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残業申請制における店舗の独自ルールに関して

お世話になっております。
下記、御教示いただきたくよろしくお願い致します。

残業について
弊社では残業は申請制となっており、システムでの出勤打刻・退勤打刻時間で自動で残業計算するのではなく、残業分は本人から申請があった場合のみ計算して支払をすると就業規則に定めております。

その中で、以下のような実態があることが分かりました。
①基本的に11時始業20時終業の店舗で20時の終業までに残業が発生しそうであれば上長に申告をし許可が出た分でないと残業申請ができない。
また、さらにある店舗では②11時始業20時終業ですが17時までに上長に残業の申告をして許可をもらわないと残業申請ができない。

①は事前申請ではあるものの、終業時間に残業になりそうかが分かった時点で上長に申告すれば許可してもらえるのですが、事前に申告を忘れた場合には残業をしても残業申請をしてはいけないようです。
②は17時時点で残業が発生するかわからず、また業務中ですので対応中だと申告ができない場合も多く、残業が発生しても残業申請ができないようです。

①に関しては、事前申告をして承認が出ないと残業ができないとしている中で申請を忘れた場合はどうするのが正しいのでしょうか。店舗独自のルールにより事後に申請しても残業代を支払わないとするのか、事後申請も認めるべきだとすべきなのか。
②に関してはそもそもの申告期限に問題があるため、申告期限を変更するべきとは思うのですが、①も②も事前に残業の申告をしないと残業代が支払われない運用となっており、無駄な残業ではなく必要な残業に対して正当に支払ができていないので事前申告制自体を撤廃してもらうべきなのか。

どの様に対処したらよいか分からずお知恵をお貸し頂けると幸いでございます。
何卒、よろしくお願い致します。

投稿日:2023/11/14 13:47 ID:QA-0132843

Gあこさん
東京都/販売・小売(企業規模 1001~3000人)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

経営方針と労働時間管理をしている現場の上長とよく相談の上、検討してください。

どうしても、事後申請、申請時刻の見直しが必要であれば、
そのようにルールを変更してください。

会社としてどちらに優先順位をおくかです。

投稿日:2023/11/14 16:37 ID:QA-0132845

相談者より

ご丁寧にありがとうございます。
実状に合った無理のない範囲でのルール決めを行いたいと思います。

投稿日:2023/11/15 15:03 ID:QA-0132879大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、問題は事前申告で対応が困難な業務事情であるにも関わらずそのまま運用されている事にあるものといえます。実際必要な残業であるにも関わらず賃金が支払われないというのでは賃金不払の違法行為となりますので注意が必要です。

そこで対応としましては、
・あらかじめ残業する事が分かっている場合は、事前申告を行う
・突発的に残業が発生する場合には、事後申請も可とする
・店舗側の事情で当人の意思に関係なく残業が発生する場合には申告無でも全て残業扱いとする
といったような措置が求められるものと考えられます。

勿論、上記は一般的な対応の仕方になりますので、御社の店舗事情に見合った措置を柔軟に採られるべきといえます。

投稿日:2023/11/14 23:24 ID:QA-0132854

相談者より

ご丁寧にありがとうございます。
ご教示いただいた内容を基に弊社に合った細かいルール決めをしていきたいと思います。

投稿日:2023/11/15 15:02 ID:QA-0132878大変参考になった

回答が参考になった 0

人事会員からの回答

オフィスみらいさん
大阪府/その他業種

申請を失念する場合も想定の範囲内と捉えれば、難しく考える必要もありません。

原則は事前申告制としておき、申告の失念等一定の理由があれば特例として事後申告も認めるとしておけば、柔軟な対応が可能になります。

必要な残業に対しては正当に評価し、適正な賃金を支払うべきであって、事前申告がなければ残業代を支払わないと固執することには合理性も感じられず、労基法第24条(全額払いの原則)に抵触する可能性も否定できません。

現場の責任者と調整したうえで、柔軟な対応を心がける必要があるでしょう。

投稿日:2023/11/15 08:48 ID:QA-0132856

相談者より

おっしゃる通り、柔軟に対応できるよう従業員に不利とならないようにルール決めをしていきたいと思います。
ありがとうございました。

投稿日:2023/11/15 15:04 ID:QA-0132880大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

人事管理

誰が残業命令を出して、誰が勤怠を確認するのか、責任を明確にして下さい。
残業命令や許可のない残業は認められませんので、自主残業や能率の停滞などの問題があれば、業務そのものの問題点を確認しなければなりません。その根本を置いての承認方法は本末転倒だといえます。
申請=承認が実態だとしても、承認した以上は会社の責任です。本来は必要性を判断するのが管理職の責任ですが、現実的にそこまでチェックできないようであれば、申請を認めた以上、給与支払いは必須です。
一方申請をせずに残業した場合は、本来は服務違反のはずです。貴社就業規則で規定されておられると思いますので、会社のため、仕事のためであっても、申請漏れ自体はだめなことである旨を全社で徹底する必要があります。
残業を黙認しておきながら残業代を付けないのは、そうした常態化を放置した会社の責任なので給与不払いになる可能性があります。

投稿日:2023/11/15 10:45 ID:QA-0132866

相談者より

業務命令及び承認共に現場管理者となりますので、承認の判断をしたうえで残業の可否を決めてもらうようにルールを細かく設定していきたいと思います。
ご丁寧にありがとうございました。

投稿日:2023/11/15 15:08 ID:QA-0132881大変参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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