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各種申請の承認について

お世話になります。

社内において、従業員に住所変更や扶養家族の変更など、
何か変化があった場合、速やかに申請することとしておりますが、
この場合、直属の上司への申請→承認というものは、必要なものでしょうか?
(弊社は社内LANを使用した電子申請としています)

これらの変更は、社会保険など会社の手続きとしては必要なことですので、
総務や人事が把握していれば、事足りる事案なのかなとも思いまして、
当人が直接、総務や人事に申請することにしても問題はないでしょうか?

昨今の個人情報の取扱いが厳格になった関係で、
このようなことも見直さなければいけないのかと頭を悩ませており、
あまり厳格になりすぎてギスギスしてしまうのも考えものなのですが・・・

なにとぞよろしくお願いいたします。

投稿日:2018/05/09 16:57 ID:QA-0076458

hamatakさん
群馬県/機械(企業規模 101~300人)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

業務遂行に関係のない事項は、責任部署に直接、通知・連絡すれば足りる

▼ 組織上、業務上必要な個人情報は、管理責任のある部署が把握、管理すれば足ります。業務遂行に関係のない、住変、家族異動等の手続きは、ご指摘の様に、直属の上司への申請を略し、人総等の責任部署に直接、通知・連絡すれば足りことです。
▼ 以降の個人情報の取扱いに関しては、厚労省の個人情報の保護に関する行動指針の解説等を参考にされるとよいでしょう。そうすることに拠って、特に、社内関係がギスギスすることような問題ではないとおもいます。(参照先)⇒ < http://www2.mhlw.go.jp/kisya/daijin/20001220_01_d/20001220_01_d_kaisetu.html >

投稿日:2018/05/10 10:29 ID:QA-0076460

相談者より

ご回答いただきありがとうございました。

投稿日:2018/05/11 09:39 ID:QA-0076490大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

個人情報はその使用目的によって、必要最低限の人間が把握すればよろしいでしょう。

慶弔休暇申請などでは、直属上司をとおすべきと思われますが、
住所変更、扶養家族変更申請が社会保険手続きだけの目的であり、
業務上も上司を通さずとも影響がないと会社が判断するのであれば、
総務・人事への直接申請でも問題はありません。

投稿日:2018/05/10 13:08 ID:QA-0076464

相談者より

ご回答いただきありがとうございました。

投稿日:2018/05/11 09:39 ID:QA-0076491大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、ご認識の通り社会保険など会社の手続きとして必要な為申請してもらうわけですので、上司を通す義務はございませんし、通常であれば人事担当へ直接申請すればよいものよいといえます。

但し、御社就業規則で上司への申請手続が定められているとしますと、周知義務が果たされている限り入社時にそうした手続きへの同意を当人から得ていることになりますので、そのようにされるのが妥当といえます。つまり、手続き方法が明確に規定されているか否かによって対応が決められる事柄になります。

投稿日:2018/05/10 19:50 ID:QA-0076480

相談者より

ご回答いただきありがとうございました。

投稿日:2018/05/11 09:40 ID:QA-0076492大変参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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