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人事のQ&A<解決済み>
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個人情報の定期的な最新化

個人情報の取扱いに対して、日に日に見る目が厳しくなっていますが
弊社でも個人情報との向き合い方を強めるよう要求がきています。

「個人情報の保護に関する法律」でも
第十九条  
個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。

と明記されており、従業員の情報を定期的に最新に保つよう施策を講じるつもりです。

そこでお伺いしたのですが、個人データの従業員確認にはどのような手段をとればよろしいでしょうか。

というのも、個人情報(住所・家族情報等)の追加変更削除はどうしても申請ベースになってしまい
本人が申請しなければ情報は古いままになっしまいます。
人事部にて管理されている情報を定期的に開示して、変更がある場合は社内ワークフローシステムで
申請させればよいのですが、開示にどのようなツールが適しているのか悩んでいます。
(従業員約10000人、事業所ごとにPC数台あり)


一人ひとりに郵送すべき(コスト、作業工数多大)か、事業所ごとにいる事務担当に一覧で送付するか(個人情報なので一覧送付は厳しい)などそれぞれ問題があると思います。

業種や事業形態で差異はあると思うのですが、
どのような手段をとるのがベストかアドバイス願います。

  • sonomoさん
  • 東京都
  • ゲーム・アミューズメント・スポーツ施設
  • 回答数:3件
  • カテゴリ:その他
  • 投稿日:2012/02/23 12:04
  • ID:QA-0048386
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プロフェッショナル・人事会員からの回答
3件中 1~3件を表示
並び順:投稿日時順評価順
  • 1

プロフェッショナルより
  • 投稿日:2012/02/23 12:13
  • ID:QA-0048387

この回答者の情報は非公開になりました

個人情報の最新化

人事業務は基準日があります。昇給や昇格は通常年に1回です。また、賞与ということでは年に1回です。これ以外にシミュレーションで将来の日を基準日にすることがあります。さて、就業規則には一般に、住所などに変更があれば遅滞なく届け出ることとあります。それによって通勤費が異なったり、連絡先が異なったり、市民税の納付先などが変わるからです。基本的にはこの規則に従って、従業員に遅滞なく届け出ることを呼びかけ、さらにその変更を随時行っていれば、可及的速やかと言えると思います。それ以上に、従業員に変更はないかと声高に呼びかけるのは、個人情報を開示せよと迫っているようで、不適切ではないでしょうか。なお、人事情報システムで詳しく個人の基本情報を管理している会社もあるようですが、項目について多すぎないか、個人の生活に踏み込み過ぎてはいないかと考えることがあります。

プロフェッショナルより
  • 投稿日:2012/02/23 12:40
  • ID:QA-0048388

代表者

手間とお金はかかっても、伝統的な手法でアップデートを

情報収集ツールがどれだけ発達しても、個人情報を全員洩れなくアップデートするには、手間がかかっても、個人別に封書で、現記録を送付、シールカバー貼付して、人部宛に直送させる方法以外に手段がありません。 事務担当への一覧表送付などは最もまずい方法です。
従業員規模、個人別パスワードによって管理され、且つ、全員アクセス可能なイントラネット環境に恵まれている企業は別にして、手間とお金はかかりますが、ここは、基本的に、年一度程度なので、腹をくくって、伝統的な手法で取り組むべきだと思います。

  • 投稿日:2012/02/23 14:32
  • 相談者の評価:参考になった

ありがとうございます!
やはり郵送対応をしてみます。

この回答は参考になった
参考になった:0名
プロフェッショナルより
  • 投稿日:2012/02/23 14:49
  • ID:QA-0048394

この回答者の情報は非公開になりました

個人情報の最新化

個人上保護法の趣旨は、個人情報が濫用されないようにということだと思います。人権の尊重がその基本理念とされています。最新性などは二の次の問題です。従業員数が1万人で、不定期に郵送で内容を尋ねるという作業は手間もコストも大変なことです。かといって、そうした保護されるべき情報を一覧表にして、事業所や上司などに送付することはかえってずさんな管理で、法の趣旨に反します。更新は必要ですが、異動や入社・退社、本人からの申し出などで十分ですし、何日付かわかれば、遡って更新すればいいことではないでしょうか。

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
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