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本人の自署を上長が代筆して申請した場合

いつもお世話になっております。
弊社の３６協定の特別延伸の申請書には対象の社員の自署による確認欄があります。
現場の管理職からクリーンルーム内の作業のため本人が自署できず、上長が電話で確認した後代筆して申請を行っていると聞いておりましたが、組合より、「複数の社員の自署の筆跡が似ているため社員本人に確認した所、署名していないと証言を得ました。就業規則の懲戒の対象に申請書類の偽装がありますが、これは懲戒の対象ではないですか？」と確認がきました。特別延伸の対象の社員本人には確認を取ったうえでやむを得ない事情で代筆したと現場の管理職からは聞いておりますが、やはり問題になるのでしょうか。

投稿日：2017/10/25 22:53　ID：QA-0073117

労務・法務・安全衛生

がりょうさん: 広島県／電機（企業規模 301～500人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、確かに代筆自体は避けるべき措置とはいえますが、当人の意思に反するものでなく特に不利益も発生していない以上、いきなり懲戒対象とされるのは厳しすぎる措置といえます。

偽装と申しましても、文面を拝見する限りですと決してそのような悪意をもってなされたものではございませんので、今回は注意程度にとどめられるのが妥当といえるでしょう。

それよりも、業務の事情で署名が困難というのが事実であれば、そうした簡単な手続きすら行えない職場運営の方が重大な問題ですので、まずはそちらの運営改善を図られるべきといえます。

投稿日：2017/10/26 10:01　ID：QA-0073124

相談者より

ありがとうございます。
組合から本人の自署でないということで、申請書が返送され
再度現場に持っていってもやはり本人の自署はできないとそのまま戻ってきて
困っております。
３６協定の特別延伸に本人の自署は必要ないので申請書のフォーマットを変えて
貰えれば助かるのにと思います。

投稿日：2017/10/26 11:40　ID：QA-0073134大変参考になった

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プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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考え方

コンプライアンスという視点からすれば、組合の主張には理があります。いかなる内容でも偽装は偽装であり、これを揺るがせにしない姿勢を示すには懲戒もありだと思います。ただ、事業運営方法の現実が規定に合っていない会社側の責任も重大で、突如厳しい措置をするのも気の毒です。過去の状況を確認の上、今回の上長だけが独断で行ったのか、形骸化した制度のため実は代々管理者はやっていたのかといった点も考慮すべきです。厳重注意（あくまで署名を代理しただけの点について）くらいが現実的ではないでしょうか。

何よりもっと責任があるのは会社です。実際に対応できないオペレーションを放置することこそ最も問題であり、早急に制度の変更またはオペレーション手順を現実に即したものにすべきでしょう。

投稿日：2017/10/26 11:25　ID：QA-0073131

相談者より

ありがとうございます。
部長が組合ももっと柔軟に対応してくれれば良いのにと嘆きながら、
やはりコンプライアンスの考えからどう対処したものかと苦慮されています。
これまで特別延伸の申請は特に無かったのですが労働基準監督署の指導により
今年度から始まりました。
１０月から特別延伸の６回の対象者が出てくるためか組合も詳しくチェックしているようです。
開始当初は代筆と思える申請もありましたが、組合から差し戻しがあり
大体の所は本人の自署で出してくるようになりましたが、
今回の部署は組合が差し戻しても再度同じ申請を出してきたので
組合から会社に確認があったようです。

投稿日：2017/10/26 19:16　ID：QA-0073149大変参考になった

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