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セキュリティカード紛失時の対応についての社内広報について

先日、社員がセキュリティカードを紛失しました。
今まで、セキュリティカード紛失時のフローがなく、報告後、カードの利用停止処理をし、使用されていないかのログを確認し、始末書を提出してもらい、カードを再発行いたしました。
そこで、今後エスカレーションのフローを作成するとともに、急ぎで全社へ、セキュリティカード紛失時の注意喚起のメールを配信する様にとのことなのですが、注意喚起のメール文章をどのように書けば良いか悩んでおります。
エスカレーションのフローを記載し、紛失した際のリスクなどを記載しようと思うのですが、良い文章が出てきません。初歩的なことで恐縮ですが、ご教示の程宜しくお願いいたします。

  • 投稿日:2017/08/03 20:24
  • ID:QA-0071850

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専門家・人事会員からの回答
2件中 1~2件を表示
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  • 1

専門家より
  • 投稿日:2017/08/04 11:19
  • ID:QA-0071863

オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、システム自体の内容に応じて対応も異なりますので、具体的な確答までは出来かねる件ご了承下さい。それ故、システム担当者も交えた上で検討されるべきといえます。

その上で一般的なメール広報という事であれば、紛失によって起こりうる重大なリスクを挙げられた上で、個々人において考えられうる紛失防止の手段及び万一紛失した際の届出先を明記されるといった事でよいのではと思われます。

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専門家より
  • 投稿日:2017/08/05 01:26
  • ID:QA-0071874

人事・経営コンサルタント

実効

掲示板という性格上システムや業務内容がわかりませんので具体的文面提示は難しいことをご理解いただければと思います。その上で、「注意喚起」の文面とのことですが、セキュリティリスク管理上は、むしろ「事故はあってはならない」ものではなく、「絶対に起こり得るもの」と捉えることが重要です。つまり「紛失時のフローがない」こと自体が大きなリスクでした。

会社のセキュリティのための最も基本的なセキュリティカードの管理は、重大な責任であって紛失することはリスクかつ大きな責任となることは粛々と触れるべきです。
セキュリティの重要性は当然であり、その理由を説明しないとわからない方が問題あるのではないでしょうか。
リスク管理上一番大切なのは紛失発生時の対応です。適切なフローが誰が見ても確実に実行できるよう、わかりやすい表記こそぜひ注力すべき点です。
複雑な説明に添付やリンクがあっても良いですが、基本的にはメール文面だけで理解できるようなものが望ましいと言えます。その上でさらに詳しくは添付やリンクが実効性を高めるでしょう。

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