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就業規則の閲覧について

いつもお世話になっております。
就業規則の周知についてお伺いします。

弊社ではネットワーク上にフォルダを設け、就業規則をPCより閲覧できるように
しています。閲覧できても印刷できないようにしていますが、ソフトの機能上、USBなどに
コピーして、持ち運び（持ち帰る）することはできます。

そこでお伺いしたいのですが、就業規則はコピーして社員が持っておいてはいけないと
規定なりないといけないものでしょうか。周知してもらうことが必要であれば、いつでも
必要なときにゆっくり見たいというところからコピーしたりする社員もいます。

ＰＣ閲覧が認められていますが、印刷不可にしてもコピーすることは可能だったり、
ガードをしてもいたちごっこになりそうです。そもそも周知させるものならそこまで
規制するべきものなのかという声もでています。

アドバイスをいただけましたら幸いです。

投稿日：2012/11/14 12:54　ID：QA-0052100

人事管理

stringfellowさん: 大阪府／機械（企業規模 101～300人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

「コピー不可」とすることは、周知義務の阻害要因

使用者は、就業規則について、労働者に書面で交付するなど、労働基準法第１０６条１項に規定する周知手続を遵守する義務があります。そして、単に作成しただけで、実質的な周知がされていない場合、就業規則の効力が発生しないとされています。「周知義務」については、就業規則の効力発生要件であるか否かについて従来、異なった判例、学説がありましたが、現在は、最高裁判例で、「就業規則が法的規範としての性質を有するものとして、拘束力を生ずるためには、その内容の適用を受ける事業場の労働者に周知させる手続が採られていることを要する」とされています。更に、この判例法理を受け、労働契約法では、労働契約締結時及び労働条件変更時に、就業規則が労働契約を規律しうる要件の一つとして、いずれも、労働者への「周知」を義務化しています（同法７条、１０条）。「コピー不可」とすることは、周知の阻害要因と判断されます。

投稿日：2012/11/14 13:32　ID：QA-0052101

相談者より

いつもありがとうございます。
アドバイス大変参考になりました。
PC画面故だけで確認といっても限界があり、やはりじっくり見たいと思うものだと個人的に思います。

では、USBなどにコピーして持ち帰る（もっておく）ことに関してはいかがでしょうか。こちらは社外持ち出しを禁ずなどすべきものなのでしょうか。

投稿日：2012/11/14 14:11　ID：QA-0052102大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

「コピー不可」とすることは、周知義務の阻害要因　Ｐ２

現在のように、デジタル環境が進歩、低廉化がなくても、ドキュメントとしての就業規則の持ち帰りは制限できません。電子媒体自体の持ち帰りを禁止しても、メール送信や物理的コピーは禁止できませんから、禁止措置を講じても実効性は薄く、マイナス効果の方が大きいのではないでしょうか。禁止すれば、その理由が必要ですし、無理をすれば、却って「あまのじゃく」を誘発するだけでは・・・・。

投稿日：2012/11/14 14:29　ID：QA-0052103

相談者より

おっしゃるとおりです。
どうも上の者はコピーや個別にもってみることに抵抗があるらしく、閲覧もなかなか応じてくれなかった経緯があります。
規則は持ち出し、コピー、各オフィスにおくなどもってのほか、という流れがこれまであったようで、法的制限できないと知り安心して閲覧してもらえます。

ありがとうございました。

投稿日：2012/11/14 14:47　ID：QA-0052104大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂きまして有難うございます。

就業規則の周知は効力の発生要件とされていますので、見易い場所への掲示またはいつでも閲覧可能な状態にしておくことが重要です。

その上で持ち出し制限を行う事は社内の重要文書であることからも可能ですが、コピーまで全て禁止というのではやや行き過ぎともいえるでしょう。

こうした制限を行う否かの判断ですが、職場状況及び就業規則の内容にもよります。十分に周知がなされている環境、言い換えれば職場内でもしっかりと見られる余裕がある状況であれば敢えて持ち出す必要性はないですし、さらに会社独自の規定内容が多く含まれている場合ですと外部への流出をある程度防ぐ為にも規制する意義はあるものと考えます。

これに対し、特別知られたくない情報も記載されていなく、また平素から就業規則をしっかりと確認する機会が少ないような場合ですと、社員のニーズに応じ理由を確認された上でコピーを持ち帰ってもらうことを認められてもよいでしょう。但し、トラブルを起こさない為に会社側でも就業規則の細部まで把握しかつ遵守していることが不可欠といえます。

投稿日：2012/11/14 21:44　ID：QA-0052110

相談者より

いつもありがとうございます。
就業規則が改定されてから年月が経っており、現在の改正法にのっとった内容で規則規定を改定してかなければならないと強く感じています。
それ以前に、現在の弊社の就業規則が今まで閲覧状態になっていおらず、従業員への周知はない状況だったため、閲覧できるようにしたところ、コピーは困る、印刷はだめ、など上からの指示があり困っていたところです。
これで安心して進めていくことができます。
ありがとうございました。

投稿日：2012/11/15 09:18　ID：QA-0052114大変参考になった

回答が参考になった 0件

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