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入社書類の電子化について

お世話になっております。

現在、入社書類（誓約書、マイナンバー確認、通勤費申請、振込口座確認など）を対面式で書類に記載をしてもらう方法で、情報を取得しております。

今後、某経理システムのオプションで使用できる「ワークフローシステム（承認ワークフロー）」を使用して、本人に各情報の入力、写真の提出をしてもらおうとしておるのですが、なにか注意事項はありますでしょうか？
※人事系クラウドツールではありません。

そもそもこういった人事関係で取得する個人情報を
電子化していいものか悩んでおります。

ご助言頂ければ幸いです。

投稿日：2023/03/14 14:53　ID：QA-0124934

中途採用

るるるのるさん: 東京都／放送・出版・映像・音響（企業規模 31～50人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

詳細

ご質問の件

ペーパーレス、電子化の流れは止められませんので、
電子化の方向はよろしいかと思います。

注意事項としては、個人情報の漏洩でしょう。
外部から、内部からのセキュリティを確認する必要があります。

投稿日：2023/03/15 12:04　ID：QA-0124972

相談者より

小高　様

ご回答ありがとうございました。

個人情報の漏洩は罰則も設けられ、会社側としてもセンシティブに扱わなければならなですね。委託先（某経理システム会社）のセキュリティ環境もしっかり確認しつつ、電子化を進めたいと思います。

ありがとうございました。

投稿日：2023/03/16 09:52　ID：QA-0125013大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

個人情報

電子化は問題ないですが、担当していない経理部門の人間もアクセスできるような設定にならないように注意して下さい。業務上個人情報を知り得る人間以外を明確に切り分け、アクセス禁止にする措置が欠かせません。

投稿日：2023/03/15 14:15　ID：QA-0124991

相談者より

増沢　様

ご回答ありがとうございました。

おっしゃる通り、新しいシステムになりますので承認者や閲覧権限などしっかり確認し、関係外の社員には一切閲覧できないことを確認しながら電子化を進めたいと思います。

投稿日：2023/03/16 09:53　ID：QA-0125014大変参考になった

回答が参考になった 0件

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