従業員退職後のメールアドレス使用について

いつも大変参考にさせていただいてます。

相談事項
月末で退職した従業員が許可を得ずメールアドレスを1度使用していたことが発覚しました。

メールアドレスの使用目的
退職日までに弊社での保管義務のある書類が従業員の方で作成できておらず
退職後提出されたのですが不足書類があり解消するようお願いをしておりました。
その不足書類解消するためにメールアドレスを使用しておりました。

パスワードを変更していなかった弊社にも落ち度はありますが
この場合弊社から解消を要求しているため退職者には落ち度等まったくなかったことになるのでしょうか？

今後の対策としてはパスワードを変更する以外に何か対策はあるのでしょうか？

ご教示いただけますと幸いです。

投稿日：2025/02/20 11:11　ID：QA-0148755

その他

tohaさん: 埼玉県／不動産（企業規模 1～5人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

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ご質問の件

社用のメールアドレスであれば、
原則として、退職日をもって削除すればよろしいでしょう。

ただし、今回のケースのように、
退職日以後も使用する可能性があるのであれば、
そこは、例外として、会社の判断で、削除日を延長してください。

投稿日：2025/02/20 15:45　ID：QA-0148772

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プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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対応

退職手続き時にどう対応していたかに拠ります。
退職後も一定期間メアドを生かしておき、今回のように連絡に使う可能性があれば合理性もあります。
逆に一切使用させないのであれば、退職日をもってアドレス抹消する責任が会社にあります。退職手続きの一環として明示しておくと良いでしょう。

投稿日：2025/02/21 00:09　ID：QA-0148790

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プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、退職された方ですので、特に御社側で被害等が無ければ特別な対応は不要といえるでしょう。

またこうした事案防止への具体的な対応に関しましては、テクニカルな問題ですので、セキュリティ担当者にご相談頂ければよいでしょう。

投稿日：2025/02/21 18:55　ID：QA-0148818

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