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勤怠締め後に発覚した入力モレの扱いについて

弊社の勤怠は、毎月月末締めになるのですが、
締め日以降に休日勤務の入力モレがあったとの申出がありました。

給与については、休日勤務手当を支給しようと考えておりますが、
勤怠の扱いについては、どのように扱うのが正しいのでしょうか？　

勤怠システムにて勤務実績をとっている関係上、
締め日以前のデータを修正することが困難です。
（データベースを直接修正する形になるため、
　なるべく避けたい対応となります。）

宜しくお願い致します。

投稿日：2013/03/26 11:32　ID：QA-0053993

人事管理

*****さん: 愛知県／情報処理・ソフトウェア（企業規模 1001～3000人）

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本Q&Aは法的な助言・診断を行うものではなく、専門家による一般的な情報提供を目的としています。
回答内容の正確性・完全性を保証するものではなく、本情報の利用により生じたいかなる損害についても、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
具体的な事案については、必ずご自身の責任で弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

御相談の件ですが、端的に申し上げますと、事実を記録する事がコンプライアンス上必要です。つまり、休日勤務については休日分の手当を支払うことは勿論、勤怠上も勤務があった事を必ず残しておかなければなりません。仮に記録を残していなければ勤怠管理が出来ていないということになりますので、調査があった際に労働基準監督署から是正勧告を受ける可能性が高いでしょう。また記録が残っていない事で後日労働者との間でトラブルになるリスクも生じることになります。

こうした事柄につきましては、システム運用よりもコンプライアンス優先で考える事が必要です。修正が困難というのは単に技術的な問題ですので、システムエンジニア等のプロに御相談された上でデータ修正が管理者によりスムーズに行えるよう改善される事をお勧めいたします。

投稿日：2013/03/26 11:48　ID：QA-0053996

相談者より

大変参考になりました。有難うございました。データ上も正しく修正する方向で対応したいと思います。

投稿日：2013/03/26 11:49　ID：QA-0053997大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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システムと組織管理

まず勤怠システムは全般的にこうした後修正対応が出来るはず（よくある話なので）ですので、システムのデータ変更が困難かどうか、担当者から今一度きっちりと説明を受けてはいかがでしょうか。単に個人的に手間を忌避している可能性もあるかも知れません。一方、入力漏れは100％防止は無理にしても、社員としての自覚に欠けると思います。会社の管理業務にも大きな負荷を与えているのですから、平素より勤怠管理の報告の徹底と、修正など手間をかけさせないよう、厳しく指導するのが良いのではないでしょうか。現場優先で、入力等を軽視する職場も見かけますが、結果として営業成績の良い社員はこうした細かな手間でもしっかりしているものです。会社のコンプライアンス意識高揚のためにもご一考下さい。

投稿日：2013/03/26 22:33　ID：QA-0054001

相談者より

アドバイス有難うございました。
仰るとおり、少々の手間を回避するために
言っていることは十分考えられます。

また、指導についても丁度いま、労務管理徹底のため、講習会・E-learningの活用等を検討しているところです。

勤務入力の徹底についても、内容に含めていきたいと思います。

投稿日：2013/03/27 12:57　ID：QA-0054009大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

藤田　敏克: 社会保険労務士法人SRグループ　代表

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出勤簿の内容を従業員本人と所属長のふたりが承認するような業務プロセスの導入を

おたずねの件ですが、給与計算の処理を始める前であれば、勤怠システムのデータを本来の実績に合わせて修正すべきでしょう。

勤怠システム側の制約によりそのようなデータ修正が困難ということでしたら、勤怠締日から勤怠確定 (給与計算処理開始) までのいずれかの時点で、従業員本人による出勤簿の内容確認と所属長による承認がおこなわれるような業務プロセスを導入して、このようなケアレスミスによる入力モレを可能なかぎり排除するようにしてください。

ご質問にあるような休日出勤についても、グループウェアに備わっているような申請承認ワークフロー機能を利用して、従業員本人、所属長、人事部門がその事実関係を確認できるようにして、透明性を担保するようにします。

締日の前後に 1 ヶ月分の勤怠をまとめてチェックするといった長いサイクルの運用をしてしまいがちですが、できるだけ週次・日次など短いサイクルで随時勤怠チェックをおこない、タイムリーに勤怠を確定させていくような体制にシフトしていくことが理想的です。

すでに当月分の給与計算が終わっている場合については、次月分支給のタイミングで調整するなどのイレギュラー処理が発生してしまうことになります。従業員ひとりひとりに「自分自身の給与が正しく支払われなくなるリスク」を認識してもらい、日ごろから間違いのない勤怠入力をおこなうよう習慣づけをしていくことが人事部門のみなさまの重要な役割となります。

投稿日：2013/04/09 22:29　ID：QA-0054111

相談者より

日々の勤怠申請・承認をことある毎に（講習会、e-learning等）徹底を促しているのですが、中々運用として定着しない状況です。地道な啓蒙活動以外に方法が無いものかと悩んでいるところになります。

投稿日：2013/04/17 12:52　ID：QA-0054193参考になった

回答が参考になった 0件

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