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【ヨミ】タイショク

退職

退職とは、使用者と従業員の雇用契約が終了することを指します。無期雇用の従業員の場合、退職事由によって「自己都合」「会社都合」「自然退職」の三つの種類に分けられます。
従業員から退職の申し出を受けた後は、退職届の受理や源泉徴収票の作成・交付など、さまざまな業務が発生します。なかでも、健康保険・厚生年金保険の資格喪失の手続きや、雇用保険の資格喪失の手続き、住民税の切り替えの手続きなどは、決められた期日までに手続きを終えなければならないため、事前にやるべきことを整理しておく必要があります。

更新日:2023/07/28

退職とは

退職とは、使用者と従業員の雇用契約が終了することです。「退職」は、雇用保険の手続きでは「離職」と表記することもあります。また、無期雇用の契約とは異なり、派遣社員や契約社員のような有期雇用の労働契約では、契約を更新せずに退職する際は「契約満了」「契約終了」と表現するのが一般的です。ここでは、無期雇用を想定した「退職」の定義について説明します。

退職の3種類

退職には、主に「自己都合」「会社都合」「自然退職」の3種類があります。退職理由や状況によって分類され、その種類によって、従業員が雇用保険の基本手当(失業手当)を受給する際の受給資格や給付条件が異なります。

自己都合退職:

自己都合退職とは、結婚や転職など、従業員の一身上の都合で退職することをいいます。また、失業手当の給付日数などを判定する際、従業員に明らかな否があり使用者が一方的に雇用契約を終了する「懲戒解雇」は、会社都合退職ではなく自己都合退職と同様に扱います。

例:出産・結婚・病気・介護・転職などによる退職、懲戒解雇など

会社都合退職:

会社都合退職とは、会社の倒産やリストラなど、会社側の都合により従業員を退職させることです。雇用保険の基本手当の給付日数などを判定する際は、最終的に従業員が意思決定をしたとしても、さまざまなケースが会社都合の退職として取り扱われます。会社の事業縮小や人員整理などの理由によって希望退職を募集する「早期退職制度」を利用するケースや、賃金が3分の1を超えるほど未払いとなったケース、長時間労働や退職勧奨による退職なども、会社都合の退職とみなされます。また、パワハラやセクハラといった問題行動について必要な措置を講じないなど、会社側に責任がある場合の退職も、会社都合退職に当てはまります。

 例:倒産、リストラ、会社の事業縮小などを理由とした希望退職を募集する早期退職制度の利用、退職勧奨による退職、パワハラなど会社側に問題がある際の退職、有期雇用の雇止めなど

自然退職:

自然退職は、就業規則に定められている退職の条件に該当したために自動的に退職となることをいいます。定年退職や従業員の死亡などが代表的な例です。また、無断欠勤や休職の結果、従業員との雇用契約を終了して退職扱いにするケースも多く見られます。

自然退職は、就業規則に規定を設ける必要があります。

例:定年退職、従業員の死亡、無断欠勤が一定期間続いたことによる退職、ケガや病気を理由に休職し休職期間が終わっても復職できないことによる退職

退職理由は、雇用保険の基本手当の給付制限期間や受給日数、受給資格に大きな影響を与えるため、会社がハローワークに提出する離職証明書に正確に記載しなければなりません。従業員が雇用保険の基本手当をハローワークに申請する場合、自己都合退職・会社都合退職とでは、失業給付受給開始までの期間や給付日数が変わります。退職者が退職理由に異議がある場合は、ハローワークに申し立てを行い、最終的にはハローワークが判断します。

辞職、退任、解雇、退職勧奨との違い

退職と似ている用語との違いについて解説します。

辞職

辞職とは、自らの意思で従業員が職を退くことをいいます。

退任

退任とは、自らの意思で役職を退くことを指します。また、任期満了に伴う役職の終了や、会社の役員から退く際などにも用いられます。退任は必ずしも会社を去るわけではなく、役職を退き、別の肩書で会社に在籍するケースもあります。

解雇

会社側が一方的に労働契約を解消することを解雇といいます。解雇は、労働契約法第16条で厳しく制限されており、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められるケースにしか適用できません。したがって、就業規則の解雇事由に該当しなければ解雇することはできず、さらに、社会の常識に照らして納得できる理由がなければ、権利の濫用とみなされて無効となることがあります。

また、労働基準法の20条では、解雇する際は30日前に予告をするか、即時解雇をする場合は平均賃金の30日分を支払わなければならないことが定められています。ただし、労働基準法の解雇予告は手続きを定めたものです。「解雇の有効性」は労働契約法で判断されるため、解雇を予告すれば解雇が有効になるわけではありません。

退職勧奨

退職勧奨とは、従業員に会社側が退職を勧めることをいいます。解雇とは異なり、強制力はなく、従業員は自由な意思で断ることが可能です。面談などを通じて最終的に従業員の意思で退職を決めたケースでも、会社側が従業員に退職届を書くように勧めたり、従業員が退職を検討するように促したりしている場合は、退職勧奨と判断されます。

退職に関連する人事の手続き

従業員が退職を申し出た後は、退職届の受理や社会保険などでの手続きが発生します。退職に関連した人事の手続きについて「退職までの期間」「退職日当日」「退職後」と三つのフェーズに分けて解説します。

退職までの期間に人事がすべき手続き

退職の申し出を受けた場合、退職日を確認し、社会保険の手続きについて本人に説明します。退職金や確定拠出金の扱いについても説明が必要です。

退職届の回収、退職承諾書の発行

民法の規定により、従業員が退職日より14日前に申し出た場合や、就業規則に定める期限の前に申し出た場合は、会社は退職を受理しなければなりません。退職届を回収した後は、受理したことを証明する「退職承諾書」や「退職辞令」を発行します。退職承諾書には、退職日のほか、退職金がある場合はその支給額、退職日までの引き継ぎについて記載します。

健康保険、雇用保険についての情報提供と人事が準備する書類

退職後、従業員は健康保険を切り替えなければなりません。次の転職先が決まっている場合は、転職先で健康保険の加入手続きが行われます。再就職先が決定していない場合は、「国民健康保険への加入」「家族の扶養に入る」「勤務していた会社の健康保険の任意継続」の三つの選択肢があり、従業員本人に希望を確認します。

健康保険の任意継続を希望する場合、本人が退職後20日以内に、退職した会社が加入していた協会けんぽや健康保険組合に申請する必要があります。任意継続には、扶養家族が引き続き健康保険に加入でき、国民健康保険と比較して手厚いサービスが受けられるメリットがあります。一方で、保険料が全額自己負担に変わるため、従業員の年収によっては国民健康保険よりも保険料が高くなることがあります。こうした変更点について従業員に説明することが大切です。

家族の扶養に入る場合は、退職後14日以内に家族が会社を通じて加入している協会けんぽや健康保険組合に申請します。人事は、申請に必要な書類として退職証明書などを準備します。

家族の扶養に入らず、任意継続も選択しない場合は、本人が国民健康保険に加入する必要があります。退職日から14日以内に、本人が住まいの市区町村の役所または市民センター窓口などで手続きする必要があります。人事は、健康保険資格喪失証明書を発行します。

また、離職日以前2年間に雇用保険の被保険者期間が通算12ヵ月以上(会社都合で退職する場合は離職日以前1年間に雇用保険の被保険者期間が通算6ヵ月以上)ある従業員は、退職後ハローワークにて基本手当などの失業給付の申請が可能です。従業員に、申請に必要な書類や申請する流れについて説明すると良いでしょう。人事は、雇用保険被保険者離職証明書や雇用保険被保険者資格喪失届の準備が必要です。

退職金、確定拠出年金、財形貯蓄などの取り扱いについて

退職金の支払い予定がある場合は、支払う金額や日時を通知します。また、財形貯蓄・確定拠出年金などに従業員が申し込んでいる場合は、規定を確認します。

・退職金がある場合
退職金を支給する場合は、従業員本人に「退職所得の受給に関する申告書」の必要事項を記入してもらう必要があります。「退職所得の受給に関する申告書」は、退職金が支払われるまでに回収すれば問題ありません。退職日までに回収できるよう、退職届を受理したら早めに交付します。

・確定拠出年金、財形貯蓄、株主会、社内融資を利用したい場合の確認事項
企業独自の規定がない場合、一般的には以下のように対応します。

  • 財形貯蓄
  • 企業は、従業員の退職後6ヵ月以内に、「財産形成貯蓄の退職等に関する通知書」を取扱金融機関に提出する必要があります。
  • 確定拠出年金
  • 企業が契約している企業型確定拠出年金に資格喪失の手続きを行います。
  • 株主会(持株会)
  • 従業員は、退職後に株主会(持株会)を退会することになります。株は、退職者が精算するか、証券として保有する(証券会社に預ける)かの手続きを行います。
  • 社内融資
  • 従業員が社内融資を受けている場合は、退職時に一括で精算することが基本です。

退職日に発生する人事の手続き

退職日までに、退職者から回収するべき物品・書類を確認します。有給消化などで、最終出社日が退職日よりも前倒しになっている場合は、貸与PCなどの返却物を回収するタイミングに注意が必要です。

貸与PC、鍵、ICカードなどは、最終出社日に回収するのがスムーズです。また、健康保険証は、健康保険の資格喪失手続きの際に、扶養家族の分も含めて会社から年金事務所に返却する必要があります。健康保険は退職日まで有効です。退職日までに必ず返却してもらえるよう、従業員に確認します。

退職後に発生する人事の手続き

従業員の退職後は、社会保険の資格喪失手続き、住民税の切り替え手続き、給与所得や退職所得の源泉徴収票の作成などの業務が発生します。

税金関連の手続き

健康保険、厚生年金保険、雇用保険など、保険や税金関連の手続きには申請期限があるため、注意が必要です。

  • 社会保険の資格喪失手続き:退職日の翌日から5日以内
  • 管轄する年金事務所へ「健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届」と「本人および扶養親族分の健康保険証」を提出します。
  • 雇用保険の資格喪失手続き:退職日の翌々日10日以内
  • ハローワークに「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」を提出します。
  • 住民税の切り替え:退職日の翌月10日以内
  • 給与から住民税を天引きする特別徴収を行っている場合、退職日の翌月10日までに、従業員が居住する市町村へ「給与支払報告に係る給与所得異動届書」を提出します。
  • 所得税の手続き
  • 退職時に申告・納税した所得税額が記載された「源泉徴収票」を発行します。

退職者に送るもの

源泉徴収票や退職証明書、離職票など、退職日以降に手続きする書類については、退職者に郵送で送付することも可能です。退職者に送る書類は、以下の通りです。

  • 源泉徴収票
  • 雇用保険被保険者証
  • 退職証明書
  • 離職票‐1、離職票‐2
  • 健康保険資格喪失証明書

知っておきたい人事トレンド用語集

退職にまつわる人事施策の用語について解説します。

リテンション

リテンションとは、優秀な人材を自社に確保しておくための施策のことをいいます。コア人材や将来重要な戦力となる若手社員の流出を防止する人事戦略として重視されています。

施策の内容は、金銭的報酬と非金銭的報酬に分かれます。給与やインセンティブなどの金銭的報酬は、従業員のモチベーションを短期的に刺激する上で効果的ですが、中長期的に働きがいを向上させるには、非金銭的報酬のアプローチが重要だと考えられています。

  • 金銭的報酬:給与やインセンティブ、ストックオプションなど
  • 非金銭的報酬:仕事のやりがい、専門的スキルが向上できる、ワークライフバランスの向上、充実した福利厚生など

アルムナイ

アルムナイとは、退職した人の集まりを指します。退職後も退職者とつながりを持ち、再雇用の機会を設ける採用手法はアルムナイ採用と呼ばれています。労働人口不足が進む近年、企業の競争力を高める新たな採用ルートとして注目されています。

アルムナイ採用では他社に転職した元従業員を再度採用することで、他社や外部業界で培った経験や人脈を活かすメリットが期待できます。

オフボーディング

オフボーディングとは、従業員が退職の意思を表示してから退職するまでの、企業の一連の対応を指します。オフボーディングで適切な対応を行うことで、退職後も企業に良いイメージを持ってもらえます。退職後のネットワークを重視することは、再雇用やリファラル採用にもつながります。

企画・編集:『日本の人事部』編集部

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