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在籍証明書について

人事として証明書の発行をしておりますが、会社指定の在籍証明書のフォーマットがありません。
在籍証明書の記載内容は、会社が勝手にフォーマットを決めても良いものなのでしょうか?
※フォーマットが提出先から指定されていればその指定されたフォーマットで記載しておりますが、今回、社員から依頼がありましたら、提出先指定のフォーマットがありません。
証明書の発行を希望する社員から何を記載するか依頼されたもののみを記載すべきなのでしょうか?
※WEBで検索すると雛形が大量に出てきますが、どういったものが一番良いのか分からないため質問させていただきます。

  • 投稿日:2016/04/28 21:17
  • ID:QA-0065893

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専門家・人事会員からの回答
3件中 1~3件を表示
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  • 1

専門家より
  • 投稿日:2016/05/02 13:44
  • ID:QA-0065908

東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

在籍証明書について

在籍証明書の発行を社員から求められる場合、提出先には、何かの目的があって、依頼してきます。ですから、原則として、会社が勝手にフォーマットを決めるものではなく、会社としては、社員がもってきたものに対して、内容確認をしたうえで、署名・捺印をするものです。

今回のように、提出先指定のフォーマットがないケースでも、どのような項目を証明するのか確認しないと二度手間になってしまいますので、再度、社員経由で、提出先に対して、どのようなものを準備するのか確認させたほうがよろしいと思います。

指定用紙がないケースでも、何らかのひな形があるはずですし、それすれないケースでも、在籍証明として、どのような項目を証明するのか決まっていることでしょう。

  • 投稿日:2016/05/06 08:18
  • 相談者の評価:大変参考になった

有難うございました

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専門家より
  • 投稿日:2016/05/02 19:15
  • ID:QA-0065914

オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、特に法的に指定された様式はございません。

従いまして、当人に記載必要事項を確認の上、あとは会社側の一般的な判断で作成すればよいでしょう。特に要望がなければ、証明書としての一般的な共通記載事項(文書作成日、会社名、本人名、証明の対象となる事項及びその期間)を示していれば差し支えないものといえます。

  • 投稿日:2016/05/09 09:29
  • 相談者の評価:大変参考になった

回答有難うございます。参考になりました。

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専門家より
  • 投稿日:2016/05/02 23:56
  • ID:QA-0065927

人事・経営コンサルタント

法律

労働基準法第22条は「退職証明」の発行を一定期間義務付けていますが、在籍証明はそうした法定の文書ではありません。任意で貴社が一義的に決め、発行することになります。資格受験などで必要といった理由を聞き、その上で業務に貴社ご担当部署に支障がないよう、在籍期間などを記載されていれば良いかと思います。もちろん親切に希望通り対応するのも自由ですが、会社によっては組織や所属が激しく変わるなど手間がかかることもあります。

  • 投稿日:2016/05/09 09:29
  • 相談者の評価:大変参考になった

回答有難うございます。参考になりました。

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