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本人同意無しのリファレンスについて

中途採用を担当している者です。

採用の際、リファレンスを取りたい場合には応募者本人から推薦人を提出してもらうことが原則ですが、いくつかのサイトにはリファレンス先は企業が主体となって探す場合もあると書いてあります。

個人情報保護法で、「人種」「信条」「社会的身分」「病歴」「前科・前歴」「犯罪被害情報」を聞く場合には事前に本人による承諾が必要となることも理解していますが、当社が知りたいのは仕事ぶりだけです。その場合でも本人の承諾を取る必要はありますか?

と言うのも、ある応募者が以前に働いていた同業他社に、当社の社員(募集中の職種の上司になる者)も一時在籍したことがありました。時期や部署が違うので、面識はないのですが、その社員のつてで応募者のことを知る方を見つけたので、応募者の当時の評判を聞いてみようとしています。これは人事部が公式に行うリファレンスではなく、あくまでもたまたま知っている人を見つけた社員が自主的に聞こうという状況ですので、本人の承諾をとる予定はありません。この行為は法律に触れますでしょうか?

あるいは、その知り合いに対し、人事部から公式にリファレンスを求めた場合はいかがでしょうか?

以上、リファレンス先が応募者にとっての現職ではないことが前提で、ご回答をお願いいたします。

  • 香坂さん
  • 東京都
  • 運輸・倉庫・輸送
  • 回答数:3件
  • カテゴリ:中途採用
  • 投稿日:2017/06/12 13:32
  • ID:QA-0071033

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専門家・人事会員からの回答
3件中 1~3件を表示
並び順:投稿日時順評価順
  • 1

専門家より
  • 投稿日:2017/06/12 15:49
  • ID:QA-0071038

株式会社パフォーミア・ジャパン 代表取締役

ご参考になれば幸いです。

適性検査とリファレンスを使った採用サービスと行っている人事コンサルタントです。

おっしゃる通り、日本でのリファレンスチェックはナイーブな問題で、原則、本人の承諾をとらすに行うと、個人情報保護法に抵触する可能性があります。労働基準監督署に確認をしてみましたが、やはりリファレンスは本人の同意が前提という回答でした。

それでも、無断で候補者の前職の人事部に電話をされる会社もあるようですが、大企業は守秘義務を盾に断ってくるケースがほとんどで、他の多くの会社も警戒してしまい、あまり有益な情報は得られないのが実情のようです。

今回の状況ですと、候補者が以前所属していた会社Aの中に、御社の社員(その方もA出身)の知り合いがいるという話ですよね。もちろん、個人的な親交がある人同士の情報交換というのは可能でしょうが、もしその情報が原因で不採用になったりすると、どこかで事実が露呈した場合には何らかの問題が起こる可能性は否めません。

採用活動は公式な活動であり、なおかつ、候補者に何か疑問を感じているのであれば、私なら正々堂々と本人を説得してリファレンスを2名提出してもらいます。(リファレンスの内容は、本人には絶対伝えませんが、万が一リファレンスの結果で不採用になった場合に、候補者からリファレンスへの逆恨みをさけるためにも2名以上にリスク分散しておくのが無難です!)リファレンス自体を頑なに拒否する人は、何か問題があり、円満退社していなかったり、裏に何かあると思ってほぼ間違いはないでしょうから。

その流れの中で、たとえば2人のリファレンスの提出を要請したけれど、候補者が一人しか提出できなかった場合などに、「では、もう一名はこちらで探させてもらうのは構わないですか?」と事前に同意を得ておくなら問題はないと思います。

知り合いの方に、直接御社が人事部として公式にリファレンスを求めた場合は、先方が承諾するのであれば問題はないでしょう。(先方の会社のルール上、情報漏洩に当たる場合は、お断わりされると思いますが、同意自体は先方の責任と判断になります。)

  • 投稿日:2017/06/13 10:20
  • 相談者の評価:大変参考になった

現場が勝手に行ってしまうこともあるので、今後はウォッチしていくことにいたします。ありがとうございました。

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参考になった:0名
専門家より
  • 投稿日:2017/06/12 22:31
  • ID:QA-0071040

オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、レファレンスにつきましては、個人情報保護の観点からも原則禁止されているものといえます。たとえ仕事ぶりだけの確認が目的であっても、当人の承諾無で調査されることは控えるべきといえるでしょう。

ちなみに、ある程度信憑性にあるレファレンスを取られたとしましても、仕事ぶりは就労環境や業務内容等によって大きく左右されるものです。それ故、そうした情報を事前に入手される事が、ある意味当人への先入観を植え付けることになり、かえって客観的な評価を妨げる原因にもなりかねないものといえます。

従いまして、公式は勿論、非公式な調査であってもそのような異なる環境で生じた事柄について詮索されるよりは、実際に入社後の仕事振りを見られて判断されるべきというのが私共の見解になります。勿論、様々な見方がございますので、この内容につきましては参考意見とされた上で、最終的には御社自身の判断で対応して頂ければ幸いです。

  • 投稿日:2017/06/13 10:20
  • 相談者の評価:大変参考になった

現場が勝手に行ってしまうこともあるので、今後はウォッチしていくことにいたします。ありがとうございました。

この回答は参考になった
参考になった:0名
専門家より
  • 投稿日:2017/06/13 23:58
  • ID:QA-0071071

人事・経営コンサルタント

法的問題

本人の了解なく応募している事実を勝手に伝えることになりますので、きわめて違法性が高いと思われます。
何よりレファレンスの信用性はどう判断されるのでしょうか。個人的感情で悪意を持って回答されても確認しようがなく、レファレンスは本人が申請した以外から取るのはリスクしかないと思います。思い込みや印象に惑わされず、しっかりと面接で人物評価できるような、面接官トレーニングが第一優先だと思います。

  • 投稿日:2017/06/28 10:21
  • 相談者の評価:大変参考になった

しない方がよいことは理解しているのですが、どの法律に反するのかが知りたかったです。

この回答は参考になった
参考になった:0名
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