面接担当者全体への採用試験応募者の個人情報共有

新卒採用での、応募者の履歴書情報の共有についてご相談です。

弊社では面接実施は人事部門ではなく、一次二次が現場の管理職、最終面接は役員と社長が担当しています。人事は面接の場にはおりますが、面接アシスタント的な役割です。

面接担当の管理職は複数人が現場のスケジュールを勘案して持ち回りで担当しており、面接の予定が入っても、現場の状況によっては急遽変更になることもあります。
そのような状況であることから、現在は履歴書を面接当日の朝に担当管理職に開示しており、管理職からはもっと早く見せてくれないと困ると、かねてから苦情が上がっています。

そこで教えていただきたいのですが、面接を担当する可能性のある管理職全員と人事部門だけが見られるような権限を設定したフォルダを作り、筆記試験合格後から履歴書を格納し、不合格ないし面接辞退となるまでそこで共有するというのは個人情報保護の点から見て可能でしょうか。

なお、該当フォルダの履歴書には番号や記号を振るなどして、面接担当者のスケジュールに予定を入れる際はその番号や記号を記載することで、応募者の氏名が人事・管理職以外の社員に分からない形で誰の面接なのかを確認できるようにすることを考えています。

投稿日：2024/04/19 21:36　ID：QA-0137806