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年休を1日多く使用した場合の処理方法について

2019年10月1日に親会社から出向したA社員が、親会社において、2019年4月1日で年休が20日付与され、2019年9月30日現在までに年休を9日使用し、残日数は11日ありました。
A社員が勤務する箇所の勤務担当者が、「年次有給休暇票」を作成する際に、年休残日数を「11日」と記載すべきところ、誤って「12日」と記載しました。

A社員は、2020年3月31日までに、年休を「12日」使用し、最後は2020年3月31日に使用しました。本社の勤務担当者が、全社員の年次有給休暇票を確認したときに、親会社の年休整理票と当社の年休整理票を照らして確認したら、出向した際の残日数が1日多く、それを使用してしまったことに気づきました。
ここで、年休が無いのに使用した「2020年3月31日の年休」の処理の仕方については、平均賃金の一日分を返納して頂くのが基本であると思いますが、この取扱いでよろしいでしょうか。

今回は、勤務箇所の勤務担当者の記載ミスが原因であることは当然ですが、当該社員も管理すべきであり、出向入社した際に年休残日数を確認しなかつたという自己責任があることから、返納を求めることも合理性があると考えます。もちろん、A社員から会社のミスなので、返納を拒否されることはありえることであるとは思いますが、丁寧に説明すれば理解して頂けると考えます。

例えば、翌年の年休を1日前借して使用したという解釈は如何でしょうか。

投稿日:2020/06/29 18:07 ID:QA-0094686

のり太さん
千葉県/不動産
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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答5
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プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、年休を始めとする労働法令上の管理義務は労働者ではなく使用者側にございます。

従いまして、年休が1日多く付与されている件につきましても、会社側のミスである以上その責任があるものといえますので、今になって返納を指示されるのは避けるべきといえます。少なくとも陳謝の上当人の合意を得られた場合にのみ実施されるのが妥当といえるでしょう。

投稿日:2020/06/30 09:37 ID:QA-0094697

相談者より

ご回答ありがとうございました。
会社のミスにより発生したものであります。
修正はしなれればなりませんので、当該社員に説明して行いたいと思います。返納は当該社員の意向を踏まえて検討いたします。

投稿日:2020/06/30 10:17 ID:QA-0094702大変参考になった

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人事会員からの回答

オフィスみらいさん
大阪府/その他業種

年休残日数を「11日」と記載すべきところ、誤って「12日」と記載した結果、A社員は残日数11日と自覚していながら、故意に、記載どおりの12日を消化したというのであれば、平均賃金の一日分は当然返納を求めることはできますが、それを証明することが困難である以上、一連の経緯を丁寧に説明し、同意を得ておこなえば問題ないでしょう。

また、翌年の年休を1日分前借りして使用したという解釈そのものは可能ですが、ただし、前借りした有給休暇日数分(1日分)を翌年発生する法定の年休日数(20日)から控除し、19日しか付与しないとすることは、当該年度中に労働者からの請求ある限り最低限法所定の年休日数を付与すべきであるとする労基法39条に抵触する可能性があります。

これが、労基法上の基準を上回る年休日数を付与しているのであれば、前借分を翌年の法定超過分の年休から控除して法定超過年休を減らしても、労基法には牴触することはないということになります。

投稿日:2020/06/30 09:56 ID:QA-0094699

相談者より

ご回答ありがとうございました。
当人が故意に12日を消化したのではないと思いますので、経緯を説明して対応いたします。
年休の前借についてもご説明頂き理解いたしました。ありがとうございました。

投稿日:2020/06/30 10:58 ID:QA-0094705大変参考になった

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プロフェッショナルからの回答

基本ミスは管理義務のある会社

▼有休休暇は、 労基法39条の定め依り、過去の勤続実績に対し、労働者に与えられる権利で、管理義務は会社にあります。
▼具体的な根本原因は、勤務担当者の記載ミスにあり、取得者の自己責任などといった言葉を使う余地はありません。ましてや、「返納を求めることも合理性がある」というのは、反省ものです。
▼会社の管理ミスをスッキリ認め、1日多く付与した形で、幕引きを図るのが賢明だと思います。

投稿日:2020/06/30 10:14 ID:QA-0094700

相談者より

ご回答ありがとうございした。
今回は、会社のミスにより発生したものでありますが、年休の付与日数及び取得数は当人も管理するものと考えます。年休を1日多く付与することは法令上可能なのでしょうか。法令とは別に、会社が特例として1日年休を付与するということでしょうか。よろしくお願いいたします。

投稿日:2020/06/30 11:05 ID:QA-0094706大変参考になった

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プロフェッショナルからの回答

法定外特別休暇の付与

▼はい、法定外特別休暇を付与する形になります。

投稿日:2020/06/30 11:47 ID:QA-0094709

相談者より

ご回答ありがとうございました。
良く理解できました。

投稿日:2020/06/30 15:36 ID:QA-0094716大変参考になった

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プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
人事・経営コンサルタント

管理責任

有給管理は勤怠管理の基本であり、会社側が一義的に責任を負うべきものです。そこにミスがるようであれば、給与計算や税務、社保などへの信頼感が揺るぎかねない重大なミスといえます。社員の自己管理は補てん的にはすべきですが、会社の重い責任を無しにできるようなものではありません。社員の休暇は特別休などで本人負担のないものとすべきでしょう。

投稿日:2020/06/30 22:17 ID:QA-0094730

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