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グループ会社への社員情報の公開

いつも参考にさせていただいています。

近々グループ会社の経理業務を含む管理業務を一元化されることになり、担当部署（当社ではありません）から当社の社員情報（個人情報）に係る申請・承認をそこの部署を通して行うよう言われてきています。

グループ会社とはいえ別会社です。社員の事前承認を得ずこの要請を受けてしまってよいのだろうか疑問に思い相談させていただきました。

投稿日：2011/06/17 18:02　ID：QA-0044526

人事管理

*****さん: 東京都／マーケティング・リサーチ・テレサービス（企業規模 11～30人）

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本Q&Aは法的な助言・診断を行うものではなく、専門家による一般的な情報提供を目的としています。
回答内容の正確性・完全性を保証するものではなく、本情報の利用により生じたいかなる損害についても、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
具体的な事案については、必ずご自身の責任で弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

グループ会社であっても、他社である事に変わりませんので、原則としましては第三者という扱いになります。第三者に個人情報を提供する場合にはご周知の通り個人情報保護法第23条に基き社員の事前承諾を得ることが必要とされています。

但し、個人情報保護法の同条第4項におきまして、「個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき」、つまり、グループ会社間における個人情報の共同利用が定められており本人にも周知されている場合には、第三者提供に該当しないとされています。

そうした共同利用の規定や周知がなされていない場合には、やはり個別の承諾が必要です。但し、文面の主旨ですと事情をしっかり説明すれば特に承諾を拒む社員はいないように思われます。対従業員だけでなく会社間での問題でもありますので、万一対応に困った場合は法務担当にご相談の上解決されることをお勧めいたします。

投稿日：2011/06/17 20:06　ID：QA-0044527

相談者より

早速のご回答有難うございました。
やはり、会社としてきちんと手続きを踏むべきなのですね。新しく始めるプログラムの一環ですので、共同利用の趣旨・管理に関してをきちんと説明してもらうことにします。本当に有難うございました。

投稿日：2011/06/17 20:30　ID：QA-0044529大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

基本的には、「共同利用」の対象者となる本人の同意が必要

|※| グループ会社間で、社員情報を共同利用する場合も、個人情報保護法の制限を受けます（同法２３条４項３号）。まず、「本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供することはできない」が大原則ですが、その第三者提供の例外の最後のひとつとして、「共同利用」という形式があり、あらかじめ、本人に共同利用の範囲を断っておくことで可能とされています（同条第５項）。 .
|※| 「断っておくこと」いうことの意味ですが、
《変更に際して本人の同意が必要なもの》としては、① 共同して利用される個人データの項目、② 具体的な共同利用者、また、《本人同意なく変更できるが、その際には本人に通知又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならないもの》として、③ 利用する者の利用目的、④ 個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称とされています。
|※| グループ会社間での共同利用に関する取扱方針を作成し、役員、全社員に周知する措置を講じている企業も少なくありません。管理業務の一元化の推進部署としても、この辺りの状況を十分ご承知とは思いますが、利用各社への事前説明など、実施手順に就いて、問合せされることをお勧めします。

投稿日：2011/06/17 21:49　ID：QA-0044530

相談者より

ご回答有難うございます。
当社の社員各人は、将来的に会社統合されるであろう事を予測し、異議を唱えるものはいないようにも
思いますが、個人的には何の説明も無く一方的に管理業務も一元化というのは少し無謀と感じておりました。
アドバイスを基に、グループ会社とはいえ別会社なのできちんと手順を踏んで事を進めてもらえるようお願いするつもりです。

投稿日：2011/06/18 10:15　ID：QA-0044537大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

全社説明会等

バックオフィス効率化は時代のすう勢ですので、このような集約化もあります。当然ご指摘通り、個人情報ですので全該当社員の承認が必要となります。面倒ではありますが、職場説明会等を何度か開き、さらにメール等でも周知徹底し、『業務の一貫」として認知させれば、十分了解は取れる内容と思います。会社を挙げて効率化の必要性を説いていただければ、可能なことと思います。

投稿日：2011/06/17 23:02　ID：QA-0044536

相談者より

ご回答有難うございます。
社会保険等の手続きなどの実務は、加入組合の違いや管轄地域の違いなどから今までどおり当社が行いますので効率が挙がるとはいえませんので、なおさら全社員の承認を取るようにしたいと思います。

投稿日：2011/06/18 10:42　ID：QA-0044538大変参考になった

回答が参考になった 0件

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