いたうえで提供します。

３．補足
「注意で終わっている」という事実から見ても、重大な処分には至らなかった可能性があり、今後の対応に関するリスクは比較的小さいと考えられます。
しかし、過去のハラスメント申立てに関する資料は慎重に扱う必要があるため、社内の法務部門や顧問弁護士と事前に共有・相談するのが望ましいです。

以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日：2025/05/23 13:04　ID：QA-0152840

相談者より

ご丁寧なご回答をいただき、ありがとうございます。回答文例含め、参考の上、返答したいと思います。

投稿日：2025/05/23 14:29　ID：QA-0152848大変参考になった

ご質問の件

本人がハラスメントを受けたために、
退職したとの申立てをされたのでしょう。

会社としては提出可能なものだけ出して
ハローワークにその旨連絡してください。

投稿日：2025/05/23 13:05　ID：QA-0152841

相談者より

ご回答、ありがとうございます。
ハローワークに提出するにしても、限定するようにしたいと思います。

投稿日：2025/05/23 14:32　ID：QA-0152849参考になった

対応

会社の秘密を退職者に開示は直ちにはできませんので、ハローワークから直接依頼をするよう、まずは依頼すべきでしょう。

投稿日：2025/05/23 15:11　ID：QA-0152859

相談者より

ご回答いただき、ありがとうございます。
はい、まずは、そのように依頼してみたいと思います。

投稿日：2025/05/26 10:06　ID：QA-0152903参考になった

在籍中に証拠として提出された資料を、いくらハローワークから提出を求められているからといって、退職してしまった以上は御社との関係は切れており、送付する義務はありません。

どうしてもということであれば、ハローワークから直接提出依頼をするよう本人に要請すればいいでしょう。

投稿日：2025/05/24 08:50　ID：QA-0152869

相談者より

明確な回答、ありがとうございます。
皆さまからの回答が一貫しているので、助かりました。

投稿日：2025/05/26 10:07　ID：QA-0152905参考になった