通勤定期代の清算について教えて下さい。

回答いたします

ご質問のケースですが、人事担当としては困った問題かと存じます。

貴社の会社規程において、通勤手当の清算に関し、該当する規定があれば、
それに従い処理（給与で清算又は、会社へ返金送付金）するまでとなります。

該当する規定が無いとすると、精算方法については、本人同意が必要です。
本人同意がありませんと、後々、トラブルに発展する可能性があります。

仮に該当する規定が無ければ、今回を機に、精算に関するルールを会社規程へ
規定いただくことをお勧めいたします。

現在、適応障害ということであれば、会社側の対応も慎重にしませんと、
会社側の対応で症状が悪化した等、より重大なトラブルに発展しかねませんので、
交渉が必要であれば、復職後に改めて、交渉いただいた方が、
会社側としても安全かと思案いたします。

投稿日：2025/05/12 11:53　ID：QA-0152105

相談者より

回答ありがとうございました。
回答をまとめて、対応を間違えないように
したいと思います。

投稿日：2025/05/29 08:33　ID：QA-0153182大変参考になった

今回のケースにおいて、実際の出社実績に応じた実費支給または1ヶ月分の上限支給は、就業管理上も会計処理上も正当な対応といえます。
ただし、本人の事情や精神的状況も配慮しつつ、文書で丁寧に理由を説明することが望ましいと思います。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。

１．結論
実際に出社した期間分のみの実費支給にとどめる対応は、一定の合理性があり得ますが、事前の明確な取り決め（ルール）と運用の公平性が求められるため、慎重に対応すべきです。以下、詳細をご説明いたします。

２． 原則：通勤費の支給は「実際に通勤が行われること」が前提
通勤手当は、あくまで実際に通勤する実費の補填として支給するものであり、通勤しない期間にまで支払う義務はありません。
したがって、今回のように、「実際の通勤は2週間程度で終了、その後3ヶ月の休職が決定、定期は3ヶ月分購入済み」という状況では、通勤実績のあった期間分のみの実費支給とする判断には一定の合理性があります。

３．現在の制度上の取り決めと会社側の対応義務
現在の制度は、就業規則に明記はされていない。
しかし「通勤定期の申請書」にて、1ヶ月ごとの購入、3ヶ月購入時は経理の事前承認が必要と明記されている。このような文書上の取り決めがある場合、当該社員は3ヶ月購入前に確認を怠った過失があると評価できます。したがって、「3ヶ月購入したから3ヶ月分を無条件に支払え」と主張されても、会社側がその全額を支払う義務があるとは言い切れません。

４．実務上の対応案（リスクとバランス）
選択肢（１）実費分（出社2週間分）のみを支給
リスクが最も低い（＝不正な通勤費支給の防止）
社内的な公平性が保たれる
ただし、社員から不満・反発が出る可能性あり

選択肢（２）ヶ月分を上限として支給（事後対応の落としどころ）
本来のルール（1ヶ月ごと）に基づいた運用
出社2週間でも1ヶ月定期分は使ったとみなして支給することで「一定の譲歩」を示す。
今後の類似ケースへの対応方針も明確にできる。

５． 対応にあたっての実務ポイント
書面・メールなどで経緯を記録
（１）「3ヶ月定期購入は申請書の規定に反する」
（２）「本人の判断で購入し、結果的に2週間で休職に入った」
（３）「実費または1ヶ月分のみの支給とする判断に至った理由」

６．今後の再発防止
（１） 就業規則または通勤費支給規程に、定期購入・申請・解約ルールを明文化
（２）「休職が決まった場合、定期解約を求めること」「解約ができない場合の費用負担は原則自己責任」等の規定追加も検討可能

７．結論
今回のケースにおいて、実際の出社実績に応じた実費支給または1ヶ月分の上限支給は、就業管理上も会計処理上も正当な対応といえます。
ただし、本人の事情や精神的状況も配慮しつつ、文書で丁寧に理由を説明することが望ましいと思います。

以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日：2025/05/12 12:56　ID：QA-0152110

相談者より

回答ありがとうございます。
詳しく回答いただきまして
本当にありがとうございました。

投稿日：2025/05/29 08:34　ID：QA-0153183大変参考になった

対応

１．支払いについては実態で判断ですので実質1ヵ月も働かない社員に1か月以上の定期代は払う必要はありません。
２．回収については、会社側が例外措置で3か月分を認めてしまった責任がありますので、本人説得によって回収するしかないでしょう。定期購入時の手続き指示が間違っているので、今後こうした事態のないような仕組みを整備する必要があります。

投稿日：2025/05/12 13:44　ID：QA-0152122

相談者より

回答ありがとうございました。
仕組み化を必ずするように
したいと思います。

投稿日：2025/05/29 08:35　ID：QA-0153184大変参考になった

可能です。

２週間出社しただけで、その後は休職に入るということですから、まるまる３ヵ月分の定期代を支払う理由はありません。

通常、通勤定期券は会社の指示に従い購入すべきところ、前職が３ヵ月ごとの購入だったからというのは本人の固定観念に過ぎず、合理的な理由は見当たりません。

気分が悪く外出できない、今は難しい、というのであれば、ではいつなら外出できますかと問うことで差し支えはございません。

休職期間中の通勤費まで支払ういわれはありませんので、実費分のみの支払で大丈夫です。

投稿日：2025/05/12 14:01　ID：QA-0152125

相談者より

回答ありがとうございます。
実働分のみ、との事ですが
慎重に伝えようと思います。

投稿日：2025/05/29 08:42　ID：QA-0153187大変参考になった

ご質問の件

全て、
就業規則の通勤手当規定にどのように記載されているのかによります。

会社のルールに例外を認めるべきではありませんので、
３か月の定期代を例外的に認めたことに問題もありますが、

いずれも今後の課題としてください。

今回につきましては、
少なくとも１ヵ月分の定期代のみとし、
解約しないのであれば、2ヵ月分は、給与から差し引くなど、
本人と交渉するしかないでしょう。

投稿日：2025/05/12 15:28　ID：QA-0152141

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、実際に勤務をされていない分に関しましては通勤費を負担される義務はございませんので、実費分のみの支払で問題ないものといえます。

文面内容からしますと、採用された事自体が問題であったようにも感じられますので、これを教訓としまして今後は慎重な入社選考を行われるべきといえるでしょう。

投稿日：2025/05/12 21:39　ID：QA-0152179

相談者より

諸々のご指摘、痛み入ります。
ありがとうございます。
採用に関して、もっと対応をしっかりと
したいと思います。

投稿日：2025/05/29 08:43　ID：QA-0153189大変参考になった