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履歴書の扱いについて

社員採用選考にあたり、稟申システムを利用しています。
人事課が稟申書を作成すると、決まったルートで決裁者を巡回します。このとき履歴書をPDF化したものを付属資料として添付しています。

採用の稟申書の内容が閲覧できるのは、人事課と決裁ルートにある人物(部長、役員など)のみですが、決裁が終わると、システムを運用管理する部署でも閲覧可能な状態となります(決裁番号等をつけるため)。そのほかの部署は閲覧はできません。

稟申書は、採用選考のみに用い、それ以外の用途では用いてはいけない、厳重管理しトップシークレットの扱いとすべきものだと考えますが、採用選考が終わったのならば、履歴書は稟申システム上からもファイルを削除するべきだと考えますがどうでしょうか。

それ以前に、採用担当以外の人物が稟申書を閲覧できること自体がおかしいと考えますがいかがでしょうか。

稟申システムを利用することは結構ですが、履歴書PDFは添付しない、決裁者には別途紙面で閲覧してもらう、とするのが正しいように思いますが、どうでしょうか。

よろしくおねがいします。

投稿日:2021/10/26 17:04 ID:QA-0109072

w_hさん
静岡県/化学

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

個人情報

履歴書のようなきわめてデリケートな社員情報はトップシークレットです。採用に関係ない人物がアクセスできること自体が深刻な個人情報の不適性取扱いとなると思います。ただちに履歴書回覧は停止し、個人宛メールまたは現物送付など、個人情報を適性に取り扱う手段に切り替えて下さい。個人情報取扱い責任者の責任にもなりますので、必ず交えて取扱いを見当して下さい。
名目上の責任者でも、現状が発覚すれば重い責任となるでしょう。選考後の破棄も絶対条件です。

投稿日:2021/10/27 09:51 ID:QA-0109096

相談者より

とても参考になりました。ありがとうございます。

投稿日:2021/11/08 11:57 ID:QA-0109500大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

部署内で履歴書を閲覧できる正当な理由があるかどうかです。

理由もなく、閲覧出来てしまっている状態ということでしたら、ずさんな個人情報管理ということになりますので、必要最低限以外閲覧できないようにする必要があります。

投稿日:2021/10/27 10:32 ID:QA-0109099

相談者より

とても参考になりました。ありがとうございます。

投稿日:2021/11/08 11:57 ID:QA-0109501大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、ご認識の通り、履歴書の閲覧は当然ながら個人情報保護の観点から採用担当者のみに限定される必要がございます。

従いまして、対応としましては、履歴書を別途文書で閲覧させるか、或いは採用担当者のみがファイルを確認出来るシステムへ変更されるかいずれかの対応が求められるものといえます。

尚、稟申書については社内決済の手法に過ぎませんので、部外者が閲覧されるとしましても法的な問題を問われる事は通常ないものといえます。

投稿日:2021/10/27 14:00 ID:QA-0109110

相談者より

とても参考になりました。ありがとうございます。

投稿日:2021/11/08 11:57 ID:QA-0109502大変参考になった

回答が参考になった 0

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