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応募者の履歴書について

一次面接を通過し、二次面接の日程を調整しました。
二次面接は面接官が３名になります。
応募者の方から履歴書をいただきましたが、
1通しかないためコピーをとって面接官全員に渡そうと思っているんですが、問題ないですよね？
それともコピーは取らず、事前に回覧してもらった方が良いのでしょうか？
個人情報なので、コピーを何部も取るのが少し怖いです。

採用の初心者なので、回答をいただけると嬉しいです。

投稿日：2018/02/06 17:00　ID：QA-0074749

中途採用

おもっとさん: 東京都／通信（企業規模 11～30人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答5件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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優先順位

面接官が複数で臨むのは一般的なことですので、その際履歴書類をコピーする例も当然あります。個人情報は濫用することが禁じられているだけで、一切触れてはならないものではありません。選考においては最も重要な材料ですので、じっくり関係者が検分する必要があります。
ただ取扱いにはもちろん注意し、選考時にはメールなどで送ったり、回覧したりせず、直接面と向かう会議室内で共有するなどであれば、選考終了後回収して廃棄対応可能です。
選考という主旨と、取り扱いという手段には明確に順位がありますので、まず主旨を達成することを優先し、安全に取り扱って下さい。

投稿日：2018/02/06 17:51　ID：QA-0074751

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

森　謙太郎: 株式会社パフォーミア・ジャパン　代表取締役

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取り扱いに気をつけてください

社内の面接官同士で共有するのであれば、コピーをしても、外部に漏れずに管理できれば大丈夫です。面接の後に、コピーはシュレッダーなどで破棄するのであれば全く問題ないです。

個人情報は外部に漏洩したら大問題になりますので、その点での取り扱いには気をつけてください。

どうしても心配であれば、貴方様が考えているように、事前に回覧という形をとればいいと思います。

投稿日：2018/02/06 20:11　ID：QA-0074753

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プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、履歴書も当然ですが重要な個人情報が記載された文書になりますので、個人情報保護法に基づいて正当な利用目的からの逸脱や情報漏洩等が生じないようきちんと管理されることが必要です。

しかしながら、逆に言えば、面接官が選考の為に履歴書のコピーを閲覧するという行為自体特に問題があるとはいえません。

重要な点は、コピー・回覧のいずれに限らず、持ち帰りや紛失等といった事態が発生しないよう取扱いを厳重にされることといえます。また、仮にどのような方法を取られましても、100パーセント漏洩のリスクをなくすことは事実上不可能ですので、面接官への事前研修等においてしっかりと注意を促されるべきといえます。

投稿日：2018/02/06 20:35　ID：QA-0074755

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プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

採用の為の個人データの取扱い

▼ 採用関係者全員にコピー配布することに問題はありません。この段階で、オリジナル一通の回し読みなど過剰反応もよい処です。但し、採用関係者以外に配布するのは不適切です。
▼ 採用となれば、原本だけは人事関係情報として保管しますが、不採用となった場合は、相手側が希望すれば、返却し、さもなくば、確実に破棄、削除することが必要です。コピーは、採用、不採用に関わらず、選考終了後、廃棄します。
▼ 因みに、一寸長ったらしい書面名ですが、厚労省「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」「五の四」で次の様に指導されています。
※ ＜利用目的達成後の個人データの返却又は提供先における破棄若しくは削除が適切かつ確実になされること＞

投稿日：2018/02/07 10:46　ID：QA-0074761

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

山本　真奈美: インクレセント　代表

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適切な取り扱いをすれば問題なし

応募者が採用のために送る履歴書は、個人情報保護法上では単なる個人情報という位置づけではなく”要配慮個人情報”に該当する可能性があります。管理方法は通常の個人情報と同様で問題はありませんが、万が一漏洩した際のリスクが高い情報となります。

今回のご質問にある「複数枚のコピー」は、面接官のみに対して配布し、審査のために必要な行為であれば全く問題はありません。面接官以外の目に触れないような管理をすることは当然のことですし、面接終了後はコピーを面接官から回収すれば、漏洩リスクは低減します。
その方が採用された場合は社員情報として適切な管理のもと、保管すればよいのです。不採用となった場合は、社内で管理することなくご本人に返却するか、事前に返却しない旨を提示しているあれば、適切な廃棄（シュレッダー等）を行ってください。

今後の採用時に検討いただきたいことなのですが、応募時に「応募の個人情報取り扱いについて（同意書）※」などで、履歴書を含めた個人情報の取扱いについて同意を得ておけば、後々問題になることはありません。

以上
※同意書のフォーマット等はご相談ください。

投稿日：2018/02/08 11:15　ID：QA-0074777

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回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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