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契約満了者への交通費返金請求

【状況概要】現在、4月末で契約満了となった従業員に対し、5月分として前払い支給済みの交通費（4月26日〜5月25日分）の全額返金を求めたところ、予想以上に論理的な反論を受け、困惑しております。

【弊社の制度】毎月25日締め・翌月5日支給の給与サイクルで、交通費は1ヶ月分定期代を毎月支給。入社月は後払いですが、2月以降は前払い制として運用しており、入社時研修で説明済みです。

【従業員からの主な反論】
「実際は立替精算制だった。毎月自費で定期券購入後、会社が精算していた」
「定期券は4月15日〜5月14日分を購入しており、会社主張の期間と11日間ズレている」
「給与サイクルでは4月26日〜5月25日分は6月5日支給予定だったが、実際は未支給」
「受け取っていない交通費を返金することは不可能」

【弊社の困惑点】従業員の反論が予想以上に具体的で、特に給与サイクルとの整合性について指摘され、説明に窮しています。確かに従業員は毎月15日頃に自費で定期券を購入していましたが、弊社としては前払い制のつもりでした。

【ご相談したいこと】

このような従業員からの論理的な反論に対し、どのように対応すべきでしょうか？

従業員からは以前の給与明細(インターネットののサイトで会社のパソコンからログインして初めて見ることが出来る仕様です)に交通費の対象期間の明示の確認に加えて、賃金規則や労働規則の明示を求めています。しかし、会社側としては、そういったものは個人情報保護の観点から提示しないというスタンスです。

前払い制と立替精算制の区別が曖昧だった場合の実務的な対処法はどのように行えばいいでしょうか。

給与明細等の客観的証拠の重要性と、証拠が不十分な場合の対応策や、類似トラブルの予防策や、制度設計時の注意点率直に申し上げて、従業員の主張にも一理あるように感じており、どこまで返金を求めるべきか判断に迷っています。皆様のご経験に基づくアドバイスをいただけますと幸いです。

投稿日：2025/06/08 11:26　ID：QA-0153661

報酬・賃金

寧々さん: 福岡県／広告・デザイン・イベント（企業規模 31～50人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答5件

プロフェッショナルからの回答

井上　久: 井上久社会保険労務士・行政書士事務所　代表

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ご回答申し上げます。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。次の通り、ご回答申し上げます。ご相談内容を拝見する限り、従業員の反論には一定の合理性があり、制度運用と実態の乖離、説明・記録の曖昧さ…

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投稿日：2025/06/09 09:45　ID：QA-0153670

相談者より

丁寧にご回答いただき、ありがとうございます。
参考にさせていただきます。

投稿日：2025/06/09 15:37　ID：QA-0153719大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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対応

社員の申立てが正しいのであればそちらに合理性があり、疑義のある交通費返還に問題があるように思います。無理な返還請求はやめて、正しい事実に基づいて対応すべきです。基準をあいまいに…

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投稿日：2025/06/09 11:55　ID：QA-0153691

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プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

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ご質問の件

・従業員さんも感情論というよりは、論理的に意見を言ってますので、会社としては、従業員さんの意見が事実と異なるでしたら、…

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投稿日：2025/06/09 11:59　ID：QA-0153692

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

米倉　徹雄: KIZASHIリスキリング社会保険労務士法人　代表社員

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回答いたします

ご質問について、回答いたします。 4月末で契約満了となる事は、いつ時点で、確定したのでしょうか？ 1ヶ月前の3月末に契約満了がわかっていたならば、会社側から・前払い定期代の支…

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投稿日：2025/06/09 12:17　ID：QA-0153695

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。ご相談の件ですが、まず賃金規則等につきましては、個人情報等に関係するものでもございませんし、従業員に対して当然に周知されていなければなりません。仮に…

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投稿日：2025/06/09 19:00　ID：QA-0153732

回答が参考になった 0件

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