育児休業給付金の同意書
従業員の育児休業給付金を申請するにあたり、「記載内容に関する確認書・申請等に関する同意書」を提出してもらいます。
この「記載内容に関する確認書・申請等に関する同意書」について、紙ではなく電子でやりとりできればと考えております。
そこでいくつか教えていただきたいことがあります。
①内容を満たしていれば任意の書式でも問題ないでしょうか。
電子契約システムを使って、チェックをつけてもらうようにするため
多少変わってしまう部分がありそうです。
②従業員の氏名は自署でなければいけないでしょうか。
電子契約システムを使って、入力してもらいたいと考えています。
出力や保存は問題ないのですが…
よろしくお願いいたします。
投稿日：2025/09/26 17:51 ID：QA-0158756
- papamiさん
- 東京都／販売・小売（企業規模 301～500人）
この相談に関連するQ&A
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
ご回答申し上げます。
ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
1. 書式の任意性について
法令上の定型書式はありません。
厚生労働省やハローワークが提供する参考様式はありますが、提出必須ではなく、会社で作成した任意様式でも要件を満たしていれば問題ありません。
したがって、電子契約システム上でチェック欄を設ける形にしても差し支えありません。
ただし、「本人が内容を確認し同意した」ことが客観的に確認できる形式であることが重要です。
2. 自署の要否について
ハローワークに提出するのは、会社が取りまとめた申請書類であり、従業員の「同意書」そのものを提出するわけではありません（会社保管用）。
よって、同意書の署名については 必ずしも自署（手書きサイン）である必要はなく、入力やチェックボックスでも問題ありません。
電子契約システムを使って本人確認ができる状態で入力・承認してもらえれば、有効と扱えます。
3. 実務上の留意点
保存義務
ハローワークからの確認が入った場合に備え、電子データを適切に保存できるようにしておくこと。
改ざん防止性
ExcelやWordに直接入力させる形だと改ざんの恐れが残るため、電子契約システムやタイムスタンプ付きのフォーム（クラウドサイン・DocuSign・ジョブカン電子申請等）を利用する方が望ましいです。
社内規程との整合性
社内で「申請は紙に限る」といった定めがある場合は、就業規則・育児介護休業規程の改定や申請手続規程の整備をしておくと安心です。
まとめ
（１） 書式は任意であり、電子契約システムで作成しても問題ない。
（２） 自署は必須ではなく、本人が入力・チェックしたと客観的に確認できる仕組みであれば有効。
（３） 電子化する際は「保存」「改ざん防止」「社内規程整備」を押さえておくとよい。
以上です。よろしくお願いいたします。
投稿日：2025/09/26 19:41 ID：QA-0158770
相談者より
大変詳しく教えてくださり、ありがとうございました。
投稿日：2025/09/29 08:54 ID：QA-0158801大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
ご質問の件
１．内容を網羅していれば、任意書式でも問題はありません。
２．できれば、署名が望ましいですが、社内の電子契約システムで、
間違いなく本人が入力したことが明確であれば、問題はないでしょう。
ハローワークに提出するものではありませんので。
投稿日：2025/09/26 19:50 ID：QA-0158772
相談者より
ご回答ありがとうございました。
投稿日：2025/09/29 08:55 ID：QA-0158802参考になった
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、１につきましては、法令上で定まった様式ではございませんので、可能です。
２につきましては、電子媒体の利用であっても本人が間違いなく記載されていれば問題ないものといえるでしょう。
投稿日：2025/09/26 21:58 ID：QA-0158777
相談者より
ご回答ありがとうございました。
投稿日：2025/09/29 08:55 ID：QA-0158804参考になった
プロフェッショナルからの回答
回答いたします
ご質問について、回答いたします。
必要事項が網羅されているのであれば、任意の書式でも問題はありません。
電子契約システムを利用して、従業員本人がそのシステム上で氏名を入力し、
チェックボックス等で内容の確認と同意の意思表示を完了させた履歴が残る
のであれば、本人の意思確認ができていると一般的には見なされます。
よって、自署は必須ではありません。
投稿日：2025/09/27 08:33 ID：QA-0158782
相談者より
ご回答ありがとうございました。
投稿日：2025/09/29 08:55 ID：QA-0158803参考になった
回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。
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