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従業員の個人情報について

2017年5月に改正個人情報保護法が施行されたことに伴い、当社の個人情報保護規程も改訂を行いました。
ただ、従業員の個人情報に関しての取扱規程がこれまでも作成されておらず、この度作成することとしました。作成過程におきまして、従業員から雇用管理に関する個人情報の取得・利用に関して同意書をもらうべきかどうかという議論となりました。就業規則においては、会社に提出された書類等の利用目的と範囲を明記しておりますが、あらためて従業員個人から同意書をとるべきでしょうか?
一般的にはどのようにされているのでしょうか?
ご教授いただけますようよろしくお願いいたします。

  • 投稿日:2017/10/11 10:18
  • ID:QA-0072876

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専門家・人事会員からの回答
2件中 1~2件を表示
並び順:投稿日時順評価順
  • 1

専門家より
  • 投稿日:2017/10/11 12:45
  • ID:QA-0072879

代表者

手間がかかっても、保護対象範囲の拡大に伴い同意書の再入手を

▼ 17.05.30の改正個人情報保護法には2つのポイントがあります。「個人識別符号の追加」と「要配慮個人情報の新設」です。
▼ 前者は、「特定の個人の身体的特徴を変換した文字、番号、記号などや、カードや書類で個人に割り当てられた文字、番号、記号等」の追加で、後者は、「本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報」です。
▼ いずれも、本人の同意対象となります(同法16・23条)。厚労省は、「適切な本人同意取得」の具体的事例として、次の方式を挙げています。
(1) 同意する旨を本人から口頭、書面等で確認すること
(2) 本人が署名又は記名押印した同意する旨の申込書等文書を受領し確認すること
(3) 本人からの同意する旨のメールを受信すること
(4) 本人によるホームページ上の確認欄ボタンへの同意する旨のクリック
(5) 本人による同意する旨の音声入力
▼ 結論としては、法は「同意が必要」としても、その方法に就いては、上記「適切な本人同意取得事例」を示しているだけです。回答者としては、手間がかかっても、その範囲が拡充された以上、改めて、従業員個人から同意書を再入手するのが正解だと思います。

  • 投稿日:2017/10/11 13:10
  • 相談者の評価:大変参考になった

早速ご解答頂きありがとうございます。
手間がかかってもの同意書を入手するべきですね。
大変参考になりました。

この回答は参考になった
参考になった:0名
専門家より
  • 投稿日:2017/10/11 17:45
  • ID:QA-0072888

オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、「従業員の個人情報に関しての取扱規程」に関しましては、従業員全体に適用されるものである以上、就業規則の一部を構成するものとして扱われる事になります。

従いまして、少なくとも同規程を作成または改正される際には、就業規則に関わる変更手続としまして、過半数組合または過半数代表者の意見書を添えて労働基準監督署への提出が必要となります。

そして、この度は同規程を初めて作成されるという事ですし、またプライバシーに関わる大変重要な事柄を定めるものである以上、従業員から個別の同意書を取得されるのが妥当といえます。

  • 投稿日:2017/10/11 18:15
  • 相談者の評価:大変参考になった

早速ご解答頂きありがとうございます。
変更手続きの件についてもご教示いただきありがとうございます。
大変参考になりました。

この回答は参考になった
参考になった:0名
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