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個人情報の客先提出

当社では、社員やその家族の個人情報の取扱いについては事前にその個人情報の種類・利用目的・範囲等を明記した同意書にサインをもらい管理・運営しております。

今回、客先（公的機関）から出入りする従業員の氏名・生年月日・住所・電話番号等のリストを提出して欲しいとの依頼がありました。
客先がこれらの情報が必要な理由も明らかですので対応はしたいと思いますが、当社が従業員から得ている同意の利用目的・範囲には含まれておりません。
また、提出を求められている内容には当社が入手していない情報も含まれます。

ここで確認させて頂きたい点は、既に会社が入手している情報については「利用目的に客先提出（この公的機関に限定）を追加する」と従業員に対し伝えるのみで事足りるのでしょうか？
それとも事前にもらっている同意書のように文書で残すべきでしょうか？
当社が得ていな情報についても、文書で入手すべきでしょうか？

何事も文書で処理するのがベターと認識してはおりますが、文書発行となると本社管轄になってしまうため事業所で処理できるものであればと思い確認させていただいております。

どうぞよろしくお願いします。

投稿日：2007/11/29 09:00　ID：QA-0010624

その他

*****さん: 茨城県／その他業種（企業規模 31～50人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答1件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

公的機関への個人情報の提出

個人情報の出と入（取得および第三者提供）の両面に関係する問題です。追加的取得面でも、その利用目的を、本人に通知し、又は公表することが必要です（個人情報保護法18条-1）。他方、提供面では、提供先が、公的機関で、且つ、理由も明らかだからと言って、個人情報を自動的に提出してよいものでもありません。具体的な根拠法令に基づいた要請でない限り、予め本人の同意が必要です（同法23条1-1&4）。
■本人への通知、公表、同意の取得にどのような手段を使用するかについては、同法には明記されていませんが、すべての記録を文書或いは電磁方式で保管することは欠かせないと考えます。御社の場合、「文書発行は本社管轄」なので、現場では口頭で済ませたいという気持ちになることは理解できますが、このやり方だと、将来に禍根を残す事態は必ず起きると思います。
■小手先の対処ではなく、コンプライアンス・レベルの向上のための負荷をどのように効率化するかという基本部分について本社へご提言されるのは難しいのでしょうか？コンプライアンス云々といった難しい提案ではなく、「社員情報に関する取扱規程」などの制定検討などを、具体的な取っ掛かりとして取り上げられれば如何がでしょうか。

投稿日：2007/11/29 11:38　ID：QA-0010628

相談者より

投稿日：2007/11/29 11:38　ID：QA-0034259大変参考になった

回答が参考になった 0件

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