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雇用契約書の会社控えのPDF化

お世話になります。
雇用契約書の会社控えをPDF化して電子保存するにあたってご教示ください。

弊社では有期契約社員、及びパート社員と雇用契約を交わす際は、同一の書面を2通作成して社印と代取印の押印、及び本人の自署と押印したものを双方が1通ずつ所有することとしておりましたが、書面の作成は1通だけとして原本を本人所有、会社側は原本をPDF化して電子保存しようと考えております。
問題点や懸念点等がございましたらお教え頂けないでしょうか。

宜しくお願い致します。

  • 投稿日:2019/10/09 06:15
  • ID:QA-0087546
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プロフェッショナル・人事会員からの回答
3件中 1~3件を表示
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  • 1

プロフェッショナルより
  • 投稿日:2019/10/09 09:44
  • ID:QA-0087552

オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、今年の4月1日より労働者が希望すれば雇用契約の内容も文書ではなく電子媒体で提示する事が認められています。

御社の場合ですと、労働者には従来通り文書で交付されるという事ですので問題はございませんし、会社側で保存する際にPDF化されても必要の際すぐに出力及び印刷出来るような環境を整えていれば特に差し支えございません。

但し、電子媒体の場合でも加工されるリスクがございますので、厳重な管理が求められる事に変わりはないものといえます。

  • 投稿日:2019/10/10 07:35
  • 相談者の評価:大変参考になった

早速のご回答ありがとうございます。
参考にさせて頂き管理を徹底してまいります。

この回答は参考になった
参考になった:0名
プロフェッショナルより
  • 投稿日:2019/10/09 14:09
  • ID:QA-0087571

代表者

PDF化に問題はない

▼国税関係書類関係を除き、電子署名法第3条では電磁的記録であっても、本人による電子署名が行われているときは真正に成立したものと推定するとしていて、裁判上の証拠としても利用できるので安心できます。従い、ご検討中の、原本をPDF化して電子保存することは有効です。
▼昨今は、日常生活上の契約書類(携帯電話契約一つでも、電子画面に自署するだけ)も、電子作成及び契約成立、その場で、すべて電子的完了。保管されます。それで、電子保存上のトラブルは聞いたことがありません。

  • 投稿日:2019/10/10 07:35
  • 相談者の評価:大変参考になった

早速のご回答ありがとうございます。
参考にさせて頂き管理を徹底してまいります。

この回答は参考になった
参考になった:0名
人事会員より
  • 投稿日:2019/10/09 14:20
  • ID:QA-0087572

オフィスみらいさん
  • 大阪府
  • その他業種

そもそもの話としまして、雇用契約は、労務の提供に対して報酬を支払うという、労使双方の意思の合致があれば、口頭でも成立するものであり、書面の作成までは、法律上義務づけられているものではありません。

あくまでも、作成が望ましいとされる程度のものです。

さらに、雇用契約書は通常は当事者双方が各1通ずつ保持しますが、これは別に法律に決まりがあるわけではなく、必ず2通作成しなければならないとか、必ず労働者に原本又は写しを交付しなければならないといったルールも存在しません。

そういう意味からしましても、会社側が原本をPDF化して電子保存することに、問題点や懸念材料はとくにありません。

  • 投稿日:2019/10/10 07:35
  • 相談者の評価:大変参考になった

早速のご回答ありがとうございます。
参考にさせて頂き管理を徹底してまいります。

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参考になった:0名
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