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人事職の在宅勤務について

いつもお世話になっております。
弊社では、新型コロナウイルス感染症対策として、在宅勤務の導入を進めております。
営業職は比較的、在宅勤務をする環境が整っておりますが、
管理部門(人事職)は、昔から紙ベースの仕事が多く、現在、電子化に向けた取り組みは少しずつ進めているものの、とても1日中、自宅で仕事をすることができる状況ではなりません。
現在、時差出勤にて対応はしているものの、会社としては在宅勤務を推奨しています。

人事職柄、個人情報を扱うことも多く、当然ですが業務関連の書類を自宅へ持ち帰ることはできません。
人事職であれば、業界問わず、同じ状況であるかと思いますが、会社によっては全社員出社完全禁止にしたり、管理部門でも在宅勤務をしている企業はあるかと思います。

そこで、人事職で在宅勤務を実施されている企業は、どのような運営によって在宅勤務を可能にしているのでしょうか。
例えば以下のような疑問があります。

・会社に届く請求書はどう処理しているのでしょうか。
 (PDF化ができればよいですが、そのためには誰か出社して対応する必要がある気が…)
・在宅勤務は、情報漏洩の観点から印刷ができません。(万が一、印刷すると会社の部専用のプリンターより出力されます)印刷物はどのようにしているのでしょうか。
 →製本や部厚枚数のホチキス留め機能があるコピー機は自宅には少ないと思います。
・給与・勤怠関係はシステムによりPDF変換やExcel処理可能ですが、稟議書類は、社長や上司に回すために、プリントアウトし押印が必要です。→電子印を利用するのでしょうか。
・上記と似ていますが、事業印(角印ではなく実印等)は、電子印ではありません。人事は役所等に書類を提出する機会も多いかと思います。そのような場合はどのような対応をするのでしょうか。
等、どのようにしたら、通常の業務や効率を維持しつつ在宅勤務を実行することができるのでしょうか。

ぜひ、お伺いできればと思い、ご相談させていただきました。
よろしくお願い致します。

投稿日:2020/03/26 22:36 ID:QA-0091669

珈琲さん
東京都/その他金融

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

隔日毎に在宅・出勤も現実的選択肢

▼日本企業では、大手企業、IT関連企業を別として、在宅勤務に就いては発展途上国ですね。ご相談の事案では、在宅で可能なものと出勤を要するものに大きく区分けして隔日毎に在宅・出勤する様に工夫されては如何ですか・・。

投稿日:2020/03/27 11:48 ID:QA-0091691

相談者より

ご回答ありがとうございます。
在宅のおかげで、今まで見えていなかったもっと効率化できることも増えてきたり、逆にどうやっても在宅では対応できないもの等を知るよい機会になりました。
 まずは、輪番制にしてできることから少しずつ対応する方向で動くことにいたします。

投稿日:2020/03/31 21:38 ID:QA-0091778大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

経営方針

まずは在宅勤務とはしっかり事前準備なしに機能することはないことを全社で理解の上、現実的対応を考えるところがスタートです。
押印や郵便授受など些細な行動について、当面は完全在宅は不可能でしょうから、部門責任者たちが交代するなど、取り決めしていきつつ、現状の不具合を常時取り込んでいくなど改善しつつ取り組むしかないと思います。担当者任せでなく、経営方針として社長からもそのような指示を出してもらうべきと思います。

投稿日:2020/03/30 10:58 ID:QA-0091723

相談者より

ご回答ありがとうございます。
会社全体で本件は取り扱っておりますが、業務の最前線の者からも意見徴収等をし、試行錯誤しながら行っている状況です。
一度にすべてをやろうとせずに少しずつ準備や体制を整えていくことが重要であると感じました。

投稿日:2020/03/31 21:37 ID:QA-0091777大変参考になった

回答が参考になった 0

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