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通勤定期代の清算について教えて下さい。

通勤定期は各自購入してもらい
領収証と定期を見せてもらい現金で支払をしています。

基本的には1カ月ごとに買ってもらいますが
今回、社員が勝手に3カ月分で購入しました。
購入してから言われたので
買ってしまったのは仕方ないので
今後は必ず1カ月ごとの購入と注意しましたが
前職が3カ月購入だったから、問題ないのかと思い
購入したようです。
就業規則には明記されてませんが
通勤定期の申請用紙には、1カ月ごとの購入と
3カ月購入の場合は、必ず経理に確認と許可を取ることが
明記されています。

購入後、半月程度出社したのち
適応障害で3ヶ月の休職になる事が決定した為
早急に定期の解約をお願いしたところ
気分が悪く外出できない、との回答でした。
代理で解約はできない為
3カ月分のほとんどが通勤しないので
無駄になると思いなんとか解約してほしい事をお願いしたのですが
今は難しい、との回答のみです。
この場合、元から勝手に3カ月分の定期を購入した事もありますし
通勤も2週間程度しか出社していない為
実費分の出社のみの支払でも可能なんでしょうか。

投稿日:2025/05/11 10:13 ID:QA-0152080

レオ831さん
神奈川県/販売・小売(企業規模 11~30人)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答6

プロフェッショナルからの回答

米倉 徹雄
米倉 徹雄
KIZASHIリスキリング社会保険労務士法人 代表社員

回答いたします

ご質問のケースですが、人事担当としては困った問題かと存じます。

貴社の会社規程において、通勤手当の清算に関し、該当する規定があれば、
それに従い処理(給与で清算又は、会社へ返金送付金)するまでとなります。

該当する規定が無いとすると、精算方法については、本人同意が必要です。
本人同意がありませんと、後々、トラブルに発展する可能性があります。

仮に該当する規定が無ければ、今回を機に、精算に関するルールを会社規程へ
規定いただくことをお勧めいたします。

現在、適応障害ということであれば、会社側の対応も慎重にしませんと、
会社側の対応で症状が悪化した等、より重大なトラブルに発展しかねませんので、
交渉が必要であれば、復職後に改めて、交渉いただいた方が、
会社側としても安全かと思案いたします。

投稿日:2025/05/12 11:53 ID:QA-0152105

相談者より

回答ありがとうございました。
回答をまとめて、対応を間違えないように
したいと思います。

投稿日:2025/05/29 08:33 ID:QA-0153182大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

井上 久
井上 久
井上久社会保険労務士・行政書士事務所 代表

今回のケースにおいて、実際の出社実績に応じた実費支給または1ヶ月分の上限支給は、就業管理上も会計処理上も正当な対応といえます。
ただし、本人の事情や精神的状況も配慮しつつ、文書で丁寧に理由を説明することが望ましいと思います。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。

1.結論
実際に出社した期間分のみの実費支給にとどめる対応は、一定の合理性があり得ますが、事前の明確な取り決め(ルール)と運用の公平性が求められるため、慎重に対応すべきです。以下、詳細をご説明いたします。

2. 原則:通勤費の支給は「実際に通勤が行われること」が前提
通勤手当は、あくまで実際に通勤する実費の補填として支給するものであり、通勤しない期間にまで支払う義務はありません。
したがって、今回のように、「実際の通勤は2週間程度で終了、その後3ヶ月の休職が決定、定期は3ヶ月分購入済み」という状況では、通勤実績のあった期間分のみの実費支給とする判断には一定の合理性があります。

3.現在の制度上の取り決めと会社側の対応義務
現在の制度は、就業規則に明記はされていない。
しかし「通勤定期の申請書」にて、1ヶ月ごとの購入、3ヶ月購入時は経理の事前承認が必要と明記されている。このような文書上の取り決めがある場合、当該社員は3ヶ月購入前に確認を怠った過失があると評価できます。したがって、「3ヶ月購入したから3ヶ月分を無条件に支払え」と主張されても、会社側がその全額を支払う義務があるとは言い切れません。

4.実務上の対応案(リスクとバランス)
選択肢(1)実費分(出社2週間分)のみを支給
リスクが最も低い(=不正な通勤費支給の防止)
社内的な公平性が保たれる
ただし、社員から不満・反発が出る可能性あり

選択肢(2)ヶ月分を上限として支給(事後対応の落としどころ)
本来のルール(1ヶ月ごと)に基づいた運用
出社2週間でも1ヶ月定期分は使ったとみなして支給することで「一定の譲歩」を示す。
今後の類似ケースへの対応方針も明確にできる。

5. 対応にあたっての実務ポイント
書面・メールなどで経緯を記録
(1)「3ヶ月定期購入は申請書の規定に反する」
(2)「本人の判断で購入し、結果的に2週間で休職に入った」
(3)「実費または1ヶ月分のみの支給とする判断に至った理由」

6.今後の再発防止
(1) 就業規則または通勤費支給規程に、定期購入・申請・解約ルールを明文化
(2)「休職が決まった場合、定期解約を求めること」「解約ができない場合の費用負担は原則自己責任」等の規定追加も検討可能

7.結論
今回のケースにおいて、実際の出社実績に応じた実費支給または1ヶ月分の上限支給は、就業管理上も会計処理上も正当な対応といえます。
ただし、本人の事情や精神的状況も配慮しつつ、文書で丁寧に理由を説明することが望ましいと思います。

以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日:2025/05/12 12:56 ID:QA-0152110

相談者より

回答ありがとうございます。
詳しく回答いただきまして
本当にありがとうございました。

投稿日:2025/05/29 08:34 ID:QA-0153183大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

対応

1.支払いについては実態で判断ですので実質1ヵ月も働かない社員に1か月以上の定期代は払う必要はありません。
2.回収については、会社側が例外措置で3か月分を認めてしまった責任がありますので、本人説得によって回収するしかないでしょう。定期購入時の手続き指示が間違っているので、今後こうした事態のないような仕組みを整備する必要があります。

投稿日:2025/05/12 13:44 ID:QA-0152122

相談者より

回答ありがとうございました。
仕組み化を必ずするように
したいと思います。

投稿日:2025/05/29 08:35 ID:QA-0153184大変参考になった

回答が参考になった 0

人事会員からの回答

オフィスみらいさん
大阪府/その他業種

可能です。

2週間出社しただけで、その後は休職に入るということですから、まるまる3ヵ月分の定期代を支払う理由はありません。

通常、通勤定期券は会社の指示に従い購入すべきところ、前職が3ヵ月ごとの購入だったからというのは本人の固定観念に過ぎず、合理的な理由は見当たりません。

気分が悪く外出できない、今は難しい、というのであれば、ではいつなら外出できますかと問うことで差し支えはございません。

休職期間中の通勤費まで支払ういわれはありませんので、実費分のみの支払で大丈夫です。

投稿日:2025/05/12 14:01 ID:QA-0152125

相談者より

回答ありがとうございます。
実働分のみ、との事ですが
慎重に伝えようと思います。

投稿日:2025/05/29 08:42 ID:QA-0153187大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

全て、
就業規則の通勤手当規定にどのように記載されているのかによります。

会社のルールに例外を認めるべきではありませんので、
3か月の定期代を例外的に認めたことに問題もありますが、

いずれも今後の課題としてください。

今回につきましては、
少なくとも1ヵ月分の定期代のみとし、
解約しないのであれば、2ヵ月分は、給与から差し引くなど、
本人と交渉するしかないでしょう。

投稿日:2025/05/12 15:28 ID:QA-0152141

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、実際に勤務をされていない分に関しましては通勤費を負担される義務はございませんので、実費分のみの支払で問題ないものといえます。

文面内容からしますと、採用された事自体が問題であったようにも感じられますので、これを教訓としまして今後は慎重な入社選考を行われるべきといえるでしょう。

投稿日:2025/05/12 21:39 ID:QA-0152179

相談者より

諸々のご指摘、痛み入ります。
ありがとうございます。
採用に関して、もっと対応をしっかりと
したいと思います。

投稿日:2025/05/29 08:43 ID:QA-0153189大変参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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