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内定辞退者の個人情報扱いについて

タレントプールの観点で、内定辞退者に継続してアプローチをする為、
個人情報（履歴書・職務経歴書）を活用し、メールなど企業情報や説明会の紹介などをしたい。上記活動をする為には、どのようなことを実施すれば個人情報保護法内で取組めますか？また個人情報の保管期間について、内定者と退職でも期間的に違いがあるのかも教えてください

投稿日：2024/03/26 07:54　ID：QA-0136929

新卒採用

ヒロさん: 大阪府／情報処理・ソフトウェア（企業規模 501～1000人）

この相談に関連するQ&A

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、内定・退職を問わずお断りされた方の個人情報を利用される事は原則差し控える必要がございます。どうしても利用されたい場合は利用目的を明確にされた上で事前に当人の同意を得られる事が求められるものといえます。

また履歴書の保管期間につきましては、退職の場合は退職後3年間必要ですし、一方内定の場合ですと特に定めはございませんが早期に返却されるべきといえます。

投稿日：2024/03/26 09:39　ID：QA-0136940

相談者より

ご丁寧にありがとうございます。事前取り交わしが重要ということ改めて理解できました。

投稿日：2024/03/26 12:16　ID：QA-0136949大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

対応

個人情報の取り扱いはすべて本人意思です。内定者であれ退職者であれ、事後の連絡可否についての承諾さえとってあれば良いのではないでしょうか。
本人から連絡を拒絶されたにも関わらず、勝手に連絡先保存するのは逆にいかなる理由でも認められないでしょう。

投稿日：2024/03/26 11:32　ID：QA-0136944

相談者より

ご丁寧にありがとうございます。事前取り交わしが重要ということ改めて理解できました。

投稿日：2024/03/26 12:17　ID：QA-0136950大変参考になった

回答が参考になった 0件

人事会員からの回答

オフィスみらいさん: 大阪府／その他業種

本人に対し、利用目的・理由を明確に説明したうえで、同意を得て行えば問題はありません。

履歴書や職務経歴書は個人情報の最たるものであり、一定期間社内で保管することは可能ですが、本人から返却を求められればコピーを保管（ただし、本人の同意を得た場合に限ります）し、原本は速やかに返却するのが適正かと存じます。

投稿日：2024/03/26 13:05　ID：QA-0136955

回答が参考になった 0件

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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