採用時の履歴書の保管について

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、労働基準法第109条により、労働関係に関する重要な書類は三年間保存しなければならないとされています。そして、同法施行規則第56条により、起算日に関しまして雇入れ又は退職に関する書類については労働者の退職又は死亡の日と定められています。

従いまして、入社年度毎ではなく、現・退職者共に、退職日毎に3年保管される事が求められます。この点さえ守っていれば、保管分類の仕方等については御社の事務事情に合わせて決められる事で差し支えございません。

また、労働関係に関する重要な書類の保存につきましては、データベースでの保存が行政通達上で認められています（平成17.03.31基発第0331014号）ので、必要時にすぐ出力し印刷出来るようにされていればデータ保管で差し支えございません。

投稿日：2015/12/03 22:55　ID：QA-0064379

相談者より

ご教示頂き、ありがとうございました。

投稿日：2015/12/04 14:04　ID：QA-0064388大変参考になった

社員番号をキーに保管場所管理すれば、左程手間もかからないのでは・・・

保管日の起算は、雇用関係が終了した時点ですが、企業では、通常、社員に一定のルールで、社員番号（今、話題のマイナンバーのようなもので、雇用期間を通じて変わることはない）が付与され、データ管理されている筈なので、退職者分を取り出し、別コードの保管用ボックス（勿論、識別コードに類するものが付けられている筈）へ転収納するのは、左程難しいことではないく、手間もかからない思いますが、如何がでしょうか。

投稿日：2015/12/04 10:29　ID：QA-0064380

データ管理

統計的なものではありませんが、データ管理は主流になっているように思います。したがいまして履歴書をデータ化して管理すれば、退職者を在勤者と区別するのは簡単ですので、問題はなくなるかと思います。

投稿日：2015/12/07 21:10　ID：QA-0064428

法律の問題を検討すると同時に、人事管理上の問題も検討する必要があります

元人事部長からのアドバイスです。

データのみで履歴書を保管するということは法律上問題ありませんが、人事管理上では、原紙保管は必要かと思います。つまり、データ化したので、オリジナルを破棄するのはおやめください。

オリジナルはデータベースとの照合書類として保管は必要です。データ入力の間違いがあった場合、履歴書との照合になります。データ化がどこまでの範囲かは不明ですが、転職の動機などまではデータ化していないかと思います。

オリジナルの履歴書は、段ボールに入れるのは構いませんが、個人情報でも重要なデータですので、鍵がかかる書庫などで管理する、また、閲覧権、管理権も限定されて管理されている必要があります。
オリジナルを管理する場合は、年度順よりも氏名順が管理しやすいと思います。

投稿日：2015/12/11 11:51　ID：QA-0064481