勤怠管理システムは成功して当然、失敗は許されない

HOYAサービスでは、企業向けに勤怠管理システム導入のためのセミナーを開催し、システムの導入や入替に「失敗しないためのポイント」を紹介しています。あえて“失敗しないための”と銘打ったねらいは何ですか。

企業が勤怠管理システムの導入や入替を検討するとき、人事・総務など管理部門のご担当者にとっては、希望よりも不安やプレッシャーが大きいものです。導入には大きな労力がかかるにもかかわらず、利ザヤを生むことはなく、導入すればすぐ経営にプラスの影響が出るわけでもありません。実際、担当者が導入に動くと、経営陣からは「今の運用方法では支障をきたすのか？ 費用をかけてシステム導入する必要があるのか？」と追及され、その一方で現場側からは「管理部門が楽をしたいだけだろう」と揶揄される、といった話もよく聞きます。つまり勤怠システムは、“成功して当たり前の仕組み”と見なされているわけですね。だからどうしても、失敗したらどうしようとプレッシャーを募らせてしまう。そこで失敗というキーワードを起点に、実際の失敗例なども挙げながら、弊社の既存顧客がどのようにして乗り越えてい運用を成功させたのかを紹介したところ、ものすごく反響がありました。成功して当然だからこそ、「失敗しないためにはどうするか」を考える切り口が不安を抱える担当者の方々に響いたのではないでしょうか。

経営陣からは「今の運用方法では支障をきたすのか？」との疑問も出るということですが、システム以前の手法で勤怠管理を行っている企業も、まだ多いようですね。

いまだに紙ベースやExcelによる手作業のまま、あるいはグループウェアなどの簡単な付加機能で勤怠管理を凌いでいらっしゃる企業が、まだまだたくさん存在するといわれています。私たちが行う新規商談の半分以上がそういった環境下のお客様ですよ。「弊社はまだ紙なんです。遅れているでしょう？」とよく言われるのですが、実は勤怠管理を行っているだけでも、いいほうです。残業時間だけを記録しているという、非常に危険な企業もありますから。管理する側も、される側も簡単で楽でしょうが、労基署の監査が入ったら、それこそ、企業運営に与える影響度合いはとてつもなく大きいです。

そこまで勤怠管理への意識が乏しく、対応も遅れていた企業が、先進的なシステムの導入を検討し始めている。その背景には、どんな理由や事情があるのでしょうか？

やはり労基署の臨検を控えていたり、勧告を受けたりすることで、初めて「勤怠管理を何とかしなくては……」という意識が働くのだと思います。商談では、そういうケースが決して珍しくありません。たとえば未払い残業代の遡及の事例について聞かれたりすると、これは切羽詰まっているな、と。そういうお客様には「システムを導入されていることで、お話がスムーズに進む事もあるようです」といった例をお話します。実際、労基署の方々はシステムに詳しく、勤怠管理サービスの名前もよくご存じだと耳にしますから。

なるほど。管理部門は保守的な傾向が強いだけに、追い込まれないと、自ら仕組みを変えるのはなかなか難しいかもしれません。

もちろんネガティブな事情ばかりではなく、効率化やルーチンワークの削減による社員への価値観アップといった理由での導入や、あるいは会社の業績がよくて、社員や仕事量の増加に内部統制が追い付かない、管理しきれないのでシステム化したい、というケースもあります。むしろ直近では後者のほうが多いかもしれません。たとえば、あるお客様はご契約いただいて2ヵ月経ちますが、スタート当初200人だった社員が、2ヵ月後の今では350人まで急増。とても紙で管理するだけではさばききれません。いずれにせよ、他社がどういう事情からシステムの導入・入替を考えたのかも含め、実際の事例を幅広くご紹介することが、担当者の方の共感につながっています。「弊社もそうだ」「弊社だけではなかったんだ」と。普段なかなか外部からの情報が入り難い人事総務の方々にとっては、その共感が「変わる」勇気を生んでくれるようです。

パッケージは前年割れ又はほぼ横ばい、クラウドは130～140％の成長

私が自社セミナーの講師を務めていて印象的だったのが、グループ企業で本社や親会社が導入したシステムをグループ各社に無理やり利用させているケース。この事例に共感されるお客様が、非常に多くて驚きました。微妙に仕様が異なるので、利用を強制された子会社には不都合が生じやすく、それでいて利用料金は普通に徴収される。しかも割高。費用対効果でみるととても納得できるものではない訳です。先日ご契約いただいたあるお客様も、以前はグループ共通のシステムを導入していましたが、親会社とは異なり特殊業務が多く、使い勝手がとても悪い。半分、手作業でやっているような有り様でした。何か別のものを、ということで勤之助の採用につながったのですが、そういうニーズが想像以上に大きいこともわかってきました。

すでにシステム化している企業でも、そのシステムに不満やストレスを抱え、さらに乗り換えを進めている状況なのですか。

クラウドtoクラウドでのリプレイスはこれから多く発生してくると思われますが、買い取りのパッケージ型からクラウド型へのリプレイスは確実に増えてきています。市場の成長率を見ても、パッケージ型システムが前年割れ又は横ばいなのに対し、クラウド型システムは130～140％の伸びで拡大しています。インターネット環境とパソコンさえあればシステムが実現できる手軽さや、場所を選ばず多種多様な打刻に対応する使い勝手の良さが、選ばれている主な理由なのだと思います。クラウドの場合、ランニングコストなので、人数の多い企業では割高だとよくいわれますが、そこも状況が変わってきました。たとえば、2000人規模の大企業でも複数の企業が「勤之助」を導入されています。なぜかというと、システムの“無資産化”を目的とされているからです。買い取りではないので、資産を持たずに済み、わずらわしい自社運用からも解放されます。コスト割高でも、クラウドの身軽さを選ぶ大企業が増えているのは間違いありません。

そういう発想は、日本に存在し続けるとは限らない外資系企業に多いですね。

そうですね、クラウドは外資企業にはピッタリの仕組みだと思います。コア業務以外は基本的にアクトソースするという思想に合致するシステムです。ただ、外資系の日本法人の場合、日本法人が単独決裁で使える予算が少額で、その予算を超える金額になると本社に稟議をあげるのですが、これがなかなか通らないのです。だからシステムを検討しても、実装に至らないケースが結構多いのも事実です。外国の本社が勤怠管理自体をそこまで厳密に捉えていないという、考え方の違いですね。では日本ではなぜ勤怠管理がこれだけ重視されているかと言うと、大きくニつの要因が考えられます。一つは残業代の管理の徹底、そしてもう一つは安全衛生法の遵守です。とくに近年、長時間勤務に起因する過労死や自殺、精神疾患などメンタルヘルスの問題が深刻化し、安衛法からの勤怠管理という側面が重視されるようになりました。マネジャー以上の社員の時間管理については、後者を主目的として捉えている企業も少なくありません。それだけ日本企業の勤怠管理が複雑化しているという事なのでしょうね。

“マスト事項”をどれだけ100％に近い精度で洗い出せるか

クラウド型勤怠システムを導入する際の、失敗しやすいポイントやよくある落とし穴について、事例をいくつかご紹介ください。

よく誤解されるのが、就業規則を定めながらシステムを入れていくというやり方です。導入されるお客様は、手っ取り早い方法と思いがちなのですが、システムを構築する立場からすると、規則が変更・修正されるたびにシステムも直さなければなりません。ときに根幹からの変更を迫られることもあり、なかなか本稼働に移れないという落とし穴に陥りがち。まずは就業規則をしっかりと固めて、数ヵ月程度運用してから勤怠管理システムの導入に着手するのが理想だと思います。ベンダーやユーザーの双方が不幸になりやすいパターンは、契約が終わってから「この項目、必須条件に盛り込むのを忘れてしまった」「あの処理、言ってなかったけどできないと困る」という声が出てくること。クラウドの場合、プログラムは共通ですから、事前に実装可否を確認しておかないと、契約後にモレが発覚しても、基本的に実現できないケースが発生したりします。従って実装できなければいけない機能や必ずシステム化を行いたい機能等――“マスト（MUST）事項”をどれだけ100％に近い精度で洗い出し、実装可否のチェックを行うかが、何よりも重要になってくるのです。

一方でマスト事項の洗い出しは大変難しい作業だと思います。

何が実装必須か、ひたすら思い出して列挙していく必要があります。担当者お一人では大変なので、チームを組み、ミーティングを行いながら、全員で確認シートに書き出していくといいかもしれません。また、現場にしかわからないルールや独特な仕組みなどがあるケースもよく聞きます。勤怠管理システムは全ての従業員に影響する仕組み。現場の末端までヒアリングを行う必要があります。それでも、なかなか抜き出せない。だからこそ、本来はそのプロセスに時間と労力を一番かけるべきなのですが、システムに詳しくない人事総務のご担当者は、案外そこを軽視しがちです。システムなら何でもできる、後でどうにでもなると思っていることも多く、洗い出しがつい甘くなってしまうんですね。そうなると、導入が近づくにつれ、できなければいけないと思うことがぶれて、ふくらんでくる。使用頻度の低い特殊な処理項目まで、あれもこれもシステムに組み込もうとして失敗してしまうパターンです。

何か対策はありますか？

マスト事項の洗い出しを徹底することに尽きます。最初にそこが固まっていれば、後から出てきた部分は手作業で処理すればいいと割り切れますし、そういう考え方をもつことで、作業全体がグッと楽になります。また、社内のシステムご担当者様も巻き込むべきでしょう。彼らはシステムに何ができて、何ができないかを理解していますから。全てを無理やりシステムでやるよりも、場合によっては運用でカバーしたほうがいいというような、的確な切り分けをしてくれるはずです。商談にもシステムご担当者様が同席されるほうが、話が早くて進みますね。

他にも何か典型的な失敗事例や、それを回避するためのポイントがあれば教えてください。

導入するシステムを決定する前に、安定したサービス提供が継続的に受けられるかどうか、もう一度確認しておいたほうがいいと思います。いくらシステム自体が良くても、それを提供する事業者によっては、資金繰りの悪化や事業展開の急変で、突然のサービス停止という事態もありえます。そんなことになったら大変です。替えたくても、急には替えられないのが勤怠管理システムですから。対策としては、導入候補をある程度絞りこんだ段階で、勤怠ベンダー各社の直近3年分の収支報告書を参考にしてみるのも手段の一つです。

「リアルタイムの勤怠管理」が経営陣へのアピールポイントに

最終的な導入可否はトップが判断するわけですが、インタビュー冒頭で、経営陣には「費用をかけてまで導入する意味があるのか」という反応が多いとおっしゃいました。担当者はどういう角度から説得にあたるべきでしょうか。

経営視点に対しては、クラウド勤怠の一番のメリットである「リアルタイムの勤怠管理」というポイントを強調するのが効果的だと思います。たとえば、ある社員の残業時間が、三六協定の延長限度である月45時間を超えそうになったとします。紙で管理していると、月末に締めてみないと状況が分からないので、実際に締めたときには超えてしまっていたということになりかねません。その点、クラウドなら、締める前に日々の勤怠状況を把握できるので、その時点で40時間を超えていたら、もう残業させないようにしようという判断につなげられる。また、いつも始業15分前には出社していた人が急に遅刻が続くようになった、何かあるのでは――というように、日々の出社時刻から個々のコンディションを察したり、必要であれば、上司や産業医との面談など適切な予防策を講じたりもできます。これも、クラウドによる「リアルタイムの勤怠管理」の賜物。経営者が選ぶ上で、大きなインセンティブとなることは必至だと思っています。

一方、システムのユーザーたる現場の社員にはどう理解を求めればいいでしょう。

システムの入替ならまだしも、紙の勤怠からシステム化する場合は、一般利用者に負担がかかるのは否めません。それまでとやり方が変わったり、個々のオペレーションが増えたりして反発を招きがちです。特に残業や就業時間に左右されない営業が抵抗勢力になりやすいケースが多く、導入には然るべき説明と納得が必要です。面倒だから、負担になるからとシステムによる勤怠管理を怠ってきた結果、労基署の処分を受けて営業停止にでもなったりすると、それこそ元も子もないわけですから、現場の社員にも、そうした会社全体の利益のために協力を訴えていくことが必ず必要になってきます。

弊社の「勤之助」については、画面の操作がとにかくシンプルで直感的ですから、それまで紙ベースだったお客さまにも負担が少なく、使いやすいし、わかりやすいと、ご好評をいただいています。おかげさまで、継続率は99.2％。残りの0.8％もお客さまのご都合による解約で、勤之助に不備不足を感じてやめたお客さまはいらっしゃいません。先日も、2年前に導入された企業のご担当者から嬉しいお言葉をいただきました。「導入を決めた私が、現場の社員から『こんなに使い易いシステムを良く見つけてきたね』と褒められます。社内で鼻が高いですね」と。最初は負担に感じても、使ううちによさがわかってくる――現場の説得に悩むお客さまには、こういう事例も知っていただきたいですね。

ありがとうございました。では最後に、勤怠管理システムの導入を検討している人事総務部門の方々にメッセージをお願いします。

繰り返しになりますが、勤怠管理システムは成功して当たり前の仕組みですから、ご担当者の多くが、大きな不安やプレッシャーを抱えています。だからこそ失敗しないためのポイントとして、他社の事例を活かしてほしいと切に思います。他社の担当者が、どういうことに困って、どんなふうにそれを乗り越えていったのか、具体的に知ることで不安が和らぎ、前へ進む勇気がわいてきます。お客さまが共感できる事例を豊富にご紹介できるのが、弊社の強み。これからも、お客様の側に立った勤怠管理のあり方を提案してまいります。