緊急連絡網

了承と目的の明確化

かつては企業や学校で緊急連絡網は、「あるのが普通」でした。
しかし個人情報に関する意識が変わり、今はむしろ「無いのが普通」と感じております。個人の意識の変化ですので、個人情報保護上、必ずしも目くじらを立てる必要の無い情報まで頑なに守秘し、支障が出ることもあるようです。

本件ですが、社員本人の了承を取られた上で進めておられるとのことで、直ちに大きな問題とはならないかもしれません。ただし、何より連絡網を作る目的、それも合理的理由はなんでしょうか。災害時に備え、ではなく、災害時に全社員と連絡がつかないとこういう職責上の支障が出る、特殊な業務で災害時に稼動が必要等々ということです。
そちらが御社の業務上、合理的に欠かせないと判断出来、なおかつ本人の了解の上で進めていることが、明確に記録されておられることは必要と感じます。

ちなみに「本人の了解」とは、皆やるので断りにくい、などのプレッシャーが存在しない、全くの自己事由が安全です。環境の変化もご考慮の上、ご判断されてはいかがでしょうか。

投稿日：2010/04/02 21:42　ID：QA-0019973

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

緊急連絡網の作成自体は合理性があるものと考えられますが、電話番号やメールアドレスは重要な個人情報になりますので、本人の自発的な開示承諾は勿論、目的以外に使われることがないような予防策を講じておかねばなりません。

まずは情報漏れがないよう、セキュリティ面に関し技術者の支援により万全にしておくことが求められます。

さらにその主旨からも文面の3種の番号について全て掲載させる必要性はなく、本人に確認の上どれか一つに限定すべきといえます。

但し、連絡網としまして開示される以上情報悪用のリスクは不可避ですので、既に対応済みとは思われますがそうした場合に懲戒処分が行えるよう就業規則上に規定し周知させておくこともまた重要といえます。

投稿日：2010/04/02 22:28　ID：QA-0019974

相談者より

投稿日：2010/04/02 22:28　ID：QA-0037802大変参考になった

緊急連絡網作成、配布上の留意点

■ 災害などに備え、全従業員の緊急連絡情報を配布するのは、人情報保護の観点から難しい問題があります。実務上、緊急連絡ができないと困るので、そのような場合には、コストの問題はありますが、会社で携帯電話などの情報端末を取得して持たせている企業もあるくらいです。一番の障害は、従業員が拒否した場合です。
■幸い、御社では、「全員に開示の旨は承諾を得ている」 とのことですが、念のため、同意書の形で入手、保存して下さい。個人情報保護のトレンドに過剰反応する必要はありませんが、緊急連絡網作成、配布上の一般的な留意点は次の通りです。
■ 《 従業員の休日や夜間の緊急連絡先が、就業管理上必要不可欠な場合であって、その目的を具体的に示した上で、従業員の同意が得られた場合に限られます。また、その場合にも収集した連絡先等の個人情報は、個人情報保護法の趣旨基づき、その目的以外に使用してはならず、適正に管理することが重要です。個人情報の取扱いを規程化しておくことは、情報提供する従業員に安心感を与え、積極的協力に役立つでしょう 》

投稿日：2010/04/03 09:38　ID：QA-0019975

相談者より

投稿日：2010/04/03 09:38　ID：QA-0037803大変参考になった