柔軟な働き方を実現するための措置等について 確認書類等

回答いします

ご質問について、回答いたします。

｜前者のご質問について

従業員の扶養に入っていないお子さんに関する情報の確認書類の提出を求める
ことは可能です。ただし、個人情報保護の観点から、必要最低限の情報のみを
収集するよう配慮することが重要です。

たとえば、健康保険証の写しを求める場合でも、お子さんの名前と生年月日が
確認できれば十分であり、それ以外の情報（保険証番号など）はマスキング
してもらうよう指示するなど、プライバシーに配慮を行う必要があります。



｜後者のご質問について

子の存在を会社が把握していない場合、原則として本人からの申し出があった
ときのみ、会社は対応義務を負います。しかし、本人が申し出なくても会社に
責任が全くないかというと、そう言い切ることもできません。

会社には育児・介護休業法に基づく周知・意向確認の努力義務があるため、
子の存在を把握するための適切な対応は必要となります。
つまり、制度の社内周知と、自己申告を呼びかける取組みは必要です。

投稿日：2025/09/17 17:44　ID：QA-0158358

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。
プライバシーへの配慮の点、自己申告を呼びかける仕組みづくり等
的確なアドバイスをありがとうございます。実務に取り入れます。

投稿日：2025/09/18 11:12　ID：QA-0158421大変参考になった

ご回答申し上げます。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
1．育児期の柔軟な働き方（3歳～小学校就学前）に関する確認書類
原則：労働者からの申出に基づいて会社は措置を講じれば足ります。
確認書類の取扱い：法律上「必ず提出させなければならない」とは規定されていません。ただし、制度の適用対象を明確にし、誤用を防ぐ観点から、会社が合理的範囲で確認資料の提出を求めることは差し支えありません。
例）健康保険証のコピー（子の氏名・生年月日部分）、住民票の写し、母子手帳の一部など。
個人情報保護の観点から、不要な情報（住所・世帯主名など）はマスキングして提出してもらうよう配慮するとよいでしょう。
実務上の工夫：
書面に「子の氏名・生年月日を申告し、虚偽がないことを誓約する欄」を設け、軽微な書類確認（保険証コピー等）をあわせて求める、という運用が一般的です。

2．柔軟な働き方措置の「個別周知・意向確認」（3歳未満）
対象：3歳未満の子を養育するすべての労働者（扶養の有無に関係なし）。
会社の義務：本人からの申出を待つのではなく、会社が「対象者に個別に周知・意向確認」を行うことが義務付けられています（法改正により新設）。
問題となるケース：
扶養に入っていないため会社が子の存在を把握できていなかった → 周知・意向確認を行わなかった。
法的評価：
法の建付けとしては「対象労働者がいる場合には必ず個別に行う義務」があるため、結果的に対象者がいたのに履行できなかった場合は会社側に義務不履行のリスクがあります。
対応策：
会社が把握できていないこと自体はやむを得ませんが、未然に防ぐ仕組みを設ける必要があります。
年1回の自己申告書（「現在養育している子の有無・年齢」）を全従業員から徴収。
子が生まれた際の会社への届出ルールを就業規則や社内規程に明記。
周知方法を社内イントラネットや全社員通知でも行い、「対象者は必ず人事部に申し出ること」と明記。

３．結論
「本人申出がなかったから知らなかった」で免責されるのではなく、会社として「把握に努める義務」があると解されます。
よって、会社に一定の責任が残る可能性があり、実務上は自己申告・届出制＋全社員周知をセットで整備するのが望ましいです。

４．まとめ
確認書類：任意ではあるが、合理的範囲で求めてよい（保険証コピー・住民票等）。個人情報保護に配慮すること。
個別周知・意向確認：本人申出待ちでは不十分。会社に「対象者を把握する仕組みづくり」の責任あり。自己申告制度や定期確認を導入すべきと存じます。
以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日：2025/09/17 17:50　ID：QA-0158365

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。
個別の周知・意向確認の自己申告制度や定期確認の導入について、
アドバイスありがとうございます。社員に寄り添った仕組みづくりを行っていきます。

投稿日：2025/09/18 11:13　ID：QA-0158422大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、法令に基づく措置に関わる確認作業になりますので、子の情報として確認できる書類の提出を求められても差し支えございません。

そして、会社からきちんとアナウンスをされても子の存在が確認出来ず後に発覚したような場合ですと、当人側の問題ですので会社がその責任を問われる事はないものといえます。

投稿日：2025/09/17 19:12　ID：QA-0158375

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。
確認書類についてと自己申告によるもの、法改定の内容をより理解できました

投稿日：2025/09/18 11:13　ID：QA-0158423大変参考になった

求めることは可能です。

ただし、書類の提出を求めるに当たっては、個人情報ですから必要最小限の情報に留めるよう留意し、文面にあるように保険証のコピーであれば、名前と年齢の確認のみに留めておくことでよろしいでしょう。

個別の周知・意向確認を行ったにもかかわらず、本人から何の申し出もないという場合、それはあくまで本人の自己責任の問題であって、会社に責任はないといえるでしょう。

投稿日：2025/09/18 08:17　ID：QA-0158394

相談者より

ご回答いただきありがとうございます。
確認書類についてと自己申告によるもの、法改定の内容をより理解できました。

投稿日：2025/09/18 11:13　ID：QA-0158424大変参考になった