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従業員代表への意見聴取<実施方法>について

いつもお世話になっております。

当社は労働組合を持っておらず、従業員代表に意見聴取を依頼しています。
意見聴取は紙でもらっております。

「紙にサイン・押印」というのは、昔のやり方を踏襲していますが、
メールでの意見聴取というのができればなと考えており、
これが実施可能かどうかを教えて頂きたく、投稿させていただきました。



メールに所属部門・氏名などを記載してもらったうえで、
意見を入力して送付してもらえれば、
紙での意見書と同じ内容をもらうことが可能です。

当社は、会社携帯を配布しており、情報管理上の懸念点はありません。

従業員代表の労力を考えても、
記入及び、書留等の発送のために郵便局に持ち込み
が、メール返信で終われば、楽になると考えております。


もらったメールは印刷することで、労働基準監督署への提出は可能です。

ご意見を頂戴したく、よろしくお願いします。

投稿日:2014/02/24 16:12 ID:QA-0057859

*************さん
東京都/その他業種(企業規模 1001~3000人)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答6

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

意見書の「原本」を労基署に提出する必要がありますので、
メールやPDFでは、難しいことになります。

また、もらったメールを本社で編集することはできません。
あくまで従業員代表がまとめる必要があります。

本社一括届でなければ、就業規則は事業場ごとに届け出となりますので、
さほど手間ではないと思われます。

電子申請も可能ですが、就業規則については煩雑な為、
現在ほとんど例がないと聞いております。(東京労基署)

投稿日:2014/02/24 16:43 ID:QA-0057860

相談者より

ご回答ありがとうございます。
追加での質問をさせてください。

「もらったメールを本社で編集することはできません。」
とありますが、印刷も編集の範囲になるのでしょうか?
本社では、PC宛に受け付けるのでそのままいじらずに印刷をすることが可能です。

投稿日:2014/02/24 17:23 ID:QA-0057862参考になった

回答が参考になった 1

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件2

プリントアウトするだけでしたら、おっしゃるように本社がまとめたとはいえません。

「メールに所属部門・氏名などを記載してもらったうえで、意見を入力して送付してもらえれば、」とありましたので、所定の用紙に本社で転記するようであれば、問題ありということ
で、念のために記載しました。

投稿日:2014/02/24 20:49 ID:QA-0057863

相談者より

再コメント、ありがとうございます。
従業員代表がすべてメールに自分で記載することを前提に、労働基準監督署に確認してみようと思います。

投稿日:2014/02/25 09:09 ID:QA-0057872大変参考になった

回答が参考になった 1

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

御相談の件ですが、意見書の様式は特に決まっておりませんので、メールからの印刷物でも代表者の意見である事が明白であれば不可能では無いと考えられます。

但し、文書の性質からも署名押印されるのが原則といえますし、所轄の労働基準監督署によっては受付けてもらえない場合もないとは言い切れません。手続き形式上の問題ですので、手間を省く上でも事前に監督署に可否について確認されておくのが間違いない方法といえます。

投稿日:2014/02/24 22:52 ID:QA-0057866

相談者より

ありがとうございます。

確かに、各労働基準監督署で違う指導されることが多々あります・・・
本社管轄の労働基準監督署に確認を行ってみます。

投稿日:2014/02/25 09:10 ID:QA-0057873大変参考になった

回答が参考になった 1

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

代表者の「署名 」、又は、「記名+押印」は欠かせない

就業規則の文言自体は、 御社でプリントアウトされても、 電子媒体 ( CD-R ) によっても、 労基署は受け付けてくれます。 意見書、 代表者名そのものもOKです。 但し、 意見書内容の信憑性を担保するためには、 代表者の 「 署名 」、 又は、 「 記名 プラス 押印 」 は欠かせません。 このいずれかでないと、 法的効果はないので、 最低限必要な手間です。

投稿日:2014/02/25 10:20 ID:QA-0057877

相談者より

ありがとうございます。

意見書に会社印を押印すればよいとのことでしょうか?
こちらについても、本社管轄の労働基準監督署に確認をしてみます。

投稿日:2014/02/25 10:52 ID:QA-0057879大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

代表者の「署名 」、又は、「記名+押印」は欠かせない P2

前回答の 「 押印 」 とは、 従業員代表のものであって、 会社印のことではありません。 因みに、「 記名 」 のみでは、 効果はありません。 依って、 現時点での電子媒体による届出に就いても、 厚労省は、 「 就業規則の届出に際して添付する労働基準法90条2項に定める意見書は、 従来どおり書面によらなければならない 」 としている筈です。

投稿日:2014/02/25 11:48 ID:QA-0057882

相談者より

再度のコメントありがとうございます。

大変恐縮ですが、結論が可能なのか不可能なのかわかりかねます。
1度目と2度目で回答が変わった印象を受けております。

川勝様の見解としては、「メールでの回答であっても、それを従業員代表が印刷して、署名・捺印する必要がある」ということでしょうか?
1度目の回答だと
・『代表者の「署名」、又は、「記名 プラス 押印」』とあるので代表社印と理解しました。
・電子媒体でも受け付け可能とあるので、記名・押印したものをPDFで取り込む必要があると理解しました。

先に頂戴しているアドバイスもありますので、本社管轄の労働基準監督署への確認を行うことにします。
ご回答いただき、ありがとうございました。

投稿日:2014/02/25 11:59 ID:QA-0057883あまり参考にならなかった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

代表者の「署名 」、又は、「記名+押印」は欠かせない P3

一度目の回答の 「 代表者 」 も、 「 従業員代表 」 の意味です。 Q&Aの流れから、 この様な誤解が生じるとは、 全く予想しませんでした。 一寸、迂闊でした。 失礼しました。

投稿日:2014/02/25 12:18 ID:QA-0057885

相談者より

2度目の回答もありがとうございます。
お手数をおかけし、申し訳ありませんでした。

投稿日:2014/03/01 14:36 ID:QA-0057946大変参考になった

回答が参考になった 0

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