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残業手当の返還について

経営者から「マイナンバーカードの作成支援が受けられるようだから、希望者を募るように」との指示がありました。その時には「場所を提供するだけなので残業手当を付けないように。他の方は休みを利用して作成しているのだから」という話は一切ありませんでした。
残業申請を3名でチェックしているのですが、申請で上がってきた「マイナンバーカードの作成時間」をそのまま残業時間で通してしまい、残業手当として支払いを行いました。(1月給与にて)
その後3月中旬から4月にかけて、「マイナンバーカード作成をした者に残業手当を支払っているか。支払えない。」との確認が経営層からありました。作成時にはそのような指示がなかったため、該当者には非がないと思うのですが、残業手当の返還を求めるのは正当なのでしょうか?「支払えない」と言われたため、残業申請をチェックしている私を含め2名は、3月分の残業時間のうち該当する時間をサービス残業としています。

投稿日:2024/04/08 15:26 ID:QA-0137370

zyxさん
宮城県/その他業種(企業規模 101~300人)

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

以下のことを整理、チェックしてください。
・業務命令あるいは強制でなければ、残業とはなりません。
・残業申請をチェックしている3名はなぜ通してしまったのか。
・経営層からのマイナンバーカード作成をした者に残業手当を支払っているか。支払えない。
 との確認はなぜ、3月中旬から4月にかけてあったのか。その背景。

会社もはじめに従業員、上司あるいは残業申請チェック者に徹底周知しておくべきだったでしょう。

投稿日:2024/04/08 18:44 ID:QA-0137382

相談者より

ご多忙の折、ご回答を頂きましてありがとうございます。
ご指摘を頂きました3点を整理すると
〇業務命令・強制ではないため、「残業ではない」
〇業務命令・強制ではない、と言う認識が第一チェック者にあった。第二チェック・第三チェックの立場の者がなぜ通したのか?は不明。(どちらも経理業務を兼務しており、経理業務の締切を同時に行っているため、チェック機能が甘くなった。)
〇経営層からの確認の背景は不明。

経営層の傾向をふまえ、今後は第三チェック者(責任的立場にあるもの)が指示があった際に確認を行うことといたしました。

投稿日:2024/04/09 09:01 ID:QA-0137392大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、マイナンバーカードの作成は明らかに個人的な事柄であって会社業務とは異なるものといえます。

従いまして、会社が強制指示で職場で作成をさせていれば別ですが、単に希望者を募って作成された場合ですと、そもそも残業(労働時間)とは認められませんので、経営層の言われる通り残業代を支払われる義務はないものといえます。

その時に経営層から残業代無の説明が無かったという事ですが、業務外の事柄で任意参加の行事等で賃金支払義務が無い事は人事担当者であれば当然に知っておかねばならない事ですし、少なくとも安易に残業と判断されずその時点で経営層に確認されておくべきであったといえます。

対応としましては、対象の従業員に対し確認不足の旨陳謝された上で、返還が必要の説明をされるべきといえるでしょう。

投稿日:2024/04/09 18:41 ID:QA-0137420

相談者より

ご多忙の折、ご回答をいただきましてありがとうございます。
今回の件に関しては、チェック者のうち上位者の者が該当者へ陳謝し、再発防止策としては経営層からの指示があった際は担当者間で情報を共有し、疑問等があった場合は上位者が照会をあげ、下位者に指示をするという流れを徹底することといたしました。

投稿日:2024/04/10 11:04 ID:QA-0137447大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

残業

残業はすべて社命で行うものであり、勝手に社員が残業することは認められません。マイナンバーカード業務が社命であれば残業、単なる告知ならサービス残業となりますが、いずれにしても社員が勝手に残業できる環境はガバナンス上認めるべきではないでしょう。黙認していたとすれば、その管理者の管理責任が問われます。

投稿日:2024/04/10 11:42 ID:QA-0137458

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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