残業を事前申請制にする場合の注意点

残業の事前申請制とは

残業の事前申請制とは、残業をする前に所定の方法で上司などへ申請し、許可を得てから行う方法です。「残業事前申請制」「残業事前届出制」などと呼ばれ、多くの企業で取り入れられており、特段珍しい方法ではありません。そもそも、残業する際の運用方法は企業で任意に決められるため、残業を事前申請制にする義務があるわけでも、事前申請がなければ残業が認められないわけでもありません。

PwCコンサルティング合同会社が実施した「労働時間制度等に関するアンケート調査」の速報値を取りまとめた資料によると、35.8%の企業が、労働時間短縮のために取り組んでいる方法に「所定外労働の事前届出制の導入」と回答しています。

【参考】

労働時間制度等に関するアンケート調査結果について（速報値）｜厚生労働省

残業を事前申請制にする際の導入方法や注意点

就業規則への記載

残業の事前申請制を導入するためには、就業規則にルールを設ける必要があります。残業の事前申請制も労働者の労働時間に関するルールであり、企業のルールとして従業員全員に適用するのであれば、就業規則への規定が必要です。

就業規則には、時間外労働や休日労働を命じる規定・根拠を設けるのが一般的です。これらの規定の部分に以下のような規定を追加して設けるとよいでしょう。

事前申請制には柔軟な対応も必要

上司が不在で連絡が取れないケースや、顧客への緊急対応で事前に申請ができないケースもあります。そのようなケースに備えて、「ただし、緊急を要し、事前の承認が得られない場合は、事後速やかに承認を求めるものとする」などと規定に付け加えて、柔軟に対応できるようにしておくことが重要です。事前申請制の導入目的は、あくまで長時間労働の是正や必要性のない残業の削減であり、必要な残業を認めなければ業務に支障が生じる可能性があります。

申請がないから労働時間にカウントしなくてよいわけではない

残業の事前申請制を導入したからといって、申請と許可がないから労働時間にカウントしなくてもよいわけではありません。実際に必要な業務を行い、上司も残業していることを承知していれば、申請がなくても労働時間としてカウントする必要があります。

導入する目的は「無駄な」残業をなくすことにあります。残業の事前申請制を導入する際には、効率的に業務を行い、無駄をなくすという導入目的を周知し、従業員の理解を得ることが重要です。残業しなければならない理由を明確にし、業務に優先順位を付けて、必要なときには残業を認め、状況に応じて柔軟に対応するといった労務管理の能力が管理職に問われます。

事前申請制の運用には管理の徹底が必要

残業の事前申請制は、事前にすべての従業員の残業を把握しようとする制度のため、管理職が労務管理を徹底することや、ルールの周知徹底が重要です。しかし、管理を徹底するがゆえに引き締めすぎてしまうと、以下のような弊害が生じる可能性があるため、注意しなければなりません。

• 業務上必要があっても、定時になれば残業をせずに帰ってしまう
• 緊急時に従業員が対応せず、顧客からクレームが来る
• 納期が迫っていても残業をせず、顧客との契約が履行できない
• 従業員に裁量がなく、働く意欲が低下する

残業代の削減のみに焦点を当てて労働時間の管理を徹底するだけでは、従業員が窮屈に感じてしまい、責任感の低下・意欲の低下などのデメリットをもたらすことになりかねません。ときには部下の裁量を認めないと、モチベーションが低下してしまいます。