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社内組織表は従業員に配布可能か？

いつもお世話になっております。
人事異動があるたびに、組織表を更新しているのですが、特に一般従業員へは配布を行っていません。
ただし、部長以上の役職へは、要望があれば配布する形をとっています。
この組織表は、全従業員（パート、派遣も含む）の役職と名前が記載されており、個人情報になるのかが問題になっています。
社内秘ということを徹底していれば、一般従業員に配布することは問題ないでしょうか？
そもそも、名刺を渡している時点で、個人情報の問題もないような気がするのですが、何か問題が起こるのでしょうか？
ご回答の程どうぞよろしくお願いいたします。

投稿日：2015/07/28 14:07　ID：QA-0063146

人事管理

**りんさん: 兵庫県／建設・設備・プラント（企業規模 101～300人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

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ご質問の件

利用目的を特定した上で、組織表を社内に配布することは、業務上必要であれば、
特に問題はありません。

文面にもありますように、社内秘として、社外や第三者には出さないことを徹底しておくことです。

投稿日：2015/07/28 15:04　ID：QA-0063155

相談者より

ご回答ありがとうございました。
社外に出さないことを条件にしたいと思います。

投稿日：2015/07/30 10:12　ID：QA-0063190大変参考になった

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、全従業員の氏名・役職が記載された組織表を全員に配布する必要性の有無で判断されるのが妥当といえます。

通常であれば、現実問題としまして例えばパート社員が他部署の派遣社員の事まで知る必要性はないものと思われますので、敢えて配布される必要性はないというのが私共の見解になります。

投稿日：2015/07/28 22:38　ID：QA-0063160

相談者より

ご回答ありがとうございました。
パートや派遣社員へは配布しないことにします。

投稿日：2015/07/30 10:14　ID：QA-0063191大変参考になった

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

組織変更、人事異動情報は、社内公開しても法に抵触しない

▼ 個人情報保護法では、雇用管理情報の利用目的に関する義務が課されていますが、法では、「可能な限り具体的に特定しなければならない」とし、「利用目的の達成に必要な範囲内か否かをめぐって、事業者と本人との間で争いとならない程度に明確にするものとし、当該争いの発生を未然に防止するためには、あらかじめ労働組合等に通知し、必要に応じて協議を行うことが望ましい」と、利用者側の措置に任せた形になっています。
▼ 組織体としての企業では、組織改編、人事異動（社内配置転換、出向・解出向、昇降格、役職任免、入退社、休復職など）が頻繁に行われて、辞令交付も珍しくありません。その際に使用される個人情報と言えば、氏名・役職などに限られ、且つ、使用目的も、組織・人事に関する情報周知であって、法に触れる要件は含んでいないものと考えます。
▼ 勿論、会社規模によっては、異動者数が膨大になる場合もあり、配布先毎に、情報の種別や範囲を調整することも必要ですが、これらの問題は、必要なら労使協議を含め、御社で、自由にお決めになればよいと思います。

投稿日：2015/07/29 11:15　ID：QA-0063168

相談者より

ご回答ありがとうございました。
範囲を決めて配布したいと思います。

投稿日：2015/07/30 10:23　ID：QA-0063192大変参考になった

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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必要性とリスク

業務に欠かせないものであれば、個人情報といえどもしっかり管理体制を整えての配布は当然合法です。しかし慣例のような、特段の必要性のないスタッフまで配布するのは無意味にリスクを高めますので、その必要性で判断されるのが良いと思います。個人を特定できる組織票ではなく、業務部門と連絡先がシェアできれば十分であるなら、あえて組織表というものを公示する必要は無いと思います。

投稿日：2015/07/29 23:29　ID：QA-0063189

相談者より

ご回答ありがとうございました。
電話を取り次ぐことが多い一般従業員に配布していないため、誰がどの部署にいるのか把握できないとのことで、組織表の配布を希望しているのが理由のひとつです。
今後は特定者のみ配布して、社外や第三者に漏れないように厳重に管理したいと思います。

投稿日：2015/07/30 10:57　ID：QA-0063193大変参考になった

回答が参考になった 1件

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回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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