保管期限を過ぎた場合の従業員情報の証明について
表題の件で投稿させていただきます。
従業員情報（労働者名簿・賃金台帳etc）は3年間保管しなければならない事は承知しているのですが、
保管期間を過ぎた従業員情報は一切無くなっても良いのでしょうか？
というのも、7年程前に導入した人事システムにて、現在は従業員管理・給与計算を行っておりますが、
それ以前に退職された方々の情報については、旧システムで管理しております。
（管理というより、ただ残っているという表現が正しいのですが。。。）
この度、旧システムのサービス停止が決まり、旧システムに残っている7年以上前に退職された方々の従業員データを、
未来永劫保管しておく必要があるのかどうか分からず投稿させていただきました。
過去の人事担当に確認すると、旧システムから新システムに移行する時、都合により退職者の情報が移行出来なかったようです。
ただ、旧システムを使って何かをすることは、ここ数年の間では1度もありませんでした。
極論を言ってしまうと、旧システムでしか情報を持っていない退職者は、
今後弊社で勤続していた証明が一切出来なくなるという事は問題ないのでしょうか？
以上、ご教授の程よろしくお願いいたします。
投稿日：2011/12/20 09:33 ID：QA-0047488
- JOYさん
- 愛知県／その他業種（企業規模 51～100人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
- この回答者の情報は非公開になりました
保管期限を過ぎた従業員データの保管について
法的には求められていない人事情報の保管をどうするかは会社の経営判断になると思います。何らかの必要性があるのであれば、紙媒体で残されてはいかがでしょうか。システムのほうは実在者及び退職３年以内の者とすればよいでしょう。
投稿日：2011/12/20 10:01 ID：QA-0047491
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
御相談の件ですが、法的義務が無い以上判断は各企業の任意に委ねられるものといえます。
7年以上も前に退職された方から証明を求められるといった事は現実問題としましてまず起こりえないものといえるでしょう。退職金の請求に関する時効も5年とされていますし、問題になるとすれば旧システムからの情報流出といったリスクの方が高いかもしれません。それ故、トラブルになりそうな特段の事情が無い限り通常の情報等に関しましては処分しても差し支えないでしょうが、ご心配であれば債務不履行の時効である10年を目途に保管しておくというのも一つの考え方といえます。
投稿日：2011/12/20 10:01 ID：QA-0047492
相談者より
早々のご回答ありがとうございます！
追加質問で恐縮ですが、例えばもし問い合わせがあった場合（年金データ照合依頼等）、「保管期限を過ぎているので分かりかねます」の返答はまかり通るのでしょうか？
投稿日：2011/12/20 10:11 ID：QA-0047493大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
再度お答えいたします
こちらこそご返事頂き感謝しております。
再度御質問の件ですが、保管期限を過ぎて処分したものについてはそのように答えるしかございません。法的義務が無い以上通常問題はないものといえます。但し、記録が残っているにも関わらず嘘をついて開示しないといった非協力的な対応は当然ながら避けなければいけません。
投稿日：2011/12/20 11:15 ID：QA-0047496
相談者より
ご丁寧にお教えいただき大変感謝します。
今回の不明だった部分が理解でき、大変参考になりました。
どうもありがとうございました。
投稿日：2011/12/20 11:44 ID：QA-0047498大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
法律を超える義務はなし
どのような問い合わせかによりますが、法的に決まっている情報保存義務を超えての対応が必要という事態は考えられません。当然ペナルティも無いことになります。ゆえにそういった事態において、御社には証明する義務が存在しないと言えるでしょう。
投稿日：2011/12/23 11:25 ID：QA-0047567
相談者より
ありがとうございました！
非常に参考になりました。
投稿日：2011/12/26 08:55 ID：QA-0047584大変参考になった
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