問題社員の業務の引継ぎについて

ご質問の件

問題社員と言っている以上、就業規則に則って、厳しく注意、指導を繰り返すか、それでも改善しない場合には、懲戒処分となります。

一方、辞められても困るとありますが、長年、放置していた会社にも責任の一端はありますので、会社としてもリスクは覚悟した上で、対処する必要があります。

会社の、問題点として、優先順位を整理した上で、さらにこのまま放置して、現状どおりとするのか、改革していくのか、ご判断ください。

文面を拝見する限りでは、メスをいれる必要があると思われます。

投稿日：2021/06/07 12:05　ID：QA-0104216

相談者より

大変参考となるご意見ありがとうございます。仰る通り会社としての優先順位を定め、組織として対処すべきと再認識いたしました。ありがとうございました。

投稿日：2021/06/09 12:28　ID：QA-0104334大変参考になった

決断

会社側が意思確定できていないことが最大の問題ではないでしょうか。そのような問題社員を放置した責任も、管理責任も、すべて会社が負うべきものです。まずは最悪の事態、突然退職となっても現状から推認し得る範囲で業務継続できないかどうかを判断し、（不慮の事故などもあるため不可能とは思えませんが）本人への強い指導を行い、改善ができない・反抗などあれば、直ちに注意し、反省を誓約させるなど会社側が一体となって取り組まなければなりません。
裁判なども覚悟し、決して身勝手な振る舞いを許さない強い経営判断ができれば、改善の道はあります。しかしどこかで無難にと腰が引けるようであれば改善は無理でしょう。

投稿日：2021/06/07 17:51　ID：QA-0104238

相談者より

大変参考となるご意見ありがとうございます。現在に至る状況を作り出したのは会社の責任と認識します。毅然たる態度で臨む以外に解決策はないものと再認識いたしました。

投稿日：2021/06/09 12:30　ID：QA-0104335大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、まさにご指摘の通りの問題点があるものといえます。今となっては内部のみでの対応は困難が予想されますので、経理業務に精通された外部コンサルタントや公認会計士等のサポートを受けられるのはむしろ当然の措置ともいえるでしょう。そうすれば、当人が退職されても恐らく問題は生じないものと思われます。

これを教訓としまして、今後は一社員のみに同じ業務が集中しないよう、人事配置運営の見直しを図られるべきといえます。

投稿日：2021/06/07 22:32　ID：QA-0104246

相談者より

大変参考となるご意見ありがとうございます。会社として業務を一人に集中させてきたツケが回ってきたものと認識いたします。
外部の専門家の協力を受けながら対処する方向で検討したいと思います。

投稿日：2021/06/09 12:32　ID：QA-0104336大変参考になった

ご苦労されているのが、文章からも伝わってまいります。

このような状態を変えるために、「少しでも早く当該社員を現在の業務から外す」ことをご提案します。
短期的には、引継ぎの不備により、問題が発生するでしょうが、それは致し方ないかと思います。

また、経理担当のことですが、経理業務なら、引継ぎが不足していても知識があれば、ある程度何をしているかは把握できるかと思います。

仕訳の処理や、各種帳票、領収書や請求書の管理、過年度の決算申告書などを確認することによってある程度何をしているかはわかります。
これを機会に業務フローの明確化、マニュアル化、ITの導入、効率化も進められるでしょう。
経理業務はそれらの取り組みを推進しやすいので、大きな問題はなく進められるかと考えます。

また、おっしゃる通り、外部のコンサルタントを入れるのも効果的だと考えます。
業務改善という名目で、各担当者にヒアリングするということで、外部のコンサルタントを入れると社内で告知します。
当該経理担当者だけでなく、他の方も普段どのような業務をしているかをヒアリングさせます。
すると、当該経理担当者からもある程度ヒアリングすることができるかと思います。

つまり、経理担当者を異動させるのを目的とするのではなく、会社の間接部門の業務全体の効率化や生産性向上を目的とし、
業務フローの明確化やマニュアル化などの業務改善に取り組めばよいのではないでしょうか？
その一環として、当該経理担当者の異動と引継ぎを命じるのです。

貴社の組織の大きさや、会社の風土などを存じ上げないので、業務改善を行う上での留意点については現時点で申し上げられませんのが恐縮ですが、
下記のようなフローで業務改善を行うことができるかと思います。

①業務改善の必要性と取り組みを行う旨の周知
②間接部門の担当者に、外部専門家がヒアリングを行う旨を周知し、ヒアリングを受ける担当者を選定する
③外部専門家（コンサルタント）によるヒアリング
④間接部門の業務とシステムの明確化
⑤マニュアル化、標準化、一元管理、業務の集約、アウトソーシングなど業務改善施策の検討
⑥施策の決定と実行（この中で人事異動も行う）

ぜひ、参考にしてみてください。

投稿日：2021/06/08 15:00　ID：QA-0104302

相談者より

大変参考となるご意見ありがとうございます。一刻も早く業務を異動させるべきとのご助言、改めて痛切に感じました。具体的な方法論についてもアドバイス頂き、誠にありがとうございました。

投稿日：2021/06/09 12:34　ID：QA-0104337大変参考になった