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第3号被保険者に係るマイナンバー本人確認について

いつも大変参考にさせて頂いております。
さて、表記について社内検討している中で具体的に分かりかねる点があったため、ご質問させて頂きます。

表記については、①従業員が配偶者を「代理」して法人に届け出るか、②配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法のいずれかになると思います。
①の場合、手間が相当かかること(第3号被保険者作成の委任状、第3号被保険者の本人確認書類の徴求、第3号被保険者に対しての利用目的を通知する文書の作成)を考慮し、当社では②の方向で検討を進めています。

この際、具体的に必要になる工程として、事業所と従業員とで委託契約を締結することが必要になるかと思いますが、この契約書面の中で必要になりうる項目としては具体的にどのような項目が挙げられるでしょうか?

初歩的な質問で恐縮ですが、よろしくご教示のほどお願い申し上げます。

投稿日:2015/08/25 19:21 ID:QA-0063391

着眼大局さん
静岡県/医療・福祉関連

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、委託契約に特段の法的規制はございません。従いまして、委託する内容(マイナンバーに関わる本人確認)に加えまして、一般的な契約上必要な事項が記載されていれば問題ないものといえるでしょう。特に、本人確認に不備があった際の責任が従業員に所在する事を明示される事が重要といえます。

但し、未施行の新たな制度ですので、行政情報を随時確認された上で対される事が求められます。

投稿日:2015/08/26 09:45 ID:QA-0063394

相談者より

早々にご回答頂きましてありがとうございます。

投稿日:2015/08/26 18:00 ID:QA-0063399参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

菅田 芳恵
菅田 芳恵
特定社会保険労務士・産業カウンセラー・ハラスメント防止コンサルタント

従業員を配偶者の代理として番号の提供を受けることがベストだと思います

マイナンバーについては、まだまだ準備不足の企業も多く大変かと思います。
私も今後6回ほど各地でマイナンバーに関する研修を行い、講師を務めます。

今回の第3号被保険者の番号収集の件ですが、方法としてご指摘のように2つあります。
①従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供する方法
②配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を従業員に委託をする方法。

私は研修や相談に対して事業主には①の方法をお話しています。

今回第3号に関する提出書類のことですが、今後健康保険の高額療養費、傷病手当金等各種給付金の申請にもこの件がかかわってきます。
これらの給付金に関しては、第3号と同じで本人が健康保険組合や協会けんぽに請求をすることが原則です。
現在会社は、従業員にかわって事務手続きを行っているだけです。

そこでこれらの健康保険の給付金申請に関しても、本人の代理人として会社が手続きを行うことになります。
つまり第3号と同じような手続きが必要となるのです。
そこでは委任状が必要となります。

①の手続ですが、最初は面倒に思われるかもしれませんが、従業員を代理人とする委任状を会社が書式として用意しておきます。
その中に利用目的を書きますので別途通知は不要かと思います。
この委任状と、配偶者の通知カードか個人番号カードのコピー(本人の番号確認)、従業員の個人番号カードか運転免許証のコピー(代理人の身元確認)を提出してもらいます。

委任状に関しては下記の内容で大丈夫です。
「私は、国民年金第3号被保険者の届出事務の実施に関して、以下の者を代理人と定め、貴社に個人番号を提供する権限を付与します」
受任者として従業員名を、委任者として配偶者名を書く欄を設けます。

それほど面倒なことはないかと思います。

②の方法に関しては、従業員に本人確認の事務を委託することになるので、番号法第11条に基づき、従業員に対して必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
監督義務を十分にはたしていない結果、個人番号の漏洩等が発生した場合、番号法違反として会社も罰則の対象となります。
従業員の個人の家庭だからこそ、情報管理の対応が難しく、会社にとって大きなリスクとなります。(委託先が会社であれば対応がきちんとできるかと思いますが)
本人確認の事務を従業員に委託することは、実務対応としてはお勧めできません。

①は、それほど難しくはありませんので、今一度ご検討をしてみてはいかがでしょうか?
ちなみに私が知ってる企業は、すべて①の方法です。

投稿日:2015/08/26 15:08 ID:QA-0063396

相談者より

詳細にわたってご回答頂きましてありがとうございます。ご指摘いただいた内容も踏まえ、社内検討を進めてまいりたいと思います。

投稿日:2015/08/26 18:02 ID:QA-0063400大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

第3号に係るマイナンバー確認について

ご認識のとおり2つの方法がありますが、
②の方法を選択したとしても、この場合には配偶者が従業員の代理人となる必要があります。

これは、扶養届と第3号被保険者届は複写式ですが、それぞれ共通事項があり、
第3号届にも従業員の情報が不可欠となるからです。

すなわち、どちらかが、代理人とならざる得ない状況ですので、
会社としては、手続きが面倒となるばかりなのですが、
どちらかといえば、①の方がスムーズかと思われます。

投稿日:2015/08/26 16:18 ID:QA-0063398

相談者より

ご回答ありがとうございました。

投稿日:2015/08/26 18:05 ID:QA-0063401参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

鬼本昌樹
鬼本昌樹
戦略人財コンサルタント 代表

ご質問の①の”従業員が配偶者を「代理」して法人に届け出る方法”をお勧めします。

マイナンバー制度導入支援をしておりますが、検討事項として企業(主に人事部門)の事務作業の複雑さと責任の両面を常に意識しておく必要があると思います。

①従業員が配偶者を「代理」して法人に届け出る場合は、企業は「委任状」を事前に準備し、配偶者の氏名の記載、捺印をしていただき、写真付きの公的書類などのコピーを添えて、配偶者の個人番号を取得します。
このとき、「就業規則」にも以下のような改訂が必要です。

採用時の提出書類や異動における提出書類の条文に、たとえば
”・前項の定めにより提出または提示した書類の記載事項に変更が生じた場合は、速やかに会社に書面にて変更事項を届けなければならない。変更の内容に応じて、提示を求めることもある。
・会社は、従業員の提出した前二項の届出に虚偽の記述により、または、その提出を怠ることにより生じる不利益に対してその責を負わないものとする。”

の対応を念のためにしておくます。
また、会社説明会も開催されると思いますが、会社として①と②の選択を従業員にさせるのではなく、①で統一しておくことが事務手続きの簡素化にもなります。

②の場合は、会社は従業員に対して安全管理措置のルールに従って本人確認をさせる仕組みが必要になります。この場合は、特定個人情報取扱規程(安全管理措置)を事前に作成しておきます。これに従った従業員教育も必要になります。

このように考えてみると、配偶者の個人番号取得業務は、①がシンプルで自己責任が従業員にあるため、企業としてはリスク軽減にもなります。

①で是非ともご検討くださいませ。

投稿日:2015/09/02 17:31 ID:QA-0063483

相談者より

ご回答ありがとうございました。

投稿日:2015/09/16 19:35 ID:QA-0063604参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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