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勤怠データの従業員代表に対する公開について

現在36協定の特別延長適用申請の社内手続きをExcelにて作成し、社内回付システムで従業員代表を経由(事前確認/承認対応)し、人事部宛に提出する方式を取っております。
しかし勤怠システム上で36協定の特別延長適用申請ができる機能があるとわかり、勤怠システム上で申請ができるよう、システム開発を進めております。

しかしシステムの仕様上、勤怠システム上で従業員代表が特別延長適用申請の確認/承認対応をするためには、従業員代表に「承認権限(管理職と同等権限)」をシステム上付与することが必要になり、承認権限の付与を行うと、従業員代表は全社員の勤務データ(勤務表、申請状況等)が閲覧可能となってしまいます。

質問は以下の通りです。

①全社員の勤務データを従業員代表が閲覧可能にすることは個人情報保護法等の観点から問題はないでしょうか。

②若し条件付きで公開が可能であるのであれば、その条件があればご教示頂けますでしょうか。(全社員に対して勤務データを従業員代表に公開する旨の通知を出す等)

ご回答の程宜しくお願い致します。

投稿日：2024/06/19 20:26　ID：QA-0139929

労務・法務・安全衛生

かけだし担当さん: 東京都／商社(専門)（企業規模 301～500人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、やはり業務上必要性の無い勤務データまで開示される事には問題がございます。

対応としましては、従業員から情報開示に関する同意を個別に取得するか、或いはシステムそのものを開示されないよう変更されるかいずれかで対応すべきといえるでしょう。

投稿日：2024/06/20 10:59　ID：QA-0139955

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

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ご質問の件

勤怠システム上の機能にもよりますが、
また、システム開発を進めているとのことですので、

必要最小限の閲覧に留める必要があります。

投稿日：2024/06/20 15:25　ID：QA-0139970

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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対応

１．代表として閲覧が必要な情報以外を開示することは問題です。
２．可能にするには個別同意を全開示社員から取る必要があるでしょう。システム設計において、必要情報だけに限定するようにすべきだと思います。

投稿日：2024/06/20 20:10　ID：QA-0139999

回答が参考になった 0件

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