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大雪の日に会社指示で早退させた場合の勤怠記録について

いつもお世話になっております。

弊社の業務内容上、テレワークが困難であるため、大雪の日でも社員には出勤してもらっています。
しかしながら、電車が運休したり高速道路が封鎖されるような状況になりそうな場合は、
帰宅困難にならないように、各営業所の所長判断により早退させています。
就業規則にも、「遅刻・早退の例外扱い」として、下記の条文があります。
① 社員が天変地異、交通遮断その他の不可抗力によって遅刻、早退したときは、通常の勤務をしたものとして取り扱います。
②前項の場合、会社は当該社員に対し、必要な証明書の提出を求める場合があります。

会社指示により早退させていますので、当然給与の減額はしないのですが、
勤怠記録としてはどうあるべきかについてご教示いただきたく存じます。

「通常の勤務をしたものとして取り扱う」としていますので、これまでは、
電車の遅延証明の提出や、所長承認の事実があれば、勤怠記録を、実際に早退した時間から定時(17:00)に書換えて保存していました。
しかしながら、誰が、どのくらいの時間早退したか?の記録が残らないことから、本来の勤怠記録を残すべきでは??の声も上がっており、本来どうあるべきかなのか悩んでいます。

・早退した実記録を残す
・みなし出勤として提示で処理する

どうするのがよいのでしょうか??
法律としてなければ、多くの企業で採用している事例を教えていただけると助かります。
何卒、よろしくお願いいたします。

投稿日:2022/02/10 11:51 ID:QA-0112275

2896さん
神奈川県/運輸・倉庫・輸送(企業規模 51~100人)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

出勤扱いが妥当だが実記録を残す意味は希薄

▼通常の勤務をしたものとして<取り扱う>ことは、<見做す>と同義語だと思います。「見做し」は法的には、「ある事物と性質の異なる他の事物を、一定の法律関係について同じと認識して同じ法律効果を生じさせる」という定義でも使われます。
▼多分、多くの企業では、出勤扱いはしますが、何時までも、早退した実記録を残す意義はあまりないと思います。法的にも、実行面でも、記録を残す意味は希薄です。

投稿日:2022/02/10 15:18 ID:QA-0112283

相談者より

いつもお世話になっております。
ご回答ありがとうございました。

「みなし出勤とするなら、いつまでも早退の実記録を残す意味が、実行面でも、記録を残す意味は希薄」ということになるほどと思いました。

そして、勤怠システムの仕組みを確認してみたところ、給与システムと紐づいていて早退のデータはそのまま吸い上げていることから、
みなし出勤とするなら、勤怠はまた給与データのいずれかを手直ししなければいけないことが判明したので、
これまで通り、勤怠データのほうを修正することにいたしました(ただし、会社命での早退の事実は備考欄に残しておく)。
ご教示いただきまして、ありがとうございました。

投稿日:2022/02/14 09:26 ID:QA-0112324大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

タイムカード等であれば、本来の勤怠記録はそのまま残しておくべきといえます。

所長判断によるということですので、営業所により異なりますし、
事実は残した上で、早退命令がわかるようにしておく必要があります。

書き換えてしまい、労働時間なのか早退したのかわからなくなると、
残業計算でも支障をきたす可能性があります。

ただし、システム上の問題等もありますので、
書き換えた場合には、備考欄等で早退時間等がわかるようにしておいてください。

投稿日:2022/02/10 18:30 ID:QA-0112291

相談者より

いつもお世話になっております。
ご回答ありがとうございました。

先生が仰るように、勤怠システムの仕組みを確認してみたところ、給与システムと紐づいていて早退のデータはそのまま吸い上げていることから、
みなし出勤とするなら、勤怠はまた給与データのいずれかを手直ししなければいけないことが判明したので、
これまで通り、勤怠データのほうを修正することにいたしました(ただし、会社命での早退の事実は備考欄に残しておく)。
ご教示いただきまして、ありがとうございました。

投稿日:2022/02/14 09:27 ID:QA-0112325大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

対応

会社指示での早期帰宅ですし、わざわざ終了時刻を書き換えたりせず、そのままレコードすれば良いと思います。給与に不利益も生じませんので、単なる記録ですが、わざわざ書き換える方が不自然で不必要な変更だと思います。

投稿日:2022/02/10 21:51 ID:QA-0112297

相談者より

いつもお世話になっております。
ご回答ありがとうございました。

勤怠システムの仕組みを確認してみたところ、給与システムと紐づいていて早退のデータはそのまま吸い上げて早退控除金額を算出しているため、
早退控除をしないためには、勤怠システムか給与システムのどちらかは書き換える必要があることが分かりました。

勤怠システムをそのまま残して、給与データの書き換えを失念してしまったときに、社員の給与が間違って引かれてしまうリスクがあるため、現行のシステムを使用する間は、勤怠データを書き換えることにいたしました。

ご教示いただきましてありがとうございました。

投稿日:2022/02/15 13:33 ID:QA-0112378参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、当然に実際に勤務された時間を記録する必要がございます。みなし時間を記録出来るのは、事業場外みなし労働時間制等会社側で労働時間の把握が困難な場合に限られます。

例えば、年次有給休暇についても通常勤務されたものとみなす扱いですが、実際に勤務されていない時間等を記載する事はないはずですし、この場合も同じ事と考えれば分かりやすいでしょう。

投稿日:2022/02/10 23:03 ID:QA-0112302

相談者より

いつもお世話になっております。
ご回答ありがとうございました。

勤怠システムの仕組みを確認してみたところ、給与システムと紐づいていて早退のデータはそのまま吸い上げて早退控除金額を算出しているため、
早退控除をしないためには、勤怠システムか給与システムのどちらかは書き換える必要があることが分かりました。

勤怠システムをそのまま残して、給与データの書き換えを失念してしまったときに、社員の給与が間違って引かれてしまうリスクがあるため、現行のシステムを使用する間は、勤怠データを書き換えることにいたしました。

ご教示いただきましてありがとうございました。

投稿日:2022/02/15 13:33 ID:QA-0112379大変参考になった

回答が参考になった 0

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