【マイナンバー】本人確認書類回収時の費用負担について

いつも大変参考にさせて頂いております。
表題についてご質問させてください。

弊社では今マイナンバーを回収しているのですが、従業員より下記の通り問い合わせがありました。
「本人確認用の書類として住民票を提出するつもりだが、
それにこちら側が費用や休日の時間を負担するのは納得がいかない。
会社側の要求なのだから、会社側でせめて費用ぐらいは負担されないのか。
従業員に負担を強いるのは一般的にいかがなものなのか。」

これに対しては、会社側で費用を負担する予定はなく、その旨回答しようとは考えているのですが
回答の仕方として問題がないか、ご意見頂けますでしょうか。

■回答しようと考えている内容
・前提として、この類の費用(住民票取得等)についてはいずれが負担するかは任意とされている事。
・会社都合のものであれば費用負担も検討可能であったが、本件について「会社側の要求」というのは誤りであり、会社都合ではない事。
 ⇒あくまでも会社側は従業員の各保険等の事務手続きの代行者という立場であり、事務手続きの遂行は本人側の利益のためである事からそのように判断。
・マイナンバーの本人確認については企業側の義務である事

認識に誤りがあればもちろんご指摘頂きたいのですが
どうもしっくりとくる回答が思い浮かばず、回答の仕方についてもあわせて助言頂けますと幸甚に存じます。
乱文にて大変恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

投稿日:2015/12/16 15:14 ID:QA-0064551

nbty269さん
東京都/住宅・インテリア(企業規模 31~50人)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

本人確認としては、免許証かパスポート等顔写真のあるものでれば、1点で済みますし、これらがなければ、健康保険証と年金手帳の組み合わせであれば、取得費用と時間はかかりません。

会社が費用負担するというきまりはありませんので、本人が費用負担するのが納得いかないのであれば、上記のものを提出するよう促してはいかがでしょうか?

投稿日:2015/12/16 16:19 ID:QA-0064556

相談者より

ご回答ありがとうございました。
今回は表題にも記した通り、「本人確認書類の取得費用負担について」であり、あいにく知りたいポイントから外れてしまっていたためこのような評価とさせて頂きました。ご了承ください。

投稿日:2015/12/18 09:10 ID:QA-0064582あまり参考にならなかった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

藤田 敏克
藤田 敏克
社会保険労務士法人SRグループ 代表

従業員の本人確認について

まず、従業員の本人確認について、既に勤務している既存社員について本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認める場合には、本人確認書類を省略することが認められています。事務処理上の負荷も考えますと既存社員の本人確認書類の提出については全社的に省略することが現実的と考えます。

内閣府Q&A 4-3-4
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq4.html#q4-3-4

また、新入社員については回答案として検討されているとおり、手続き書類にマイナンバーが必要であり、その本人確認を行うことは会社が求めていることではなく法令で定められた義務であることを説明する必要があります。
これらの疑問やマイナンバーを提出したくないなどのケースも今後想定されますので、会社の義務として定められている取り扱い事務担当者の教育、及び社員の理解を深める社員教育を実施することが重要となります。

投稿日:2015/12/16 23:45 ID:QA-0064559

相談者より

ご回答ありがとうございました。
今回は表題にも記した通り、「本人確認書類の取得費用負担について」であり、あいにく知りたいポイントから外れてしまっていたためこのような評価とさせて頂きました。ご了承ください。

投稿日:2015/12/18 09:11 ID:QA-0064583あまり参考にならなかった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、マイナンバー取得に関する手続については、会社都合で実施しているものではございません。法律上、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する事が義務付けられていますので、法令遵守の為に実施されるものになります。
それ故、住民票の取得費用まで会社が負担する義務はないものといえるでしょう。

ちなみに、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ないとされています。従いまして、本人がどうしても提出を拒む場合ですと、個人番号利用事務実施者である税務署や年金事務所等にご確認されることをお勧めいたします。

投稿日:2015/12/17 18:01 ID:QA-0064578

相談者より

取得費用負担の件について明確にご回答頂き、ありがとうございました。
知りたいポイントがおさえられており非常に助かりました。

投稿日:2015/12/18 09:08 ID:QA-0064581大変参考になった

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