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システム導入に伴う個人情報の再提出は同意書が必要か

こんばんは。

この度、労務・勤怠などを管理するクラウドシステムを導入する事になりました。

しかし、今会社が持っている情報は
入社時に入社書類として回収した情報しかありません。
そのため、再度従業員に通勤経路や扶養情報などwebから入れてもらう事にしました。

その際、従業員からwebから個人情報を入れるなんてそのシステムの強度や何に使用されるかわからないのに、入れたくないと言われてしまいました。
同意書は取らないのかとも言われました。
クラウドシステム自体は、テレビCMもやっている有名なものです。

この場合、同意書は必要なのか
また、どの様な内容で作れば良いのか教えて頂きたいです。

投稿日：2024/05/25 00:34　ID：QA-0139007

労務・法務・安全衛生

ちびちゃんさん: 埼玉県／鉄鋼・金属製品・非鉄金属（企業規模 101～300人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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対応

業務システムですので、業務に関係ない個人情報など求められないはずです。もし不適切な情報入力が必要であれば、貴社の責任としてシステム委託先に確認が必要です。
また絶対クラックされないシステムは存在しないでしょうが、万一の事態への補償がどうなっているのかも当然確認の上、社員に開示すべきでしょう。

個人情報は取得禁止ではなく、悪用が禁止であり、業務上必要な情報を開示しないことや作業を就業時間内で行わないことは別途懲戒規定の対象になるのではありませんか。システムではなく、管理者やシステム担当者などが個人情報にアクセスして悪用した場合は当然厳しい処罰がなされるという貴社の姿勢も併せて示し、合意を取るべきと思います。

投稿日：2024/05/27 13:45　ID：QA-0139033

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

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ご質問の件

労務管理で使用するのであれば
利用目的を明確にすれば同意までは不要です。

システム強度については、
どのシステムにも言える事ですので
システム会社との契約含めて
会社が判断するしかありません。

投稿日：2024/05/27 13:46　ID：QA-0139034

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、先ず入社時点の情報しか手元に無いという話ですが、現時点での情報はこれまで全く確認されていなかったという状況なのでしょうか。

通勤経路や扶養情報等であれば、当然ながら定期的に変更有無の確認をされているはずので、今直ちに従業員から新たな情報聴取を行われる事は不要といえます。

仮にこれまでそうした確認をされていないという事でしたら、突然情報入力作業の依頼をされても従業員が不信感を抱かれるのはむしろ当然ともいえるでしょう。

対応としましては、この度の措置に関して詳細事情を説明され、会社側の確認不足が有った場合には素直に非を認めた上で、セキュリティ上万全の措置も約束する事でお願いされるべきといえるでしょう。

投稿日：2024/05/27 18:24　ID：QA-0139058

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