上司への質問・相談・報告

上司への対応方法

ご相談を拝見し、ご連絡差し上げます。

お書きいただいている内容から、貴社上司の方とのやりとりに関する状況はよく理解できます。
ただ、上司への対応のポイントが、少しずれており、そこを補正すればうまくいくようになると思われます。

まず確認すべきことは、「質問・相談・報告する側が怒られたかのような状態になる」「『●●の締切で時間がないので後にしてほしい』といわれる…」というようなことは、多分に感情の問題であり、業務上の理屈の問題ではないということです。

したがって、感情に問題を抱えている相手（※上司に限らず）に対しては、理屈（例えば、「○○だから、この件は急いで決済して欲しい」とか）で対応したのではNGで、感情の問題を除去または緩和するように対処する必要があります。

例えば、その上司の忙しい状況や業務内容を、日頃から詳細に共有するように配慮するとか、時間のあるときに、業務以外の内容でのコミュニケーションを豊富化するようにするとか…。
したがって、書かれている、「私の所属する統括部門の一番上の上司には、半年に1回ほど面談があり、このような状況を報告しており…」というようなことは、感情への対処としては全く逆効果で、こじれるばかりでしょう。

ご参考まで。

投稿日：2010/10/18 09:53　ID：QA-0023393

相談者より

投稿日：2010/10/18 09:53　ID：QA-0041442参考になった

根本的な対策を

もちろん職場でのコミュニケーションの問題は、多かれ少なかれ感情の問題が絡んでいるので、仕事外も含めて人間関係を良好にする努力が必要になります。

また質問の仕方も、上司の方がイエス・ノーで答えられるようにするなど時間を取ってもらいやすくする工夫も大切です。

しかし文面から読み取れる御社の状況を拝見しますと、上司の方以外の部下の皆さんも含め全体が非常にお忙しい様子で、人数に対して業務量が相対的に多く、圧倒されている感を受けました。

この場合、やはりチーム全体で業務改善の意識を持つことが大切で、その中から具体的に何ができるのかの工夫を創出することが必要でしょう。

その工夫の一例として例えば、一度全員で全体の業務量と処理状況をシェアし、一日の一定の時間例えば午後１時から２時などを相談・報告タイムに決めて、質問・相談・報告をきちんと正式な業務の一部として位置付けることも有益ではないでしょうか。

個人的な感情や報告のテクニックの問題としてだけではなく、全体の体制の問題として捉えて根本的な対策を取ることも考えられたらいかがでしょうか。

その場合チームの全員が当事者意識をもって動くことが大切で、「統括部門の一番上の上司」に何とかしてもらおうということではなく、「このようにさせて頂きたいのですがよろしいでしょうか」という提案型で話を通さないと中々状況の改善は難しいでしょう。

投稿日：2010/10/19 15:09　ID：QA-0023418

相談者より

投稿日：2010/10/19 15:09　ID：QA-0041454参考になった

技術より組織

人事として組織マネジメントに取り組まれる上では、やはりテクニックではなく組織そのものの運営に手を付けなければならないでしょう。
どのような組織であっても定期の打ち合わせは欠かせません。毎日、というのはおそらく現実的ではないでしょうし、１週間での設定、あるいは最初は隔週から取り組まれてはいかがでしょう。

個別案件より、業務遂行手順、要は内部統制にも大きく関係してくる問題です。人事部門であれば、率先して組織運営の模範となるようなコミュニケーションスタイル構築は、重要な職務と考えます。

投稿日：2010/10/19 23:52　ID：QA-0023430