緊急災害時における社員連絡先について

本人の希望に従うべき

個人情報保護法云々というお話がでていますが、毎月５０００以上の個人情報を取り扱う個人情報取扱事業者でなければ個人情報保護法は適用されません。
ただし、一般的なプライバシー保護の観点からいっても必ずしも全員が有しているわけではない（実態は全員持っているとは思いますが）携帯のアドレスまで会社に報告したくはないという社員の意思は尊重すべきです。

投稿日：2005/07/27 09:50　ID：QA-0001388

緊急災害時における社員連絡先について

■「携帯アドレスの提出」という部分案件だけをめぐって議論しても、双方が納得できる解決は難しいでしょう。会社・社員双方が個人情報保護の趣旨という原点からの切り口からアプローチすることが必要です。
■まず、法律では5,000件を超える「個人情報」を持っている事業者となっていますが、検索できるように体系的になっていれば、社員の個人情報は勿論、社員が持っている取引先の名刺やメールアドレス情報も含まれるので、殆どすべての会社が対象事業者になることを抑えておきましょう。
■次に、保護法では、「個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう」と定義されていますから、「携帯アドレス」も「個人住所等」と同じく、対象となるプライバシー情報ということになります。線引きは、少しは明らかになったでしょうか？
■以上を踏まえて、次の6項目にわたる「個人情報の取扱いルール」を社員に十分説明し、双方の理解の接点を作った上で、安心して「携帯アドレス」情報を提供して貰うようにします。必要なら、会社としての「個人情報の取扱方針」を文書にして配布することも必要です。（最近はよく見かけます）
■個人情報保護法（総務省HP）個人情報の取扱いルール
① 「保有の制限」 ⇒個人情報の保有に当たっては、利用目的を明確にする。また、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有しない。
② 「利用目的の明示」 ⇒ 本人から直接書面で個人情報を取得するときは、利用目的を明示する。
③ 「利用及び提供の制限」 ⇒利用目的以外の目的のために、保有している個人情報を利用・提供しない。
④ 「正確性の確保」 ⇒利用目的の達成に必要な範囲内で、保有している個人情報が過去又は現在の事実と合致するように努める。
⑤ 「安全確保の措置」 ⇒保有している個人情報漏えいなどの防止のために必要な措置を講じる。
⑥ 「従事者の義務」 ⇒業務に関して知り得た個人情報の内容を、みだりに他人に知らせたり、不当な目的に利用しない。

投稿日：2005/07/27 11:25　ID：QA-0001392

相談者より

わかりやすくご説明いただき、ありがとうございました。
取り扱いについて他では使用しない旨きちんと伝えて改めて社員と話したいと思います。
その上で社員の気持ちに沿いたいと思います。
（ただ他のメンバーは　緊急用と理解して提出してくれているんですけど。。。）

投稿日：2005/07/27 11:54　ID：QA-0030553大変参考になった

必要性と本人の同意

会社にとって従業員の住所データーは税金の源泉手続や社会保険手続の上で必要なデーターですし、法律がこれを求めています。また、最低限本人が同意しているともいえます。
翻って、携帯アドレスは確かに緊急時このようなものが会社にデーターとしてあった方が便利かもしれませんが、業務遂行上・法令上必要なデーターではありません。
そこが大きな違いです。
例えば携帯アドレスを持ってはいるが家族にしか公開していない者もいるかもしれません。しかし、住所というものがもっている公的性格からいえば家族しか知らない住所というのは存在しないはずです。

投稿日：2005/07/27 11:34　ID：QA-0001393