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会社の緊急連絡網の作成について

総務では現在、従業員の連絡先(自宅、又は自宅+携帯電話)を把握している状態です。
他は、各従業員の意思により個人、又は上長に連絡先を教えあっている状態で、
会社としての連絡網は作成していません。

新任の部門中の発案で、会社としての緊急連絡網を作成して配布するよう指示がきたのですが、
総務で把握している連絡先で連絡網を作成し、全従業員に(各部門単位で)配布することは
個人情報に反しますでしょうか。

やはり事前に連絡網作成用途のためと通知、合意をもらった上で作成する必要がありますでしょうか。
(仮にNGの意思表示をされた場合は連絡網に掲載する事は違反でしょうか)

上記の携帯電話は、会社支給ではなく個人携帯になります。

よろしくお願い致します。

投稿日:2013/02/18 17:38 ID:QA-0053422

***さん
東京都/情報処理・ソフトウェア

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答5
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

緊急連絡網の作成と利用に際しての留意点

個人情報保護法では、 情報収集の際に、 ① 「 目的の明示 」、 ② 「 本人の同意 」、 ③ 「 情報漏洩のない管理体制 」 の3点が主なポントになります 。厚労省もガイトラインを作成していますが、 すべての場合をカバーできる訳ではありません。 社内連絡網としての情報であれば 、① に就いては、 使用局面の具体的説明、 ② に関しては、 《 できるだけ 》 本人の口頭、書面等による承諾意思表示、 ③ に就いては、 部署毎の責任者指定と保全措置の教育、 などがあれば、 形の上では、 十分だろうと思います。 ② の 《 できるだけ 》 というのは、 一人の反対ですべてが駄目になる事態を回避するためで、 厚労省も、 《 望ましい 》 と表現しています。 以上の点を、 適切を思われる方式でドキュメント化するのが望ましいでしょう。 既に従業員情報に関する社内規定があるようでしたら、 それに追記し、 情報収集に際して、 社員に提示するのもよい選択肢です。

投稿日:2013/02/18 20:54 ID:QA-0053423

回答が参考になった 3

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

コンプライアンス

「会社支給ではなく個人携帯」を会社が一方的に公開するのは極めて危険な行為と思います。そもそも上司が部下の個人携帯番号を聞くことも個人情報保護の視点では大きな問題です。部門長が緊急連絡網を作ろうといった目的は何でしょうか。それが経営的に必要であれば、全社員に会社支給の携帯を渡せば、会社のプロパティですので可能となるでしょう。個人の善意に会社が依存するという方策は経営的に非常に危険な考え方ですので、総務部門の皆様がことの重要性をしっかり認識させ、軽々な思い付きが危険であることを教育してはいかがでしょうか。

投稿日:2013/02/18 23:55 ID:QA-0053424

回答が参考になった 2

プロフェッショナルからの回答

この回答者の情報は非公開になりました
 

連絡網ではない方法で

昔、連絡網を作ったのは、一斉に知らせる方法がなかったので、手分けして連絡するしかなかったからだと思います。現在は、メールで一斉に知らせることができますから、「連絡網」にする必要はないのではないでしょうか。

総務で 緊急連絡時のためという目的に同意を得て、携帯のメールアドレスを把握し、総務からまたは部門長から一斉配信するようにすれば、全員に全員の個人情報が開示されるという状況にはならないと思います。

投稿日:2013/02/19 09:34 ID:QA-0053432

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

御相談の件ですが、現在総務で所有している個人情報(従業員の連絡先)に関しまして御社就業規則でどのように定めているかによります。

そうした収集された個人情報に関する取り扱いについて利用目的が定められており、連絡網もそうした目的に明らかに該当するものであれば作成しても問題はないものといえます。

しかしながら、そうした定めが無い場合ですと、会社の意思のみで緊急連絡網を作成することは問題があるものといえます。その場合には、やはり当人の事前同意が必要ですし、拒否された場合には掲載は困難といえますが、作成主旨をきちんと説明された上で情報管理もしっかり行えるというのであれば、拒否される可能性は殆どないものといえるでしょう。

投稿日:2013/02/19 16:11 ID:QA-0053451

回答が参考になった 1

プロフェッショナルからの回答

藤田 敏克
藤田 敏克
社会保険労務士法人SRグループ 代表

緊急連絡網の作成について

緊急連絡網作成については、利用目的を説明し、個別に合意をもらうことが必要です。
また掲載を拒否をされた場合に、強制的に掲載することは避けたほうが良いでしょう。
拒否されない方法としては、社内規程への明記や、入社時に緊急連絡網へ掲載させる旨を通知し、
個人情報に関する同意書を記入してもらうことが、導入しやすい方法だと思われます。

経済産業省「個人情報保護ガイドライン等に関するQ&A」によると
「緊急連絡網等は、それを取り扱うことが必要な関係者に限定して共有するのが原則であると考えられます。そのためには、それを取り扱うことが必要な従業者以外の不特定多数の目に付く場所に備え置くことを避けるなど、盗難や紛失といったリスクに対する合理的な対策が求められます。 」
上記のように掲載されています。

全従業員へ合意を得た上ならば、各部門単位で配布することに問題はないでしょう。
ただし、会社として配布後の情報管理の徹底や、情報漏えいのリスクを
全従業員へ理解させる必要があります。

外部への情報漏えいだけではなく、社内での私用目的による利用なども
発生する可能性がありますので、利用目的の説明と管理の徹底は不可欠です。

また、上記ガイドラインの「取り扱うことが必要な関係者」という判断は会社の判断によると思いますが、
管理監督者以上に限定して共有すれば、緊急連絡網の必要性や情報漏えいのリスクについても理解が早いでしょうし、
情報の管理もしやすいのではないでしょうか。

紙で配布することについても、リスクが高いということで、印刷を禁止し、
メールやアクセス制限がかかったWEB上にて関係者へ限定公開している企業や、
緊急時の利便性を重視し、一斉配信ができるシステムを導入している企業も増えてきているようです。

個人情報保護について対策を立てなければならないのはもちろんですが、
緊急時にいかに効率的に従業員へ連絡が取れるかを、検討されてみてはいかがでしょうか。

投稿日:2013/02/19 22:48 ID:QA-0053462

回答が参考になった 1

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