退職した人からの在職証明書依頼

ご回答申し上げます。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。

１．結論
「在職証明書（在職中であることを証明するもの）」は発行できません。
ただし、「在籍期間証明書（在籍していたことを証明するもの）」として内容を調整すれば、対応可能です。
発行義務は法律上ありませんが、退職者本人の申請で、本人確認が取れ、適切な内容に調整することで任意で対応することは可能です。

２．詳細解説
（１） 「在職証明書」の性質と適用範囲
「在職証明書」は、現在も在籍している従業員について、職種・雇用形態・勤務先住所などを記載して会社が証明するものです。
したがって、既に退職した方については、その様式（＝在職中であることが前提）での証明は事実と異なるため、発行不可が正当な対応です。

（２） 代替対応：「在籍証明書」「就労証明書」
内容を調整して、たとえば以下のような文面であれば問題ありません：
　 ○○殿は、当社において以下の期間在籍していたことを証明します。
　 ・氏名：○○○○
　 ・在籍期間：20XX年X月X日 ～ 20XX年X月X日
　 ・所属部署／職種：○○部／○○職（任意）
　 ※本証明書は、在籍期間を証明するものであり、現在の在職を示すものではありません。
申請者が求める「省庁指定様式」が在職者前提の文言・タイトルであれば、そのまま使用するのは不可であり、「書式を変えて対応可能な範囲で出す」というスタンスが望ましいです。
（３） 退職後の住所について
退職後に会社が住所変更の情報を取得していなかった場合、新住所の正確性を会社が保証することはできません。
そのため、証明書に新住所を記載しない／本人が記載した欄はそのまま使用して会社は署名押印のみ行うなど、発行責任の範囲を明確にする運用が適切です。

３．発行義務の有無
法律上、「退職者に在籍証明を出さなければならない」という明文の義務はありません。
ただし、社会保険・年金・公的手続きなどに関わる正当な目的がある場合、実務的には本人確認が取れたうえで任意に発行する企業が多いのが実情です。
拒否も可能ですが、本人に不利益が生じる可能性が高い場合（省庁の申請に関わるなど）、合理的な範囲で協力する方が望ましい対応とされます。

４．対応案
依頼者に対して下記のように説明できます：
《文案例》
ご依頼いただきました「在職証明書」につきまして、当社ではすでに退職されている方について「在職証明書（在職中を前提とした証明）」の発行は致しかねます。
ただし、在籍期間を証明する「在籍証明書」等であれば、発行可能です。
また、新住所については当社で管理していた時期の情報ではないため、記載は控えさせていただきます。

以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日：2025/06/02 15:04　ID：QA-0153383

相談者より

お世話になります。
詳細なご回答ありがとうございました。
ご本人様に改めて連絡してみます。

投稿日：2025/06/03 11:07　ID：QA-0153477大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、当然ながら虚偽の証明等は厳禁ですし、対応は不要です。

但し、当人が過去に在籍されていた事の証明と勘違いされているかもしれませんので、念の為連絡にて確認される事をお勧めいたします。

投稿日：2025/06/02 15:51　ID：QA-0153391

相談者より

お世話になります。
ありがとうございます。
ご本人様に改めてご連絡してみます。

投稿日：2025/06/03 11:08　ID：QA-0153478大変参考になった

ご質問の件

退職証明書は、労基法２２条により、発行義務がありますが、

在籍証明書は、在籍しておりませんので、発行義務はありません。

投稿日：2025/06/02 15:57　ID：QA-0153394

回答いたします

ご質問について、回答いたします。

在職証明書の内容が、証明日時点の在籍を証明するものであれば、
発行できません。ご記載の通り、在籍していない為です。
在籍していないので、発行不可と、発行をお断りください。

なお、在籍期間証明書であれば、発行していただくのが宜しい話ですが、
記載住所については、会社が確認している退職日時点の住所とし、
注意書き等で、退職日時点の住所を記載と書くのが適切です。

投稿日：2025/06/02 16:08　ID：QA-0153397

対応

法律の専門ではありませんので、必ず弁護士などに法的根拠はご確認願います。
在職証明書発行は義務ではなく、善意という認識なので、貴社ができる証明内容まで提示してあげてはいかがでしょう。

当然ですが証明できない事項に責任など負えませんので、会社が責任を取れる事項のみとなります。

投稿日：2025/06/02 17:23　ID：QA-0153411

そんな義務はありません。

すでに退職し、在籍していないわけですから、在籍を証明することは物理的に不可能です。

単に在籍期間の証明が欲しいということであれば、そこは御社の判断で差し支えはございませんが、ただし、住所は在籍当時の住所を記載すればよく、新住所での記載を求められても応じる義務はありません。

投稿日：2025/06/03 06:27　ID：QA-0153436

相談者より

ありがとうございます。当たり前のように出してほしいと言ってこられたのでモヤモヤしていました。

投稿日：2025/06/03 11:05　ID：QA-0153476大変参考になった