柔軟な働き方を実現するための措置の個別周知・意向確認について
当社では約500名の社員・パートが在籍しており、対象者を把握しきることが難しいため、制度の説明と申出書を兼ねたリーフレットを定期的に「給与明細に同封」して周知することにしています。
ただ、実際にやってみると封入の負担も大きいです。
給与明細を電子化できれば良いですが、これはまた少し先の課題です。
そこで「各事業場にリーフレット掲示・毎月初に朝礼でも声掛け」ではどうかと検討しているのですが、やはりこれでは個別周知・意向確認したことにならないでしょうか。
実務として、どのように対応されているのか他社様のご状況や有識者の方の見解を伺いたいです。
投稿日：2025/09/18 14:23 ID：QA-0158441
- papamiさん
- 東京都／販売・小売（企業規模 301～500人）
この相談に関連するQ&A
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
回答いたします
ご質問について、回答いたします。
｜これでは個別周知・意向確認したことにならないでしょうか。
ご記載いただいた通り、個別周知・意向確認とはなりません。
厚労省Q&Aでも「対象者ごとに実施する必要がある」と明記されており、
集団周知で代替はできないとされています。
紙やメールでのご案内も手段にはありますが、実務として有効な１案として、
お知らせ・アンケート機能の有効活用が考えられます。
最も利用されているのが、Googleフォームの所感があります。
無料ですので、宜しければ、お調べになってみてください。
投稿日：2025/09/18 16:10 ID：QA-0158461
相談者より
参考になりました。
ご回答ありがとうございました。
投稿日：2025/09/18 17:17 ID：QA-0158477参考になった
プロフェッショナルからの回答
ご回答申し上げます。
ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
1. 法的要請の整理
会社には 対象労働者ごとに、
（１）制度内容の周知、（２）意向確認 を行う義務があります。
厚労省リーフレットやQ&Aでは「個別の書面交付、面談、メール等」が例示されており、単なる掲示・周知では義務を満たさないと明記されています。
「制度の存在を周知」するだけでは不十分で、個別に『利用希望の有無を確認した』記録を残すことが重要です。
2. ご検討の方法とリスク
給与明細に同封
→ 個別交付の形式を満たすため、最も安全。ただしご指摘のとおり事務負担が大きい。
掲示・朝礼での声掛け
→ これは「周知」にとどまり、意向確認の証拠が残らないため義務履行とは評価されにくい。監督署調査で「対象者個々に意向を確認した記録を見せてください」と言われた際に対応困難。
3. 実務上よく取られている対応（他社事例）
申出書フォームの配布・回収
紙で配布し署名・押印、または会社内ポータルにアップして「記入して提出」。
年1回実施するのが一般的。
人事システム・社内イントラでの電子化
給与明細の電子化がまだでも、Googleフォームや社内クラウドで「意向確認アンケート」として配布。
回答結果をCSV等で保存して記録性を確保。
定期面談に組み込む
人事考課面談やキャリア面談時に「育児・介護両立に関する制度説明と意向確認」の項目を設け、面談シートに記録。
4. 実務上の工夫ポイント
「周知」と「意向確認」を一体化する（例：リーフレット兼申出書）。
年1回で足りる（頻繁にやる必要はなく、対象者が増えたタイミングや年次更新で実施）。
記録を残すことが最重要：紙、電子いずれでも「この人に周知し、意向を確認した」ことが証明できればよい。
負担軽減のためには 紙は人事考課面談や契約更新時に渡す、それ以外は電子フォームという折衷策をとる会社も多いです。
5. 結論
掲示や朝礼だけでは「個別周知・意向確認」の要件を満たさない。
実務的には 年1回の個別申出書回収または人事システム・フォームでの電子回答を残すことが推奨される。
封入作業が重い場合は、評価面談や雇用契約更新時に一緒に申出書を回収する方式が現実的。
以上です。よろしくお願いいたします。
投稿日：2025/09/18 16:21 ID：QA-0158467
相談者より
詳しくご回答いただき、ありがとうございます。
大変参考になりました。
投稿日：2025/09/18 17:20 ID：QA-0158478大変参考になった
回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。
問題が解決していない方はこちら
お気軽にご利用ください。
社労士などの専門家がお答えします。
関連する書式・テンプレート
給与明細電子化の同意書
給与明細電子化にあたり、従業員から個別に同意をとるための例文付きテンプレートです。
災害時の出勤に関する周知
災害時の出社判断について、事前に周知するための文例です。
SNS利用に関する周知
従業員がSNSを利用する際の注意事項を周知するための文例です。
