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出勤簿について

お世話になっております。
弊社では新しい勤怠システムを導入しましたが、現在はコロナ禍で休業・教育訓練を実施しております。
システムの仕様上、教育訓練・短時間休業があったという形跡は登録できません。（社労士には、別ファイルで管理すればいいと言われております）

最悪の場合、休日以外の全ての日程が教育訓練後に短時間休業に入るというケースが想定されますが、出勤簿上で見るとデータが残っていない為、もし労働局から調査で提示を求められた場合に問題ないのかを確認したいです。
（社労士には問題はないと言われております、、、）

よろしくお願いいたします。

投稿日：2021/05/08 17:25　ID：QA-0103368

労務・法務・安全衛生

東峰さん: 北海道／旅行・ホテル（企業規模 301～500人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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対応

システム上対応方法がないので有れば、現データはそのまま保存した上で、同時に正規出勤記録を保存し、対応経緯なども付して保存するしかないのではないでしょうか。
要は勝手に勤務時間切り捨てが行われていないことを証明できないことが問題なのですから、その証拠を別途用意するしかありません。
勤務時間が正確に記録されていることを証明できる証拠を残しましょう。

投稿日：2021/05/10 10:03　ID：QA-0103385

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プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

不安なら「覚書」を

▼社労士さんのご示唆通りです。別ファイルだけで不安なら、労使間の確認書、覚書等で記録を残せばよいでしょう。
▼労働法の用語ではありませんが、労組と使用者が結んだものなら「確認書」「覚書」の名称の如何を問わず労働協約と認められます。

投稿日：2021/05/10 11:17　ID：QA-0103388

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プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

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ご質問の件

まず、出勤簿は毎回、必ず添付する必要があります。

勤怠システムと別に二重管理するというのは、手間ですから、極力勤怠システムを活用し、補足等での運用をお勧めします。

そもそも出勤簿は法定３帳簿として、必ず必要です。休業や教育訓練でも、人事のシステム管理者等が休業等入力し、たいていは運用可能と思われますので、勤怠システム側の人間ともよく相談してください。

それでもだめな場合には、勤怠システムに問題があるともいえますが、別ファイルで管理するというよりは、出勤簿を別で管理するということになります。

調査があっても実態がそのとおりであり、説明ができれば問題はありません。

投稿日：2021/05/10 13:36　ID：QA-0103392

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プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、出勤簿につきましては単一のシステムでカバー出来ない場合もございますので、その際は顧問社労士が示された通り別ファイルで管理されればよいものといえます。

つまり、調査の際に勤怠状況がきちんと提示出来る事が重要ですので、別ファイルでデータが保存され確認出来る状態になっていれば差し支えないものといえるでしょう。

投稿日：2021/05/10 22:36　ID：QA-0103403

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