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早朝の残業について

はじめまして。

現状、早朝の時間外労働に対する残業代がついていないことが発覚しました。

業務で早朝に出勤をしたことが証明できれば、残業代を出そうという話にはなったものの、

知識がなくどのようなルールを構築すべきなのかわからず質問させていただきます。

実際、他社ではどのような運用ルールを設けているのでしょうか?

または、設けるべきなのでしょうか?

現時点で弊社には残業申告書という書類がないのですが、

この残業申告書を提出するという方法でも解決は可能なものでしょうか?

できれば従業員及び処理する側としてもベストな対応をできたらと考えています。

お忙しい中申し訳ありませんが、アドバイスお願いいたします。

投稿日:2020/11/12 13:11 ID:QA-0098247

ホワイトさん
大阪府/その他金融

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答5
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、早朝に出勤する事を会社が事前に把握していない事が大きな問題といえます。

いわゆる早出残業の場合ですと前日までにそうした予定が分かっているはずですので、当然に従業員から会社へ事前申告をしてから行われるべきです。

仮にそうした手続きもなく当日勝手に早朝出勤されているという事であれば、勤務管理面での不手際ともいえますので、早急に事前申告を必須とするよう運用改善される事が重要といえます。

投稿日:2020/11/12 20:22 ID:QA-0098260

相談者より

ご回答ありがとうございます。
早朝の場合は確かに事前にわかっていると思われますので、運用ルールを設定し勤務管理を見直ししたいと思います。
ありがとうございました。

投稿日:2020/12/04 15:09 ID:QA-0098841大変参考になった

回答が参考になった 0

人事会員からの回答

オフィスみらいさん
大阪府/その他業種

今後の対応としましては、残業申告書ではなく、残業許可申請書あるいは残業許可申出書という形で事前に社員から許可を求めるという形にするのがベストです。

これは、不要な残業や意味の無い残業(例えば生活残業や単なる残業代稼ぎ)を無くすためにも、残業を事前許可制にし、提出させた申請書を上司が都度チェックをして、なぜ残業する必要があるのか、早朝に出勤してまでこなさなければならない業務なのか、就業時間内だけではこなせない業務なのか等を本人に確認し、必要な残業でなければ許可しないといった運用にすることで、業務効率アップにもつながり、ひいては経費削減にもつながります。

今回、発覚した早朝残業につきましては、総残業時間数を確定させるにあたって何も証明する書類がなければ、おっしゃるところの残業申告書といった形で処理せざるを得ないでしょう。

余談ですが、例えば、労働者の申告に基づき、労基署が調査に入った場合、賃金(残業代)の未払いに関しては、当然証拠の提出を求めてきます。

一般的には、タイムカードなどの出退勤記録、就業規則、賃金規定、労働者名簿等であり、会社に出退勤記録が存在しなければ本人が出退勤時間を記したメモ書き等であっても、一つの判断材料として採用されることもあり得ます。

ところで今回判明した、この “早朝残業” が、会社の指示に基づくものなのか、あるいは、会社の明示の指示、黙示の指示(直接業務の指示はしていないが早朝出勤して仕事をしているのがわかっていながら黙認していること)は一切無く、従業員が自らの意思で早朝から出勤してきて労働についているのかによって、対応が別れます。

会社が指示をしたのであれば当然残業代は支払わなければなりませんが、指示は一切なく、あくまで社員が自らの意思で残業したということであれば、基本的には残業代は支払う必要はないということになります。

投稿日:2020/11/13 08:48 ID:QA-0098267

相談者より

今後の対応に悩んでおりましたので、大変参考になりました。残業許可申請書、作成したいと思います。

今まで早朝に業務として出勤することがなかったと把握しており、今回従業員の問い合わせにより発覚したため、早々にルールを作り改善したいと思います。
ご回答ありがとうございました。

投稿日:2020/12/04 15:14 ID:QA-0098843大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

事後報告の徹底を条件に本人申告を・・

早朝の出勤を管理するには、前日業務終了時迄に、申告書提出、出勤時は、打刻方式でなければ、本人申告しか方法はありませんが、何れも、事実確認は難しく、信頼関係なしにはベスト方式はないと思います。
▼思いつくのは、次善策として、申告書、実施の事後報告のルールの設定、遅滞なき報告義務の徹底と言った処位です。その代り、ルール違反に対しては厳しく対応することの徹底が不可欠です。

投稿日:2020/11/13 09:47 ID:QA-0098269

相談者より

ご回答ありがとうございます。
運用ルールを早々に設定し、申告書などで報告義務を徹底するように致します。
参考にさせていただきます、ありがとうございました。

投稿日:2020/12/04 15:18 ID:QA-0098844大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

対応

まず早出含む残業は、社員が自由にできるものではなく、上長の指示とマイラに基づき行うものです。残業代支給がされていないことより、上長が把握していないことが大きな問題ですが

残業申請を書面化するのはきわめて合理的で、その決済があれば会社として認めていることの証明にもなります。

投稿日:2020/11/13 12:01 ID:QA-0098275

相談者より

上長が把握できていないのも問題ですね。。。
残業申請の書面化を進めていきたいと思います。
参考になりました、ご回答ありがとうございました。

投稿日:2020/12/04 15:21 ID:QA-0098845大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

会社には労働時間適正把握義務があります。

長時間労働防止、健康配慮義務、そして残業には割増賃金が発生しますので、

時間外労働は従業員が勝手にするものではありません。

事前申請に基づき、残業することを徹底して下さい。

投稿日:2020/11/13 14:27 ID:QA-0098277

相談者より

ご回答ありがとうございます。
事前申請含む運用ルールを設定したいと思います。
ありがとうございました。

投稿日:2020/12/04 15:23 ID:QA-0098846大変参考になった

回答が参考になった 0

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